技防档案管理制度

PAGE技防档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技防档案管理，确保技防档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥技防档案在公司安全防范工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及技防设施、设备、系统等相关档案的管理，包括技防项目规划、设计、施工、验收、运行维护等全过程形成的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：技防档案由公司指定的部门统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映技防工作的实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保技防档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于检索、查询和利用，提高工作效率。二、技防档案的分类与编号（一）分类1.技防项目档案：包括技防项目的立项审批文件、可行性研究报告、设计方案、施工图纸、设备采购合同、安装调试记录、验收报告等。2.技防设备档案：涵盖各类技防设备的产品说明书、合格证、保修卡、操作手册、维护记录、故障维修记录等。3.技防系统档案：包含技防系统的系统架构图、原理图、配置清单、运行日志、监控数据、升级记录等。4.技防人员档案：涉及参与技防工作的人员资质证书、培训记录、考核成绩等。5.技防安全档案：如安全检查记录、隐患排查报告、应急预案、演练记录等。（二）编号为便于档案的管理和查询，对各类技防档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式，具体如下：1.年份：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类设置相应代码，如“JX”表示技防项目档案，“SB”表示技防设备档案，“XT”表示技防系统档案，“RY”表示技防人员档案，“AQ”表示技防安全档案。3.顺序号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年的第5份技防项目档案编号为“2023JX005”。三、技防档案的收集与整理（一）收集1.各部门在技防工作开展过程中，应及时将形成的各类文件、资料、记录等移交至档案管理部门。移交时需填写《技防档案移交清单》，详细注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.对于外来文件，如上级部门下发的技防相关文件、供应商提供的设备资料等，由接收部门负责收集，并及时交档案管理部门归档。3.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时、完整。（二）整理1.档案管理人员对收集到的技防档案进行分类整理，按照编号规则进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引。3.对档案中的文件资料进行审核，确保其内容真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。对于不符合要求的档案，应及时与相关部门沟通，补充或修正相关信息。四、技防档案的归档与保管（一）归档1.整理后的技防档案应及时归档，按照类别和编号顺序存放于档案柜或电子存储设备中。2.档案管理人员应建立档案归档台账，记录档案的归档时间、编号、名称、保管期限等信息，便于查询和统计。3.对于重要的技防档案，应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性。（二）保管1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保存。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行数据备份。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。4.根据档案的保管期限，对到期档案进行鉴定和处置。对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，并做好记录。五、技防档案的借阅与利用（一）借阅1.因工作需要借阅技防档案的，应填写《技防档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名及部门、档案名称及编号、归还日期等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容。如需复印或摘录档案，应另行填写申请，经档案管理部门批准后方可进行。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。（二）利用1.公司内部各部门可根据工作需要查阅和利用技防档案，档案管理部门应提供必要的协助。2.利用技防档案开展工作时，应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密规定，确保档案信息的安全。3.对于涉及公司商业秘密或敏感信息的技防档案，应限制查阅范围，并采取相应的保密措施。六、技防档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对技防档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司分管领导组成的鉴定小组共同进行。2.鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要程度等因素，按照国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.对保管期限已满的档案，鉴定小组应进行认真审查，提出存毁意见。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的技防档案，由档案管理部门编制《技防档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《技防档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁工作应在指定地点进行，采用适当的方式确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，并在销毁现场签字确认。销毁后，将《技防档案销毁清单》存档，以备查考。七、技防档案的信息化管理（一）建立电子档案管理系统1.公司应建立完善的技防电子档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索、查询、借阅等功能。2.电子档案管理系统应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保档案数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应按照规定的格式和要求，将纸质技防档案扫描录入电子档案管理系统，并建立相应的索引和目录，便于查找和利用。（二）电子档案的管理1.对电子档案应进行分类存储，按照档案编号和类别建立文件夹结构，确保档案存储的规范性和系统性。2.定期对电子档案进行检查和维护，清