档案服务采购公告制度

PAGE档案服务采购公告制度一、总则（一）目的为规范公司档案服务采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高档案服务质量，保障公司档案管理工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有档案服务采购项目，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储管理、检索利用等相关服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开性原则：采购公告应通过适当渠道向社会公开，确保潜在供应商能够及时获取采购信息，参与公平竞争。3.公平性原则：对所有潜在供应商一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。4.公正性原则：采购评审过程应严格按照既定标准和程序进行，确保评审结果公正合理。5.效益性原则：在保证档案服务质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。二、采购公告发布（一）发布渠道1.公司官方网站：在公司官方网站设立专门的采购信息板块，及时发布档案服务采购公告。2.政府采购平台：对于符合政府采购规定的项目，按照要求在政府采购平台发布采购公告。3.行业媒体：根据项目特点和需求，选择相关行业媒体发布采购公告，扩大信息传播范围。（二）公告内容1.项目基本信息项目名称、编号。采购项目的内容、数量、规格及要求等详细说明。采购预算及资金来源。2.供应商资格要求具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。根据项目特殊要求设定特定的资格条件，如具备相关档案服务资质证书、类似项目业绩等。3.采购文件获取方式明确采购文件获取的时间、地点、方式（如现场领取、网上下载等）。告知获取采购文件时需提供的资料（如营业执照副本复印件、法定代表人授权书等）。说明采购文件的售价（如有）。4.响应文件提交截止时间、地点及方式规定响应文件提交的截止日期和具体时间。明确响应文件提交的地点，包括地址、联系人及联系电话。说明响应文件提交的方式（如现场递交、邮寄、电子上传等）及相关要求。5.开标时间、地点确定开标日期和具体时间。告知开标地点，包括地址、联系人及联系电话。6.联系方式采购单位的名称、地址、联系人及联系电话。采购代理机构（如有）的名称、地址、联系人及联系电话。（三）公告发布时间采购公告应在采购活动开始前[X]个工作日发布，确保潜在供应商有足够的时间获取采购文件并准备响应文件。三、采购文件编制（一）编制要求1.采购文件应根据采购项目的特点和需求编制，内容完整、准确、清晰，不得含有歧视性、倾向性条款。2.明确采购项目的技术规格、服务标准、验收要求等实质性内容，为供应商提供明确的响应依据。3.规定响应文件的格式、内容要求及编制规范，确保供应商响应文件的一致性和可比性。（二）文件内容1.采购项目概述项目背景、目标及意义。项目的具体内容和要求，包括档案整理的范围、数字化加工的标准、存储管理的条件等。2.采购需求详细的技术规格和服务标准，如档案分类标准、数字化图像分辨率、存储设备的性能要求等。服务期限、交付时间和地点等要求。验收标准和方法，明确验收的流程、指标及合格标准。3.响应文件格式提供响应文件的格式模板，包括报价表、技术方案、服务承诺、业绩证明材料、资格证明文件等。对响应文件的装订要求、签字盖章等事项作出明确规定。4.评审标准制定详细的评审标准，包括价格、技术方案、服务质量、业绩信誉等方面的评分因素和权重。明确评审方法，如综合评分法、最低价成交法等，并说明评审过程和结果的公示方式。四、供应商资格审查（一）审查方式1.资格预审：对于大型或复杂的档案服务采购项目，可在采购公告发布后进行资格预审，对潜在供应商的资格条件进行初步审查，确定合格供应商名单。2.资格后审：在开标后对供应商的资格条件进行审查，确保中标供应商符合采购要求。（二）审查内容1.营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）等证明文件的真实性和有效性。2.法定代表人身份证明或法定代表人授权书。3.财务状况证明材料，如审计报告、财务报表等。4.业绩证明材料，如类似项目合同、验收报告等。5.资质证书、人员资质证明等相关专业能力证明文件。6.依法缴纳税收和社会保障资金的证明材料。7.无重大违法记录的声明。（三）审查结果处理1.对于资格审查合格的供应商，允许其参与后续采购活动。2.对于资格审查不合格的供应商，取消其参与资格，并告知其原因。3.如发现供应商提供虚假材料谋取中标、成交的，将按照相关法律法规进行处理，并禁止其在一定期限内参与公司采购活动。五、采购评审（一）评审组织1.成立采购评审小组，成员由公司内部相关部门人员、技术专家等组成，人数为[奇数]人以上。2.评审小组应具备专业的档案知识和采购评审经验，熟悉采购项目的技术要求和评审标准。（二）评审程序1.开标：在规定的开标时间和地点，由采购单位或采购代理机构主持开标会议，公布供应商名称、响应文件的主要内容等信息。2.评审：评审小组对供应商的响应文件进行评审，按照评审标准进行打分或排序。对响应文件的技术方案进行评审，评估其是否满足采购项目的技术要求和服务标准。对供应商的报价进行评审，比较价格的合理性和竞争力。对供应商的业绩信誉、服务承诺等方面进行评审，综合评价其整体实力和信誉。3.记录：评审过程中，评审小组成员应认真记录评审情况，包括供应商的响应文件要点、评审意见、打分情况等。4.推荐中标候选人：根据评审结果，按照得分高低或排序情况，推荐[X]名中标候选人，并说明推荐理由。（三）评审纪律1.评审小组成员应严格遵守评审纪律，不得泄露评审过程和结果等信息。2.评审过程中，评审小组成员应独立评审，不得相互串通或受外界干扰。3.评审小组成员与供应商有利害关系的，应主动回避。六、合同签订（一）中标通知采购单位向中标供应商发出中标通知书，明确中标项目名称、中标金额、服务期限等主要内容，并告知其在规定时间内签订合同。（二）合同签订1.中标供应商应在中标通知书发出之日起[X]个工作日内，与采购单位签订合同。2.合同内容应与采购文件和中标供应商的响应文件一致，明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、价格、付款方式、验收条款、违约责任等。3.合同签订后，应按照规定进行备案，确保合同的合法性和有效性。七、项目验收（一）验收组织1.成立项目验收小组，成员由公司内部相关部门人员、技术专家等组成，负责对档案服务采购项目进行验收。2.验收小组应具备专业的档案知识和验收经验，熟悉采购项目的验收标准和要求。（二）验收程序1.供应商提交验收申请：在项目完成后，供应商应向采购单位提交验收申请，提供项目成果报告、测试报告、质量检验报告等相关资料。2.验收小组审查资料：验收小组对供应商提交的验收申请和相关资料进行审查，确定验收的范围和重点。3.实地验收：验收小组按照验收标准和方法，对项目成果进行实地检查、测试、评估等，确保项目达到采购要求。4.出具验收报告：验收结束后，验收小组应出具验收报告，明确项目是否通过验收。如验收合格，应在验收报告上签字确认；如验收不合格，应提出整改意见，要求供应商限期整改后重新验收。（三）验收标准1.严格按照采购文件中规定的技术规格、服务标准、验收要求等进行验收。2.档案整理应符合相关档案管理规范，分类准确、编号清晰、装订整齐。3.数字化加工应满足图像分辨率、数据准确性、存储格式等要求，数据备份完整、安全。4.存储管理应保证档案数据的安全性、完整性和可访问性，存储设备运行正常。5.检索利用应方便快捷，检索功能满足实际需求。八、监督管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对档案服务采购项目进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的编制、评审过程的公正性、合同签订及履行情况等。2.公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。（二）外部监督接受相关政府部门、行业协会等的监督检查，积极配合其工作