北京市社区档案归档制度

PAGE北京市社区档案归档制度一、总则（一）目的为加强北京市社区档案管理，确保社区档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本市社区实际情况，制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内的所有社区居委会及相关社区组织。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案由社区居委会指定专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则归档的社区档案应如实反映社区各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.分类科学原则按照社区工作的性质和特点，对档案进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则采取有效措施确保社区档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）社区居委会职责1.建立健全社区档案管理工作制度，明确档案管理岗位和人员职责。2.负责收集、整理、归档本社区各类文件材料，确保档案的齐全完整。3.按照规定的保管期限和要求，对社区档案进行妥善保管，定期进行检查和清理。4.积极开发利用社区档案信息资源，为社区建设、管理和服务提供支持。5.接受上级档案管理部门的业务指导和监督检查，定期报送档案工作情况。（二）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，不断提高档案管理业务水平。2.负责社区档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，做好档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极开展档案信息开发利用工作，为社区工作提供档案查询、借阅等服务。5.定期对社区档案进行统计和分析，及时向上级汇报档案管理工作情况。三、档案归档范围（一）党群工作类1.社区党组织建设文件材料，包括党组织设置、换届选举、党员管理等方面的文件。2.社区党员活动记录，如党员大会、支部会议、党课学习等记录材料。3.社区群团组织建设文件材料，如工会、共青团、妇联等组织的工作文件和活动记录。（二）社区建设类1.社区规划、建设方案及相关文件材料。2.社区基础设施建设项目文件，包括项目立项、设计、施工、验收等环节的文件。3.社区环境整治、绿化美化等工作文件材料。4.社区公共服务设施管理文件，如社区服务中心、文化活动室、体育健身设施等的管理规定和使用记录。（三）社区管理类1.社区居民自治相关文件，如居民公约、议事规则、社区居委会工作制度等。2.社区治安综合治理文件，包括安全防范、矛盾纠纷调解、流动人口管理等方面的文件。3.社区环境卫生管理文件，如垃圾分类、环境卫生检查、清扫保洁等工作记录。4.社区计划生育工作文件，包括人口信息统计、计划生育宣传教育、服务管理等方面的文件。（四）社区服务类1.社区为居民提供的各类服务项目文件，如社会保障、民政救助、医疗卫生、文化教育、就业服务等方面的政策文件和服务记录。2.社区志愿者服务活动文件材料，包括志愿者招募、培训、活动开展等记录。3.社区与辖区单位、社会组织合作开展服务活动的文件材料。（五）社区文化类1.社区文化活动计划、方案及总结材料。2.社区文化活动照片、影像资料、宣传报道等。3.社区文化设施建设与管理文件，如图书阅览室、文化广场等的建设和使用记录。4.社区特色文化活动、民俗文化传承等方面的文件材料。（六）其他类1.社区获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的照片及相关说明材料。2.社区与上级部门、其他社区之间的往来文件、工作交流材料等。3.其他与社区工作相关的具有保存价值的文件材料。四、档案归档要求（一）文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全完整，能够全面反映社区各项工作的历史面貌。对于重要文件的定稿、修改稿、附件等应一并归档。（二）文件材料真实准确归档的文件材料必须真实可靠，不得弄虚作假。文件内容应清晰、准确，字迹工整，签字盖章齐全。（三）文件材料格式规范归档的文件材料应符合国家公文格式标准，纸张大小一般为A4纸，左侧装订。文件标题应准确规范，文号、日期等标注清晰。（四）文件材料分类科学按照本制度规定的档案分类方案对文件材料进行分类，同一类别的文件应集中排列，保持文件之间的有机联系。分类应具有逻辑性和系统性，便于查找和利用。（五）文件材料编号清晰对归档的文件材料应进行编号，编号应连续、唯一。编号方式可采用年度类别顺序号的形式，如2023党群001，表示2023年党群工作类的第1份文件。编号应标注在文件首页的右上角。（六）文件材料装订整齐归档的文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其大小与A4纸一致。五、档案归档流程（一）收集1.社区各工作岗位人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.档案管理人员应主动收集社区内形成的各类文件材料，包括上级部门下发的文件、社区工作中产生的文件、居民提交的相关材料等。（二）整理1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类整理，按照本制度规定的档案分类方案进行归类。2.对每份文件材料进行检查，剔除重复、无效的文件，确保文件材料的真实性和准确性。3.对文件材料进行编号、编目，填写文件目录，注明文件的标题、文号、日期、来源、保管期限等信息。（三）装订1.将整理好的文件材料按照编号顺序进行排列，采用左侧装订的方式进行装订。2.装订时应注意保持文件的整齐、牢固，不得损坏文件内容。（四）上架1.将装订好的档案装入档案盒，在档案盒上标注档案类别、年度、起止日期等信息。2.将档案盒按照档案分类顺序上架存放，便于查找和利用。六、档案保管期限（一）永久保管1.社区党组织建设、换届选举等重要文件材料。2.社区获得的市级以上荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的照片及相关说明材料。3.涉及社区重大事件、重要决策的文件材料。（二）长期保管（10年以上）1.社区建设规划、基础设施建设项目文件等。2.社区治安综合治理、环境卫生管理等方面的重要文件材料。3.社区与上级部门、其他社区之间的重要往来文件、工作交流材料。（三）短期保管（10年以下）1.社区日常工作中形成的一般性文件材料，如会议记录、工作计划、总结等。2.社区文化活动计划、方案及总结材料。3.社区为居民提供的一般性服务记录。七、档案利用与借阅（一）利用原则1.社区档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，为社区建设、管理和服务提供有效支持。2.档案利用应严格遵守保密制度，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅社区内部人员因工作需要可查阅社区档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅社区外部单位或个人因特殊原因需要借阅社区档案的，应经社区居委会负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人姓名、利用内容、归还时间等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库利用现代信息技术，建立社区档案信息数据库，将档案目录和全文信息录入数据库，实现档案信息的数字化管理。（二）档案信息录入与维护档案管理人员应定期对档案信息进行录入和维护，确保数据库信息的准确、完整。及时更新档案目录和全文信息，保证数据库与实际档案情况一致。（三）档案信息查询与利用通过档案信息数据库，为社区工作人员和居民提供便捷的档案信息查询服务。利用信息技术手段，实现档案信息的快速检索和在线浏览，提高档案利用效率。（四）档案信息安全管理建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、网络安全防护等措施，确保档案信息的安全。加强对档案信息系统的管理和维护，防止信息泄露和系统故障。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由社区居委会负责人、档案管理人员及相关业务人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案内容，分析档案价值，确定档案是否仍具有保存意义。2.参考档案保管期限表，结合社区实际情况进行综合判断。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果客观公正。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档