农村小学校档案管理制度

PAGE农村小学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强农村小学校档案管理，确保学校档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各班级及全体教职工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集学校工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及学校机密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以校长为组长，副校长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调学校档案管理工作，制定档案管理工作规划和制度，指导档案管理部门开展工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门学校设立综合档案室，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理的具体规章制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用学校各类档案。3.对学校各部门的档案工作进行指导、监督和检查。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.参与学校重大活动和重要工作的档案收集和整理工作。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训，按照学校档案管理的要求，做好本部门档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：包括学校行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全管理等方面的文件材料。3.教育教学类：包括学校教学计划、教学大纲、教材、教案、教学成果、学生学籍管理、教师业务档案等方面的文件材料。4.学生管理类：包括学生奖惩、学生资助、学生心理健康教育等方面的文件材料。5.科研工作类：包括学校科研项目申报、研究成果、学术交流等方面的文件材料。6.基建档案类：包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料。7.设备档案类：包括学校教学设备、办公设备、实验设备等的购置、使用、维护等方面的文件材料。8.声像档案类：包括学校重大活动、教学实践、校园文化建设等方面的照片、录像、录音等声像资料。9.电子档案类：包括学校各类文件材料的电子版本，以及通过计算机系统产生的具有保存价值的数据信息等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集到的数据信息应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、科研工作类、基建档案类、设备档案类、声像档案类、电子档案类等九大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编目日期、保管期限、密级等内容，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，保证档案的妥善保管。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、社会和国家有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案整理与上架档案管理人员应按照档案整理的要求，对收集到的档案进行整理、编目和装订，然后将档案上架存放，确保档案排列有序，便于查找和利用。（五）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。清查中发现的问题应及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和保存价值，对到期档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门对拟销毁的档案进行登记，编制销毁清册，注明档案的题名、编号、保管期限、密级等内容。2.审批：销毁清册报学校档案管理领导小组审批。3.销毁：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字。4.监销：销毁档案时，应指定两人以上监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规，确保档案利用的合法性。2.服务学校工作原则：档案利用应紧密围绕学校工作需要，为学校教学、科研、管理等各项工作提供支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便学校教职工和社会有关方面查阅利用档案。（二）利用范围1.本校教职工因工作需要查阅利用档案。2.外单位因工作需要查阅利用本校档案，须经学校档案管理部门批准，并办理相关手续。3.学生及其家长因特殊情况需要查阅利用学生档案，须经学校档案管理部门批准，并办理相关手续。（三）利用手续1.本校教职工查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅利用本校档案，应填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信，经学校档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。查阅重要档案须经学校分管领导批准。3.学生及其家长查阅利用学生档案，应填写《档案查阅申请表》，经学校档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和水平，为学校工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对学校现有纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立学校档案管理内部网络，实现档案信息的共享和传输。4.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，应按照国家有关规定和本制度的要求执行。2.电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.电子档案的存储格式应符合国家有关标准，确保电子档案的可读性和可利用性。4.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改和删除。八、档案管理监督与考核（一）监督检查学校档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。对发现的问题应及时提出整改意见，督促各部门限期整改。（二）考