档案安全管理制度上墙

PAGE档案安全管理制度上墙一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，防止档案损毁、丢失、泄密等情况发生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行指导、监督和检查。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的安全保管和利用工作。3.配合档案管理部门开展档案清查、统计、鉴定等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理法律法规和公司档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等。3.对档案的完整性、准确性和系统性进行检查，并及时发现和处理问题。4.做好档案库房的安全保卫工作，定期对档案进行盘点和清查。5.积极为公司各部门提供档案利用服务，严格遵守档案借阅制度。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录、合同、协议等。2.公司收到的上级文件、通知、批示、函件以及与外部单位往来的文件、信函等。3.公司内部各部门形成并反映工作活动情况的文件、报告、报表、会议记录、工作计划、总结等。4.公司在科研、生产、经营、管理等方面形成的技术文件、图纸、工艺规程、产品样本、实验数据等。5.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案、考核档案等。6.公司财务活动过程中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司各类业务活动中形成的合同、协议、订单、客户资料、市场调研报告等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理部门规定的范围和要求，及时收集本部门产生或收到并具有保存价值的文件材料，不得遗漏。3.对收集到的档案材料应进行初步整理，确保文件材料齐全、完整、真实，字迹清晰，签署完备。4.对于电子文件，应按照相关标准进行收集，并确保其格式的通用性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限文件类别进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案按照项目进行分类整理，建立项目档案卷内目录和总目录。3.人事档案按照干部档案管理规定进行整理，建立档案材料目录。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，分年度、类别装订成册。5.业务档案根据不同业务类型，按照业务流程和时间顺序进行整理归档。四、档案归档与移交（一）归档时间1.文书档案应于次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.人事档案应及时归档，确保档案材料的时效性。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照规定整理归档，并在规定时间内移交档案管理部门。5.根据业务特点确定业务档案的归档时间要求，确保档案及时归档。（二）归档程序1.各部门档案整理人员对本部门整理好的档案进行自查，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细注明档案名称、数量、起止时间、保管期限等信息。3.将档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案一并移交档案管理部门。4.档案管理部门接收档案时，应对档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。5.核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案移交手续。（三）移交要求1.移交的档案应保持整理后的原貌，不得随意涂改、抽取或丢失档案材料。2.档案移交清单应字迹清晰、内容准确，双方签字盖章后生效。3.对于电子档案，应确保数据的完整性和可读性，并按照规定的格式和存储介质进行移交。五、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置。2.库房应具备足够的空间，满足档案存放的需要，并合理划分档案存放区域。3.库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备、防虫药品投放装置、防鼠板等。4.定期对库房设施设备进行检查和维护，确保设施设备正常运行。（二）档案存放1.按照档案类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案柜架上，柜架应排列整齐，编号清晰。3.对于纸质档案，应采用竖放方式，避免档案折叠或挤压。4.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。（三）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间为宜，相对湿度应保持在45%60%之间为宜。2.配备温湿度监测设备，实时监测库房温湿度变化情况，并做好记录。3.根据温湿度变化情况，及时采取相应的调节措施，如通风、除湿、加湿等。（四）安全防护措施1.档案库房应安装门禁系统，限制无关人员进入。2.加强对档案库房的日常巡查，检查档案存放情况、设施设备运行情况、安全防范措施落实情况等，并做好巡查记录。3.定期对档案进行盘点和清查，确保档案数量准确、存放安全。4.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。六、档案利用（五）利用原则1.严格遵守国家法律法规和公司档案管理制度规定，确保档案利用的合法性和安全性。2.坚持保密原则，对涉及公司机密、商业秘密等重要档案，严格控制查阅范围和使用方式。3.