财务档案制度及费用

PAGE财务档案制度及费用一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，规范财务档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保财务档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理工作。（三）基本原则1.统一管理原则：公司财务档案由财务部门统一负责收集、整理、保管和销毁，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：财务档案应如实反映公司经济业务活动的全过程，保证档案内容的真实性、完整性和准确性。3.安全保密原则：加强财务档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，严格遵守保密规定，限制无关人员查阅档案。4.方便利用原则：建立健全财务档案的检索体系，提高档案利用效率，为公司经营管理和决策提供及时、有效的支持。二、财务档案的范围（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证如发票、收据、报销单、借款单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置的，用于分类登记某一类经济业务的账簿。3.日记账：按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.辅助账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于补充记录某些特定经济业务的账簿。（三）财务报告1.月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务报告：在月度财务报告基础上，增加季度财务分析等内容。3.年度财务报告：全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括审计报告、财务报表及附注、财务情况说明书等。（四）其他会计资料1.银行对账单及余额调节表：记录公司银行账户收支情况及未达账项调整的资料。2.税务申报资料：如纳税申报表、税务审计报告、发票领购及使用记录等。3.财务预算及决算资料：包括年度财务预算编制、执行情况分析及决算报告等。4.财务审计资料：如内部审计报告、外部审计报告及相关审计工作底稿等。5.财务合同：如借款合同、投资合同、购销合同等涉及财务条款的合同文件。6.财务审批文件：如费用报销审批单、资金支付审批表等。三、财务档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集各类财务档案资料，确保档案的及时、完整。2.对于外来的财务文件，如银行对账单、税务发票等，应指定专人负责接收，并进行核对、签收。3.财务人员在办理经济业务过程中，应及时将相关原始凭证整理齐全，按照规定的格式和内容填制记账凭证。（二）整理方法1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序排列，检查凭证日期、编号、摘要、会计科目、金额等是否齐全、准确。将原始凭证附在相应记账凭证后面，对纸张过大的原始凭证，应折叠整齐，不得影响凭证的装订和查阅。对于数量过多的原始凭证，如发票存根联等，可以单独装订成册，并在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。2.会计账簿的整理总账、明细账、日记账等应按照账簿启用时间先后顺序排列，检查账页是否齐全、编号是否连续。对于活页式账簿，应去除空白账页，将账页编号并装订成册。在账簿封面注明账簿名称、年度、月份、册数等信息。3.财务报告的整理按照月度、季度、年度顺序排列财务报告，检查报告内容是否完整、数据是否准确。将财务报告的封面、目录、正文、附注等依次装订成册，并在封面上注明报告名称、年度、月份等信息。4.其他会计资料的整理银行对账单及余额调节表应按月或按季整理，装订成册，并注明期间。税务申报资料、财务预算及决算资料、财务审计资料等应按照类别和时间顺序整理，分别装订。财务合同应按照合同签订时间顺序排列，每份合同单独装订，并在封面上注明合同名称、签订日期等信息。财务审批文件应按照审批时间顺序整理，装订成册，并注明审批事项和期间。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年；年度财务报告永久保管。4.其他会计资料：银行对账单及余额调节表保管期限为10年；税务申报资料、财务预算及决算资料、财务审计资料等保管期限根据相关规定执行，一般为10年或永久保管；财务合同、财务审批文件等保管期限根据合同约定和实际需要确定，一般为10年以上。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.财务档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管方式1.财务档案应按照类别、年度、月份等进行分类存放，并建立档案索引目录，便于查找和利用。2.对于电子财务档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。电子档案应与纸质档案同时保存，并建立相应的电子档案管理制度。3.财务档案室应配备专人负责档案的日常管理工作，定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。五、财务档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到财务档案室查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.公司外部人员查阅财务档案，如审计机关、税务机关等，需持有相关单位出具的查阅介绍信，并经公司财务负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.涉及公司机密的财务档案，如重大投资项目资料、财务审计报告等，查阅权限应严格控制，仅限于公司高级管理人员和相关部门负责人，并需经公司总经理批准。（二）查阅程序1.查阅人员应提前预约查阅时间，并按照预约时间到财务档案室查阅档案。2.查阅人员在查阅档案时，应在档案室管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。如需复制档案，应经财务负责人批准，并按照规定的程序进行复制。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案室管理人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）利用限制1.财务档案的利用应仅限于与公司经营管理和决策相关的合理需求，不得用于其他非法目的。2.未经公司书面同意，查阅人员不得将查阅的财务档案提供给第三方或泄露给无关人员。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且已履行完毕相关经济业务的，经公司财务负责人审核，报公司总经理批准后，可以进行销毁。2.对于未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.保管期满但涉及到国家机密、商业秘密等重要信息的财务档案，不得销毁，应按照国家有关规定进行保管或处理。（二）销毁程序1.公司财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清查，编制《财务档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《财务档案销毁清册》经公司财务负责人审核签字后，报公司总经理批准。3.公司应指定专人负责财务档案的销毁工作，销毁时应由财务部门、审计部门等相关人员共同监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与《财务档案销毁清册》是否一致，确保销毁工作的合规性。4.销毁完毕后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司总经理。七、财务档案管理的费用（一）费用预算1.财务档案管理费用主要包括档案存放场所租赁费用、档案保管设备购置费用、档案整理及装订费用、档案查阅及复制费用、档案销毁费用等。2.公司应根据年度财务档案管理工作的实际需要，编制财务档案管理费用预算，报公司管理层审批后执行。费用预算应明确各项费用的具体金额和用途，确保费用支出的合理性和可控性。（二）费用支出1.档案存放场所租赁费用：根据公司实际情况，租赁符合档案保管要求的场所，并按照租赁合同约定支付租金。租金支付应取得合法有效的发票，并按照公司财务制度进行报销。2.档案保管设备购置费用：购置防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等档案保管设备，如档案柜、除湿机、灭火器等。设备购置应按照公司采购流程进行，确保设备质量和性能符合要求。购置费用应在预算范围内进行报销，并按照固定资产管理规定进行入账和折旧处理。3.档案整理及装订费用：委托专业档案整理机构或安排专人对财务档案进行整理和装订，支付相应的服务费用。费用报销时应提供整理及装订服务合同、发票等相关凭证，并按照公司费用报销制度进行审批和支付。4.档案查阅及复制费用：对于公司内部人员查阅档案，原则上不收取费用；对于公司外部人员查阅档案，如涉及复制档案等费用，应按照市场合理价格收取，并开具发票。收取的费用应按照公司财务制度进行入账和管理。5.档案销毁费用：委托专业销毁机构对保管期满的财务档案进行销毁，支付销毁费用。销毁费用应在预算范围内进行报销，并提供销毁服务合同、发票等相关凭证。（三）费用控制与监督1.公司财务部门应加强对财务档案管理费用的控制，定期对费用支出情况进行分析和评估，确保费用支出符合预算要求。2.审计部门应定期对财务档案管理费用进行审计监督，检查费用支出的合理性、合规性和真实性，发现问题及时提