档案管理方案制度模板

PAGE档案管理方案制度模板一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司/组织的各项工作提供有力支持，特制定本档案管理方案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和业务规范。2.负责收集、整理、保管本公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立科学的档案检索体系，便于档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地反映档案的收进、移出、保管、利用等情况。6.做好档案的安全保护工作，采取必要的防护措施，确保档案的安全。7.积极开展档案的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息服务。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务档案。3.项目档案类：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项、可行性研究、设计方案、招投标文件、合同协议、项目验收等过程中形成的档案。4.财务档案类：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务方面的档案。5.声像档案类：包括照片、录音、录像等记录公司/组织重要活动、事件等的声像资料。6.电子档案类：以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等档案。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保每个档案都有一个唯一的编号。2.编号采用层次分类编码法，按照档案分类的顺序，为每一级类别赋予相应的代码，形成一个完整的编号体系。3.例如，行政管理类档案编号为“XZ”，其中“X”代表行政管理类，“Z”为该类别下的具体分类代码；业务管理类档案编号为“YW”，再根据不同业务细分编号；项目档案类编号为“XM”，依项目阶段和内容编号；财务档案类编号为“CW”，按财务资料类别编号；声像档案类编号为“SX”，根据声像资料的主题和时间编号；电子档案类编号为“DZ”，结合电子文件的类型和存储位置编号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案管理的要求，及时将本部门形成的各类档案收集齐全。2.档案收集的范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体的文件材料。3.对于重要的会议、活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人工作中形成的档案资料移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类。2.对纸质档案进行装订、编页、编目等工作，确保档案的整齐、规范。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。4.对声像档案进行整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并进行数字化处理，存储在电子存储设备中。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份措施，防止档案损坏或丢失。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值，确定保管期限为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的名称、编号、日期、保管期限等内容。3.档案销毁清册经公司/组织领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织相关部门负责人审核，公司/组织主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案名称及用途等信息。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（三）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织的各项工作提供档案信息服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。2.鼓励员工充分利用档案资源，开展业务研究、经验总结等工作。3.对档案利用过程中发现的问题，应及时反馈给档案管理部门，以便对档案管理工作进行改进。八、档案统计（一）统计内容1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、查阅利用次数等。（二）统计报表1.定期编制档案统计报表，如档案收进移出报表、档案保管情况报表、档案利用情况报表等。2.统计报表应数据准确、内容完整，经审核后报送公司/组织领导及相关部门。3.对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和质量，提升档案信息服务水平。（二）信息化管理措施1.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.利用档案信息化管理系统，对档案进行分类、编号、编目等管理，实现档案信息的快速检索