施工档案室管理制度

PAGE施工档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司施工档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在施工生产、经营管理、工程结算、质量追溯等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各工程项目部及参与施工活动的各部门和个人在施工过程中形成的各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的施工档案室，对全公司施工档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映施工活动的实际情况，数据准确，手续完备。3.同步管理原则施工档案管理与施工过程同步进行，各项施工资料随工程进度及时收集、整理、归档。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格执行档案查阅、借阅制度。二、档案管理机构及职责（一）施工档案室1.负责制定和完善公司施工档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类施工档案，包括工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。3.对各工程项目部档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。4.负责档案的整理、编目、上架、保管、统计等日常管理工作。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.参与公司重大工程项目的档案验收工作，确保项目档案符合验收标准。（二）项目经理1.负责本项目施工档案管理工作的组织领导，将档案管理工作纳入项目管理计划，明确项目各部门和人员在档案管理工作中的职责。2.协调项目各部门之间的工作关系，确保施工档案资料的及时收集、整理和归档。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，审核项目档案的移交情况。（三）项目技术负责人1.负责指导项目施工技术资料的编制、整理和归档工作，确保技术资料符合相关标准和规范要求。2.审核项目施工过程中形成的各类技术文件、图纸、变更通知等，保证其真实、准确、有效。3.参与项目档案的验收工作，提供技术方面的支持和指导。（四）项目资料员1.负责本项目施工档案资料的收集、整理、分类、编目、装订等日常工作，建立项目档案台账。2.按照档案管理要求，及时将整理好的档案资料移交公司施工档案室。3.协助项目各部门做好施工资料的积累和保管工作，提供档案查阅服务。（五）项目各部门1.负责本部门在施工过程中形成的各类文件、资料的收集、整理，并定期移交项目资料员。2.配合项目资料员做好档案资料的整理和归档工作，确保本部门资料的完整性和准确性。三、档案的分类与编号（一）分类施工档案分为工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件三大类，每大类下再根据文件内容和性质进行细分。具体分类如下：1.工程前期文件项目立项文件可行性研究报告环境影响评价报告建设用地规划许可证建设工程规划许可证施工许可证工程招投标文件勘察、设计文件其他前期文件2.施工过程文件施工管理文件施工技术文件施工物资资料施工测量记录施工记录隐蔽工程验收记录分项分部工程质量验收记录工程质量检验报告施工日志其他施工过程文件3.竣工验收文件单位工程竣工验收报告工程竣工验收备案表工程质量保修书竣工图工程结算文件其他竣工验收文件（二）编号施工档案编号采用分类编号法，由大类代码、小类代码、流水号组成。具体编号规则如下：1.大类代码：用大写字母表示，如“G”表示工程前期文件，“S”表示施工过程文件，“J”表示竣工验收文件。2.小类代码：用两位数字表示，如“01”表示项目立项文件，“02”表示可行性研究报告等。3.流水号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如：“G010001”表示工程前期文件中的项目立项文件的第一份档案。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和个人应按照档案管理规定，及时将施工过程中形成的各类文件、资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，严禁使用圆珠笔、铅笔等易褪色书写工具。3.对于外来文件，如设计变更通知、监理通知等，应及时签收、登记，并按要求进行处理。（二）整理要求1.项目资料员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理，确保同一类文件集中存放。2.每份档案资料应编制页号，页号编写位置在页面右下角。图纸折叠后应在右下角露出页码。3.档案资料应去除金属物，采用A4纸规格进行装订或装盒，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.整理好的档案资料应编制目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号等内容，目录应打印清晰，一式两份，一份装订在档案首页，一份单独成册。五、档案的归档与移交（一）归档1.项目资料员应在每月底前将本月整理好的档案资料进行归档，建立项目档案归档台账。2.归档的档案资料应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、项目名称、起止日期等信息。3.档案盒应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。（二）移交1.工程项目竣工后，项目资料员应在一个月内将项目全部档案资料整理完毕，向公司施工档案室移交。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案类别、数量、移交日期等内容，双方签字确认。3.公司施工档案室应对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时通知项目资料员进行整改。六、档案的保管（一）保管环境1.施工档案室应具备良好的保管条件，保持室内清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案柜应坚固耐用，能够有效防止档案的损坏和丢失。档案应分类存放，便于查找和管理。（二）保管期限施工档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为1年5年。（三）档案清查1.施工档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、借阅情况等，发现问题应及时记录并采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告应包括清查时间、清查范围、清查结果等内容。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅施工档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到施工档案室查阅。2.施工档案室应根据查阅申请表提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。如需复印档案资料，应经施工档案室同意，并按规定办理复印手续。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅施工档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.施工档案室应根据审批后的借阅申请表提供档案借阅服务，借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理延期手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。借阅期满后，应及时归还档案。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司施工档案，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，到施工档案室办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅或借阅档案时，应按照公司规定进行查阅或借阅，不得擅自将档案带出公司或泄露档案内容。如需复印档案资料，应经施工档案室同意，并按规定办理复印手续。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.施工档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。（二）安全制度1.施工档案室应加强安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.档案管理人员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.严格执行档案出入库登记制度，档案管理人员应认真核对档案的数量、种类等信息，确保档案的准确无误。九、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.施工档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作由公司档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定意见应经公司分管领