房产经纪档案管理制度

PAGE房产经纪档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司房产经纪档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、业务开展及客户服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体房产经纪人员及相关部门在房产经纪业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司房产经纪档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映房产经纪业务活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理房产经纪业务活动中形成的各类文件、资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家法律法规和公司保密规定，对涉及客户隐私、商业机密等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，以满足公司内部管理、业务开展及客户服务等方面的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善房产经纪档案管理制度，并组织实施。2.负责房产经纪档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.负责向公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.对公司房产经纪档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作规范有序。（二）业务部门职责1.负责本部门房产经纪业务档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定程序办理相关手续。3.对本部门形成的档案资料的真实性、完整性负责，确保档案内容符合业务实际情况和公司管理要求。4.配合档案管理部门开展档案管理相关培训工作，提高本部门人员的档案管理意识和业务水平。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的准确性和及时性。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。3.负责档案信息的录入、维护和更新，保证档案信息系统的正常运行。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围房产经纪档案主要包括以下几类：1.客户档案客户基本信息表，包括姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码等。购房/租房需求登记表，记录客户的购房/租房意向、预算、区域偏好等信息。看房记录，包括看房时间、房源信息、客户反馈等。交易合同，如房屋买卖合同、租赁合同等。客户沟通记录，包括电话录音、短信、邮件、微信聊天记录等。2.房源档案房源基本信息表，包括房屋地址、面积、户型、楼层、朝向、装修情况等。产权证明文件，如房产证、土地证等。房屋照片，包括室内外全景照片、户型图等。房源委托代理协议。房源带看记录，与客户档案中的看房记录相对应。3.业务往来档案与业主、客户签订的各类协议、合同。业务洽谈记录，包括会议纪要、谈判记录等。费用结算凭证，如佣金发票、收款收据等。合作机构资料，如房地产开发商、金融机构、律师事务所等的合作协议、资质证明等。4.公司内部文件房产经纪业务管理制度、流程、规范文件。员工培训资料、业务报告、工作总结等。公司组织的与房产经纪业务相关的会议文件、决议等。（二）收集要求1.业务部门应在房产经纪业务活动完成后及时收集相关档案资料，并按照档案管理部门的要求进行整理和初步分类。2.档案资料应真实、完整、清晰，不得有涂改、伪造等情况。对于重要文件，应保留原件；如无法提供原件，需提供经相关部门或人员签字确认的复印件，并注明复印件与原件一致。3.收集的档案资料应按照一定的逻辑顺序进行排列，便于后续的整理和查阅。（三）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将房产经纪档案分为客户档案、房源档案、业务往来档案和公司内部文件四大类。每大类下可再细分若干小类，如客户档案可分为个人客户档案和企业客户档案；房源档案可分为在售房源档案和已售房源档案等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的编码方式。例如，客户档案编号可采用“K+年份+流水号”的形式，其中“K”代表客户档案，年份为档案形成年份的后两位数字，流水号为该年份内客户档案的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独保存，以便于查阅和检索。4.装订对整理好的档案资料进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得遗漏页面或损坏文件。对于纸张较多的档案，可采用活页夹或档案盒进行装订。四、档案的保管（一）保管期限房产经纪档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期三类：1.短期档案保管期限为13年，主要包括一般性的客户沟通记录、房源带看记录等。2.中期档案保管期限为310年，如客户基本信息表、房源基本信息表、业务洽谈记录等。3.长期档案保管期限为10年以上，包括交易合同、产权证明文件、公司内部重要文件等。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行备份存储。备份存储应采用多种方式，如磁带备份、光盘备份、云存储等，以防止数据丢失。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、编号、内容等信息，确保档案的账实相符。如发现档案丢失、损坏或信息有误等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。2.严格遵守档案库房的管理制度，保持库房清洁、整齐、通风良好，控制库房温度和湿度，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.加强对档案保管设备的维护和管理，定期检查防火、防潮、防虫等设备的运行情况，确保设备正常工作。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，限制查阅和使用范围，防止信息泄露。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅房产经纪档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应档案。查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。复印件应与原件核对无误后，加盖档案管理部门公章。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅房产经纪档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请并说明原因。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。3.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（三）对外提供1.因业务需要向公司外部单位或个人提供房产经纪档案资料，应按照国家法律法规和公司相关规定办理审批手续。审批通过后，档案管理部门应根据要求提供相应档案，并做好登记和跟踪管理工作。2.对外提供档案资料时，应严格控制提供范围，确保不泄露公司机密和客户隐私。如需提供复印件，应注明用途，并加盖档案管理部门公章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的房产经纪档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员和档案管理人员共同进行。2.鉴定过程中，应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估。对于仍有保存价值的档案，应继续予以保管；对于确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁1.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.档案