安全保卫档案工作制度

PAGE安全保卫档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司安全保卫档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司安全保卫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在安全保卫工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司安全保卫档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案资料应如实反映公司安全保卫工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的安全保卫档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立安全保卫档案管理室，隶属于[具体部门名称]，负责公司安全保卫档案的日常管理工作。（二）职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善安全保卫档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理公司各部门在安全保卫工作中形成的各类档案资料，对档案进行分类、编号、编目等工作。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全与完整。4.档案查阅与利用为公司各部门及相关人员提供档案查阅服务，严格按照规定办理档案查阅手续，对档案利用情况进行登记。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化管理推进安全保卫档案的信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查阅。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.安全保卫工作计划、方案、总结包括年度、季度、月度安全保卫工作计划、专项安全保卫工作方案及工作总结等。2.安全保卫制度、规定公司制定的各项安全保卫制度、操作规程、应急预案等。3.安全检查记录各类安全检查（如日常安全检查、专项安全检查、季节性安全检查等）的记录、报告。4.安全隐患排查与整改资料安全隐患排查记录、整改措施、整改结果等相关资料。5.安全保卫培训资料员工安全保卫培训计划、培训教材、培训记录、考试成绩等。6.安全事故（事件）资料安全事故（事件）报告、调查处理报告、事故现场照片、相关责任人处理情况等。7.人员出入登记记录公司人员、外来人员出入登记台账、门禁卡发放记录等。8.车辆出入登记记录公司车辆、外来车辆出入登记台账、停车证发放记录等。9.监控视频资料公司内部监控系统录制的视频资料，包括重要区域监控视频、报警联动视频等，保存期限按照相关规定执行。10.消防档案资料消防设施设备台账、消防检查记录、消防演练记录、火灾事故报告等。11.安全保卫工作会议记录安全保卫工作会议纪要、决议等。12.其他与安全保卫工作相关的资料（二）收集要求1.及时性各部门应在安全保卫工作完成后及时将相关档案资料移交档案管理部门，确保档案资料的时效性。2.完整性档案资料应齐全完整，包括文件、表格、记录、照片、视频等各种形式的资料。3.准确性档案资料内容应真实准确，数据可靠，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类按照安全保卫工作的内容和性质，将档案分为安全保卫综合管理类、安全检查类、安全隐患排查与整改类、安全培训类、安全事故（事件）类、人员与车辆出入管理类、监控视频类、消防类等若干类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名（文件名）、日期、保管期限、密级等内容，方便查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火（采用防火门、防火墙等防火分隔措施，配备火灾自动报警系统和灭火设备）、防潮（安装除湿设备，保持库房湿度适宜）、防虫（采用防虫药剂、防虫网等措施）、防盗（安装防盗门窗、监控设备等）、防光（采用遮光窗帘、无紫外线灯具等）、防有害气体（配备通风设备，保持空气清新）等条件。（二）保管设备配备档案柜、档案架（应牢固、耐用，便于档案存放和查找）、温湿度计（实时监测库房温湿度）、除湿机、灭火器、防虫药剂、遮光窗帘、通风设备等必要的保管设备，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。（三）档案存放1.分类存放按照档案的分类，将档案分别存放在不同的档案柜或档案架上，同类档案应集中存放，便于查找和管理。2.排列顺序档案应按照编号顺序依次排列，确保档案存放的系统性和连贯性。3.标识清晰在档案柜、档案架上应标明档案类别、年度等信息，便于快速定位档案。（四）档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定安全保卫档案的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种。具体保管期限如下：1.永久保管涉及公司重大安全保卫决策、重要安全事故（事件）、具有长期保存价值的档案资料，如公司安全保卫工作的总体战略规划、重大安全事故（事件）的调查处理报告等。2.长期保管对公司安全保卫工作有重要参考价值的档案资料，如年度安全保卫工作计划、总结，安全保卫制度、规定，重要安全检查记录等，保管期限为10年以上。3.短期保管一般性的安全保卫工作资料，如日常安全检查记录、人员与车辆出入登记记录等，保管期限为10年以下。（五）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况（如是否受潮、发霉、虫蛀、损坏等）、数量是否完整、编号是否准确等。一般每年进行一次全面检查，并做好检查记录。如发现问题，应及时采取措施进行处理。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员公司各部门因工作需要查阅安全保卫档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅涉及公司机密的档案，需经公司保密管理部门批准。2.外部单位或人员因工作需要查阅公司安全保卫档案的外部单位或人员，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并对查阅情况进行登记。查阅涉及公司机密的档案，需经公司保密管理部门批准，并签订保密协议。（二）查阅手续1.填写申请表查阅人员应如实填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.审批申请表经相关负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅档案。3.登记档案管理部门对查阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅内容、归还时间等进行详细登记。4.查阅查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用限制1.不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案查阅人员应爱护档案，不得对档案进行任何形式的破坏或篡改。2.不得擅自传播档案内容查阅人员对查阅过程中知悉的公司机密信息，应严格保密，不得擅自传播给无关人员。（四）归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无损。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准与方法1.鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，综合判断档案是否已失去保存价值。2.鉴定方法鉴定小组通过对档案内容的审查、分析，结合公司安全保卫工作的实际情况，对档案进行逐一鉴定。（三）销毁程序1.编制销毁清单经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清单》经档案鉴定小组审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门会同相关部门共同实施。销毁过程应进行现场监督，并做好记录。4.监销签字销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。（四）销毁记录档案管理部门应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，并将销毁记录长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立安全保卫档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）系统功能1.档案录入与存储将安全保卫档案资料录入档案管理信息系统，实现档案的电子化存储，便于快速检索和查询。2.档案检索与查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速找到所需档案。3.权限管理设置不同的用户权限，对档案的查阅、修改、删除等操作进行严格控制，确保档案信息的安全。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为公司安全保卫工作决策提供数据支持。（三）数据备份与安全1.数据备份定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并