完善评审档案管理制度

PAGE完善评审档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司评审档案管理，确保评审工作的规范化、科学化，提高评审质量和效率，保障公司各项业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类评审活动所形成的档案管理，包括但不限于项目评审、资质评审、绩效评审等。（三）基本原则1.真实性原则：评审档案应如实反映评审过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集评审活动中产生的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理，确保档案的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等内容的评审档案，严格保密，防止信息泄露。二、评审档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善评审档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.指导、监督各部门评审档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管评审档案，建立档案数据库，实现档案的电子化管理和便捷查询。4.定期对评审档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的安全和有效利用。（二）评审组织部门职责1.负责本部门评审活动档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.在评审活动结束后，按照规定的时间和要求，将评审档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好评审档案的查询、借阅等工作。（三）评审人员职责1.按照评审工作要求，及时、准确地记录评审过程和结果，形成个人评审记录。2.将个人评审记录整理后提交给评审组织部门，作为评审档案的重要组成部分。3.对涉及个人隐私、公司机密等信息的评审档案，严格遵守保密规定。三、评审档案的收集与整理（一）收集范围1.评审计划文件，包括评审通知、评审方案、评审日程安排等。2.评审过程中形成的各类文件，如评审报告、评审意见、会议记录、调查问卷、测试报告等。3.被评审对象提交的资料，如项目申报书、资质证明材料、工作总结等。4.与评审活动相关的其他文件，如往来信函、电子邮件等。（二）收集要求1.评审组织部门应指定专人负责评审档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、有效，签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行保存，并确保文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.按照评审活动的类别和时间顺序，对收集到的档案资料进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编制档案目录，便于查找和管理。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对于电子文件，应建立相应的文件夹结构，按照分类和编号进行存储，并做好文件的备份工作。四、评审档案的归档与保管（一）归档流程1.评审组织部门在评审活动结束后，对整理好的评审档案进行审核，确保档案资料符合归档要求。2.审核通过后，填写档案移交清单，将评审档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的评审档案进行再次审核，核对档案资料的完整性和准确性，无误后进行归档。（二）保管期限1.评审档案的保管期限根据评审活动的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的评审活动档案。3.中期保管期限为[X]年，适用于重要项目评审、资质评审等档案。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司核心业务、重大决策等评审档案。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。2.对纸质档案应按照分类和保管期限进行存放，便于查找和管理。3.对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。五、评审档案的利用与查询（一）利用原则1.评审档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和保密。2.严格控制评审档案的查阅范围，根据工作需要，经批准后方可查阅。（二）查询流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限等。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，为查阅人提供相应的档案资料，并做好查阅记录。（三）借阅管理1.因工作需要借阅评审档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案资料，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。六、评审档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.档案管理部门定期对保管期满的评审档案进行鉴定，根据档案的价值和保管期限，确定是否需要销毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据评审档案的内容、性质、重要程度等因素，综合评估档案的价值，提出鉴定意见。（二）销毁流程1.经鉴定需要销毁的数据，由档案管理部门编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。4.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门评审档案的管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核机制1.将评审档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人