工作资料档案管理制度

PAGE工作资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工作资料档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于资料的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司工作资料档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理室，负责公司工作资料档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订工作资料档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理：负责收集、整理、分类、编号公司各部门及员工在工作中形成的各类资料档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管：提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，防止档案损坏、丢失和变质。4.档案检索与利用：建立科学的档案检索系统，方便档案的查阅和利用。按照规定为公司内部人员提供档案查阅服务，并做好登记工作。对于涉及公司机密或需经特殊审批的档案，严格按照审批程序办理查阅手续。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析，及时向上级领导汇报档案管理工作情况。7.指导与监督：对公司各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保各部门档案管理工作符合公司制度要求。三、档案分类与编号（一）档案分类公司工作资料档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务处理记录等。2.业务管理类：根据公司不同业务板块，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等类别，每个类别下再细分具体的档案子类别。例如，市场营销类包括市场调研报告、销售合同、客户信息等；财务管理类包括财务报表、会计凭证、审计报告等。3.项目管理类：针对公司开展的各类项目，包括项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。4.合同协议类：公司签订的各类合同、协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合作协议等。5.资质证书类：公司获得的各类资质证书、荣誉证书等。6.其他类：不属于以上分类的其他工作资料档案。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每一份档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为：2023XZ005。其中，“XZ”为行政管理类的类别代码，具体类别代码如下：1.行政管理类：XZ2.业务管理类：YW3.项目管理类：XM4.合同协议类：HT5.资质证书类：ZZ6.其他类：QT流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，从001开始。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：公司各部门负责本部门工作资料档案的收集和整理，并按照规定定期向档案管理部门移交。各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集范围：各部门应收集在工作过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、记录等，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等多种形式。3.收集时间：一般情况下，各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕并移交档案管理部门。对于重要项目或紧急文件，应及时收集并移交。（二）档案整理1.分类整理：档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类整理。将同一类别的档案集中在一起，并按照档案形成的时间顺序进行排列。2.编号装订：对整理好的档案进行编号，并按照编号顺序依次装订。对于纸质档案，应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订；对于电子档案，应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的存储设备中。3.编制目录：为每一类档案编制详细的目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，以便于档案的查阅和检索。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案存放1.分类存放：档案应按照分类编号顺序存放在档案架上，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.标识清晰：在档案架上应标明档案类别、年份、起止编号等信息，以便于快速定位档案。3.电子档案存储：电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司成立文件、公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。如年度工作计划与总结、财务报表、重要项目档案等。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性的文件、资料、记录等。（四）档案安全管理1.防火安全：档案库房应配备防火设备，如灭火器、自动喷水灭火系统等。严禁在库房内吸烟和使用明火，定期检查防火设备的有效性。2.防潮安全：库房应保持适宜的湿度，防止档案受潮发霉。对于受潮的档案，应及时进行干燥处理。3.防虫安全：定期在库房内投放防虫药品，防止档案被虫蛀。对于已被虫蛀的档案，应采取相应的修复措施。4.防盗安全：库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。5.保密安全：严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案进行严格管理。未经批准，任何人不得擅自查阅、复印、传播机密档案。六、档案检索与利用（一）检索工具1.纸质目录：编制纸质的档案目录，包括总目录和分类目录。总目录按照档案类别顺序排列，分类目录按照每一类档案的编号顺序排列，便于快速查找档案。2.电子检索系统：建立电子档案检索系统，利用计算机技术对档案信息进行录入、存储和检索。电子检索系统应具备多种检索功能，如按关键词检索、按编号检索、按日期检索等，提高检索效率。（二）查阅利用流程1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定为查阅人员提供档案，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等。2.外部查阅：因特殊情况需要向公司外部单位或个人提供档案查阅服务时，必须经公司主管领导批准，并签订保密协议。查阅人员应按照保密协议的要求使用档案，不得擅自复制、传播档案内容。3.档案借阅：如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印档案。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案的保存价值进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性及现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑销毁。对于仍有一定利用价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者等详细信息。2.审批：《档案销毁清单》经公司主管领导审批后生效。3.销毁实施：档案管理部门按照审批后的《档案销毁清单》组织实施销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，并在销毁记录