学校人事档案代理制度

PAGE学校人事档案代理制度一、总则（一）目的为了规范学校人事档案代理工作，加强人事档案管理，维护人事档案的真实性、完整性和保密性，保障学校和教职工的合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与学校签订人事档案代理协议的各类人员，包括但不限于教职工、离退休人员、临时聘用人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保人事档案代理工作合法合规。2.真实准确原则：保证人事档案内容真实、准确、完整，如实反映教职工的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.安全保密原则：加强人事档案的安全管理，严格保密制度，防止人事档案信息泄露。4.服务高效原则：为学校和教职工提供优质、高效的人事档案代理服务，满足工作需要。二、档案管理机构及职责（一）学校人事部门1.负责制定和完善学校人事档案代理制度，并组织实施。2.负责与档案代理机构签订人事档案代理协议，明确双方的权利和义务。3.负责审核档案代理机构提交的人事档案材料，确保档案内容真实、准确、完整。4.负责指导和监督档案代理机构的人事档案管理工作，定期检查档案管理情况。5.负责为学校和教职工提供人事档案查询、借阅等服务。（二）档案代理机构1.按照国家有关法律法规和行业标准，建立健全人事档案管理制度，确保人事档案管理工作规范、有序。2.负责接收、整理、保管学校委托代理的人事档案，确保档案安全、完整。3.负责按照学校要求，及时更新人事档案信息，保证档案内容的时效性。4.负责为学校和教职工提供人事档案材料的收集、归档、整理等服务。5.负责按照学校规定，办理人事档案的查阅、借阅、转递等手续，严格遵守保密制度。三、档案内容及分类（一）档案内容1.履历材料：包括个人基本情况登记表、学历学位证书、工作经历证明等。2.自传材料：个人撰写的关于自己经历、思想、工作等方面的材料。3.鉴定、考核、考察材料：包括年度考核表、任职期满考核表、干部考察材料等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等。5.政审材料：政治历史审查、出国（境）政审等材料。6.党团材料：入党志愿书、入团志愿书、党员转正申请书等。7.奖励材料：各级各类奖励证书、表彰决定等。8.处分材料：违纪违规处分决定、解除处分材料等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表等。10.其他可供组织参考的材料：如个人荣誉证书、科研成果证明等。（二）档案分类1.在职人员档案：按照上述档案内容分类，建立在职人员人事档案。2.离退休人员档案：在在职人员档案基础上，增加离退休审批表、养老金发放记录等材料，单独建立离退休人员人事档案。3.临时聘用人员档案：主要包括个人基本情况登记表、工作经历证明、考核材料等，建立临时聘用人员人事档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.学校人事部门定期向档案代理机构提供教职工的新增档案材料，包括履历材料、考核材料、奖励材料等。2.教职工个人应及时向学校人事部门提交本人新增的档案材料，如学历学位证书、培训结业证书、获奖证书等。3.档案代理机构负责接收学校人事部门和教职工提交的档案材料，并进行初步审核。（二）档案整理1.档案代理机构按照档案内容分类，对收集到的档案材料进行整理，确保材料齐全、完整。2.对档案材料进行编号、装订，编制档案目录，便于查询和管理。3.建立电子档案，将纸质档案内容进行数字化处理，实现档案信息的电子化管理。五、档案保管与保护（一）档案保管1.档案代理机构应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度应符合国家规定标准。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（二）档案保护1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案保密制度，未经学校批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制人事档案。档案管理人员应严格履行保密职责，不得泄露档案内容。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学校人事部门因工作需要，可查阅学校委托代理的人事档案。2.教职工本人因办理个人事务，可查阅本人人事档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅人事档案，须经学校人事部门批准，并办理相关手续。（二）查阅程序1.查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报学校人事部门审批。3.学校人事部门批准后，通知档案代理机构安排查阅，并指定专人陪同查阅。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应在《人事档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员应及时将档案归还原位。（三）借阅权限1.学校人事部门因工作需要，可借阅学校委托代理的人事档案。2.其他单位或个人因工作需要借阅人事档案，须经学校人事部门批准，并办理相关手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报学校人事部门审批。3.学校人事部门批准后，通知档案代理机构办理借阅手续。借阅人应出具借条，并注明借阅档案的名称、数量、归还时间等。4.借阅人应在规定的时间内归还档案，如遇特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和内容，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告学校人事部门，并追究借阅人的责任。七、档案转递（一）转递条件1.教职工因工作调动、辞职、退休等原因离开学校，学校人事部门应及时办理人事档案转递手续。2.其他需要转递人事档案的情况，须经学校人事部门批准。（二）转递程序1.学校人事部门填写《人事档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、档案内容等。2.将《人事档案转递通知单》及档案材料一并密封，加盖学校人事部门印章。3.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并办理档案交接手续。4.接收单位收到档案后，应在《人事档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执寄回学校人事部门。八、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.档案代理机构应建立人事档案电子管理系统，实现档案信息的电子化录入、存储、查询、统计等功能。2.电子档案系统应具备数据备份、安全防护等功能，确保档案信息的安全。（二）电子档案管理1.对纸质档案进行数字化处理，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.按照档案内容分类，将电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，便于查询和管理。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。4.严格遵守电子档案保密制度，未经学校批准，任何人不得擅自查阅、复制电子档案。档案管理人员应严格履行保密职责，不得泄露电子档案内容。九、监督与检查（一）内部监督1.学校人事部门定期对档案代理机构的人事档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.档案代理机构应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行自查，确保档案管理工作规范、有序。（二）外部监督1.接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，对群众反映的问题及时进行调查处理。十、责任追究（一）对档案管理人员的责任追究1.档案管理人员因工作失误、失职等原因，导致人事档案丢失、损坏、泄密等事故发生的，应视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.档案管理人员违反档案管理规定，擅自查阅、借阅、复制人事档案的，给予警告处分；情节严重的，给予记过以上处分。（二）对查阅、借阅人员的责任追究1.查阅、借阅人员违