以服务公司各项工作为宗旨，积极为公司各部门提供档案利用服务，提高档案利用效率效益。（六）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限，并经所在部门负责人审批签字后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据审批意见提供相应档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：确需借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》一式两份，详细注明借阅档案名称、数量、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批签字后，办理借阅手续，并缴纳相应的借阅保证金（如有规定）或签订借阅承诺书。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。档案管理人员应按照借阅期限及时催还档案，确保档案按时归还。3.复制：对于需要复制的档案，查阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批签字后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处及复制日期。（七）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记记录《档案利用登记表》，内容包括利用日期、利用部门、利用人员、利用方式、档案名称及数量、审批意见、归还日期等信息，并定期对档案利用情况进行统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重处理、确保安全的原则，准确判定档案的保存价值确定档案保管期限和密级。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人及专业技术人员等。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核确认签字。(三)鉴定内容档案鉴定工作主要对档案的内容、来源、形式、时间、可靠程度等方面进行综合分析判断，确定档案的保存价值、保管期限和密级调整。具体内容包括：档案是否反映公司主要职能活动重要历史事件；档案是否具有现实利用价值和历史研究价值；档案是否涉及公司机密商业秘密；档案是否与现行政策法规相关；档案的形成时间、载体形式是否符合要求档案字迹是否清晰、签署是否完备；档案是否存在重复交叉、内容不完整等情况。（四）鉴定方法1.直接鉴定档案：鉴定人员应逐件逐页查阅档案，根据鉴定标准和工作方案进行分析判断，不得随意简化鉴定程序。2.根据档案保管期限表进行鉴定档案：依据国家有关规定和公司实际情况制定的档案保管期限表确定档案保管期限，并对保管期限已满的档案进行重点鉴定。3.结合业务需求进行鉴定档案：充分考虑公司当前和未来业务发展需要确定档案保存价值和利用需求，并根据业务部门意见进行综合分析判断。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案填写《档案销毁申请表》，详细注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上档案鉴定工作小组鉴定意见报告及相关审批文件材料。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核签字、公司分管领导审批同意后，方可组织实施档案销毁工作。3.档案销毁工作应在指定地点进行，采用适当方式进行销毁，确保档案信息完全消除无法恢复。对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎方式销毁；对于电子档案，应采用数据擦除或物理销毁方式销毁。4.在档案销毁过程中有两名以上工作人员在场监督，并填写《档案销毁登记表》记录销毁档案名称、数量、销毁日期、销毁方式、监督人员签字等信息。5.《档案销毁登记表》一式两份一份由档案管理部门留存归档一份作为档案销毁凭证保存备查期限不少于[X]年（根据相关规定确定）。八、档案信息化管理(一)信息化建设规划制定档案信息化建设规划明确档案信息化建设目标、任务、步骤、措施等内容，并纳入公司信息化建设总体规划同步推进实施确保档案信息化建设工作与公司整体信息化建设协调一致。(二)数据录入管理1.按照档案整理要求和信息化管理系统标准规范及时准确地将纸质档案和电子档案数据录入信息化管理系统建立完整准确档案数据库确保档案信息资源共享利用便捷高效。2.在数据录入过程中有专人负责数据审核校对工作严格把关确保录入数据与原始档案一致无误。3.定期开展数据质量检查工作及时发现和纠正数据录入中存在错误遗漏等问题确保档案数据库质量。(三)系统安全管理1.建立健全档案信息化管理系统安全管理制度明确系统安全管理责任分工规范系统操作流程严格系统访问权限控制确保系统安全稳定运行防止档案信息泄露、篡改丢失等安全事故发生。2.设置系统管理员负责档案信息化管理系统日常维护管理工作包括系统安装调试、数据备份恢复、用户权限管理、故障排除处理等工作。3.根据系统安全管理要求定期对档案信息化管理系统进行安全评估检测及时发现和消除安全隐患采取必要安全防护措施保障系统安全可靠运行例如安装防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等安全防护软件设备。4.用户应妥善保管系统登录账号密码严格遵守系统操作规范未经授权人员不得擅自登录系统操作档案信息严禁在系统内外传输存储涉及公司机密商业秘密档案信息严禁在系统内使用未经授权软件工具和设备严禁通过系统发送接收与工作无关邮件文件资料严禁私自复制传播下载系统内档案信息。5.根据公司实际情况制定档案信息化管理系统应急处置预案明确应急处置流程责任分工定期组织演练提高应对突发事件能力确保档案信息化管理系统安全稳定运行。一旦发生系统故障安全事故等突发事件应及时启动应急预案采取有效措施进行处置尽快恢复系统正常运行减少损失影响确保档案信息安全完整可靠。(九)附则(十)解释权归属本制