人社局三合一档案制度

PAGE人社局三合一档案制度一、总则（一）目的为加强人社局档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人社局各科室、下属事业单位在工作中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案和人事档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由专门的档案管理部门集中保管，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映工作实际情况。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一保管本局各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为领导决策和工作提供参考依据。5.对各科室、下属事业单位的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各科室、下属事业单位职责1.负责本科室、本单位档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅等。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。4.做好档案管理设备的维护和管理工作，确保档案管理工作的正常开展。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括本局制发的各类文件、请示、报告、通知、会议纪要等。2.业务档案：涵盖各类行政审批、就业创业、社会保障、人事人才等业务工作中形成的档案材料。3.人事档案：包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、培训等档案材料。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确收集。2.收集的档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，符合档案整理要求。3.对于重要的档案材料，应及时进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同年度、保管期限和类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册。2.业务档案：根据业务工作特点，制定相应的分类方案，进行分类整理，建立业务档案索引。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定，进行分类整理，建立人事档案专卷。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各科室、下属事业单位应在每年年底前，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，符合要求的予以接收归档。3.归档的档案应编制详细的档案目录，建立档案台账，便于查询和管理。（二）保管期限1.文书档案：根据文件的重要程度和保存价值，确定保管期限为永久、定期（30年、10年）。2.业务档案：按照相关业务规定，确定保管期限，一般为长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定，长期保存。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器等。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境良好。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本局实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保档案的留存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁意见后，报本局领导审批。2.经批准后，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁清册经档案管理部门负责人、监销人签字后，按照规定的程序进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底。六、档案借阅与利用（一）借阅范围本局工作人员因工作需要，可以借阅本局保管的档案。（二）借阅程序1.填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅目的等信息。2.经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，借阅人在借阅登记册上签字。4.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。（三）利用规定1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注、复印档案。2.档案一般不得带出档案库房，如有特殊情况需要带出的，应经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续。3.利用档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对本局保存的重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案目录和档案内容录入档案信息管理系统，实现档案信息的快速检索。3.系统功能开发：根据档案管理工作的需要，开发档案信息管理系统的各项功能，如档案借阅管理、档案统计分析等。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。2.采取数据备份、加密等措施，确保档案信息的安全。3.定期对档案信息系统进行维护和更新，防止系统故障和数据丢失。八、监督与检查（一）监督检查机制建立档案管理监督检查机制，定期对各科室、下属事业单位的档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管等工作的质量。3.档案信息化管理工作的开展情况。4.档案安全保密措施的落实情况。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关科室、下属事业单位限期整改。2