设计部企业档案管理制度

PAGE设计部企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强设计部企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在设计工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于设计部所有涉及的企业档案管理工作，包括但不限于设计项目文档、客户资料、知识产权文件等各类与设计业务相关的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：设计部档案由专门的档案管理岗位或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映设计工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理设计过程中的各类文件，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及商业机密、客户隐私等敏感信息的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善设计部企业档案管理制度，并组织实施。2.集中管理设计部各类档案，进行分类、编号、整理、装订和存储。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.对档案管理工作进行监督、检查和指导，及时发现和解决问题。（二）档案形成部门职责1.负责本部门设计项目档案的收集、整理和初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、分类、整理、保管等。3.对档案进行定期检查，确保档案的安全，如发现问题及时报告并采取措施。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案的查询、借阅等手续。5.负责档案管理设备的维护和管理，保证设备的正常运行。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.设计项目档案：包括项目前期调研资料、设计方案、效果图、施工图、设计变更记录、项目验收报告等。2.客户资料档案：涵盖客户基本信息、项目需求文档、合作协议、沟通记录等。3.知识产权档案：如商标、专利、著作权等相关文件，设计作品的版权登记资料等。4.行政管理档案：设计部内部的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。5.其他档案：包括与设计业务相关的其他各类文件资料，如行业动态、技术交流资料等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行单独编号。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如，设计项目档案的编号为“SJXM[2023]001”，其中“SJXM”为设计项目档案类别代码，“2023”为年份，“001”为流水号。3.类别代码具体如下：设计项目档案：SJXM客户资料档案：KHZL知识产权档案：ZSCQ行政管理档案：XZGL其他档案：QT四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门在设计项目开展过程中，应同步收集相关文件资料，确保档案的实时性和完整性。2.对于重要的设计变更、客户反馈等信息，应及时记录并整理归档。3.项目结束后，项目负责人应在规定时间内将项目所有档案资料收集齐全，移交至档案管理部门。（二）整理规范1.档案管理人员对收集到的档案进行分类整理，按照编号顺序排列。2.对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，采用统一规格的档案盒或文件夹进行装订和存放。4.对于电子档案，应按照相同的分类方法进行整理，并建立电子目录，确保电子档案与纸质档案的一致性。五、档案的保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对纸质档案采用档案柜存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。4.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.根据档案的重要性和时效性，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及公司核心利益、具有重要历史价值或法律意义的文件，如公司设立、变更、注销的相关文件，重大设计项目的全套档案等。3.长期保管的档案一般为10年以上，包括重要设计项目的部分档案、客户长期合作资料等。4.短期保管的档案为110年，如一般性设计项目档案、行政管理档案中的短期文件等。（三）档案清查1.档案管理人员定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，归档保存。六、档案的利用（一）查询与借阅1.设计部内部人员因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询内容、目的等信息，经所在部门负责人签字同意后提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容进行查询，如确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、编号、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行复印。（二）档案归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊情况不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明原因并办理延期手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。3.档案管理人员在确认档案无误后，在《档案借阅登记表》上注明归还日期，并将档案归还原位。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的档案进行鉴定，根据档案的价值和保管期限，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门对保管期满且确无保存价值的档案进行初步筛选，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审查，逐一核对档案内容，根据档案的价值和保管期限，确定档案的存毁，并形成鉴定报告。3.鉴定报告经公司主管领导批准后，方可实施档案销毁工作。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。（五）销毁记录1.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。2.销毁记录由档案管理部门保存，保存期限与档案保管期限相同。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及商业机密、客户隐私等敏感信息的档案，严格限制查阅和使用范围，未经授权不得泄露。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案管理工作中，如涉及档案信息的传输、存储等环节，应采取加密等安全措施，确保信息安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保库房24小时有人值守。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。