租赁经营管理档案制度

PAGE租赁经营管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司租赁经营管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在租赁经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及租赁经营管理活动中形成的各类档案，包括租赁合同、租赁资产信息、租户信息、租金收缴记录、租赁业务往来文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司租赁经营管理档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映租赁经营管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理租赁经营管理过程中产生的各类文件资料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密和租户隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善租赁经营管理档案管理制度，并组织实施。2.负责租赁经营管理档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.对档案管理工作进行监督、检查和指导，提高档案管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门租赁经营管理文件资料的形成、积累和整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供真实、准确的档案信息。3.对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容符合要求。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度。2.做好档案的收集、整理、归档等工作，确保档案整理规范、分类准确。3.负责档案的保管和维护，保证档案的安全，防止档案损坏、丢失。4.按照规定为档案查阅人员提供服务，做好查阅登记和档案归还工作。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.租赁合同包括租赁合同文本、补充协议、变更协议等，涵盖租赁标的、租赁期限、租金及支付方式、双方权利义务等内容。2.租赁资产信息租赁资产的产权证明、评估报告、交接清单、维修记录、使用状况记录等。3.租户信息租户的营业执照、法定代表人身份证明、联系方式、信用记录、租赁申请及审批文件等。4.租金收缴记录租金催缴通知、缴费凭证、欠费记录等。5.租赁业务往来文件包括租赁业务的洽谈记录、会议纪要、函件、通知等。6.其他相关文件与租赁经营管理有关的审计报告、法律文书、保险文件等。（二）收集要求1.各业务部门应在租赁经营管理活动结束后及时将相关文件资料收集齐全，整理规范，并移交档案管理部门。2.收集的文件资料应真实、完整，并保持其原始性和系统性。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或进行有效的电子备份，确保文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类按照租赁业务的类别、时间顺序等进行分类，如分为办公场地租赁档案、设备租赁档案等。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，便于查询和管理。编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便快速检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，将档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.将档案的相关信息录入档案管理系统，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。（二）保管期限1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，确定租赁经营管理档案的保管期限。一般分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。2.租赁合同、重要的租赁资产信息等涉及公司重大权益和长期业务关系的档案应列为永久保管。3.一般性的租赁业务往来文件、租金收缴记录等可根据实际情况确定为长期或短期保管。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.采用科学的保管方法，对不同载体的档案进行分类存放，如纸质档案应存放在专用档案柜中，电子档案应进行备份并存储在安全的服务器或存储设备上。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，防止档案积压。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅租赁经营管理档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、租户隐私等重要档案的查阅，需经公司分管领导审批。3.外部单位或个人查阅档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司总经理批准。（二）查阅程序1.查阅人员凭审批后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案。2.查阅人员只能在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还情况。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和租户权益。2.档案管理人员应积极为公司内部各部门提供档案信息服务，促进租赁经营管理工作的顺利开展。3.对于利用档案过程中发现的问题或需要进一步核实的情况，档案管理人员应及时与相关部门沟通协调，确保档案信息的准确性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估。2.对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况确定继续保存或销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告，报公司分管领导审批。2.经批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁时应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的租赁经营管理档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和统计分析，提高档案管理工作的效率和水平。（二）系统功能1.档案录入功能能够快速准确地录入档案的基本信息、文件内容等，支持多种格式文件的上传。2.检索查询功能提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.权限管理功能设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保障档案的安全性。4.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。5.备份与恢复功能定期对电子档案进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据维护1.档案管理人员应及时更新档案管理系统中的信息，确保档案数据与实际情况一致。2.