档案资料存放借阅制度规定

PAGE档案资料存放借阅制度规定一、总则（一）目的为了加强公司档案资料的管理，确保档案资料的安全与完整，规范档案资料的存放与借阅行为，提高档案资料的利用效率，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料存放与借阅方面的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.安全保密原则：确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案资料进行严格保密。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑公司各部门及员工对档案资料的利用需求，提供便捷的服务。二、档案资料的存放管理（一）档案管理部门职责1.负责制定档案资料存放管理制度和流程，并组织实施。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.负责档案资料的存储设备管理，确保存储环境安全、适宜。4.定期对档案资料进行清查、盘点，及时发现和处理问题。（二）档案资料的分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：包括员工个人信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型进行分类，如销售合同、采购订单、项目文档等。5.其他档案：如荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（三）档案资料的编号与编目1.对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查找和利用。（四）档案资料的存放方式1.按照档案资料的分类，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存放。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。3.电子档案应存储在服务器或存储设备中，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（五）档案资料的存储环境要求1.档案存放场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.避免档案资料直接暴露在阳光下，防止紫外线对档案资料的损害。3.定期对档案存放场所进行消毒，防止虫害和霉菌滋生。三、档案资料的借阅管理（一）借阅申请1.公司员工因工作需要借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的编号、名称、借阅用途、预计归还日期等信息。2.《档案资料借阅申请表》应经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案资料借阅申请表》后，应进行审核。审核内容包括借阅用途是否合理、预计归还日期是否符合要求等。2.对于涉及公司机密的档案资料，借阅申请应经公司保密管理部门批准。3.审核通过后，档案管理部门应在《档案资料借阅申请表》上签字，并注明借阅期限。（三）借阅期限1.一般档案资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。2.涉及公司机密的档案资料，借阅期限应根据具体情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅方式1.纸质档案资料的借阅，借阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，并在借阅登记本上签字确认。2.电子档案资料的借阅，档案管理部门应根据借阅人的需求，提供相应的电子文件，并确保电子文件的安全性。借阅人应妥善保管电子文件，不得擅自复制、传播或泄露。（五）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料。如需延期归还，应提前办理延期手续。2.归还档案资料时，借阅人应确保档案资料的完整性和准确性，不得擅自涂改、损坏或丢失档案资料。3.档案管理部门在收到归还的档案资料后，应进行检查。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。四、档案资料的查阅管理（一）查阅申请1.公司员工因工作需要查阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅档案资料的编号、名称、查阅用途等信息。2.《档案资料查阅申请表》应经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）查阅审批1.档案管理部门收到《档案资料查阅申请表》后，应进行审核。审核内容包括查阅用途是否合理、查阅范围是否符合要求等。2.对于涉及公司机密的档案资料，查阅申请应经公司保密管理部门批准。3.审核通过后，档案管理部门应在《档案资料查阅申请表》上签字，并安排专人协助查阅。（三）查阅方式1.纸质档案资料的查阅，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，并在查阅登记本上签字确认。查阅人不得擅自将档案资料带出指定地点。2.电子档案资料的查阅，档案管理部门应根据查阅人的需求，提供相应的电子文件，并确保电子文件的安全性。查阅人应妥善保管电子文件，不得擅自复制、传播或泄露。（四）查阅记录1.档案管理部门应建立档案资料查阅记录，记录查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案资料的编号、名称等信息。2.查阅记录应保存[X]年以上，以备查询。五、档案资料的保密管理（一）保密责任1.公司全体员工应严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，对涉及公司机密的档案资料负有保密责任。2.档案管理部门工作人员应加强对档案资料的保密管理，严格控制档案资料的查阅和借阅范围，防止档案资料的泄露。（二）保密措施1.对涉及公司机密的档案资料，应进行加密存储和传输，并设置相应的访问权限。2.在档案资料的存放场所，应设置必要的安全防范设施，如门禁系统、监控系统等。3.对档案管理部门工作人员进行定期的保密培训，提高其保密意识和业务水平。（三）保密协议1.对于接触公司机密档案资料的员工，公司应与其签订保密协议，明确其保密责任和义务。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。（四）泄密处理1.如发现档案资料有泄露情况，公司应立即采取措施进行调查，并追究相关人员的责任。2.对于因泄露档案资料给公司造成损失的，公司有权要求相关人员赔偿损失。情节严重的，公司将依法追究其法律责任。六、档案资料的鉴定与销毁管理（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定应遵循真实性、完整性、系统性、实用性的原则。2.鉴定工作应定期进行，确保档案资料的质量和价值。（二）鉴定组织1.公司成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业技术人员组成。2.鉴定小组负责对档案资料进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案资料的真实性：检查档案资料是否为原始文件，有无伪造、篡改等情况。2.档案资料的完整性：检查档案资料是否齐全，有无缺页、漏项等情况。3.档案资料的系统性：检查档案资料是否按照分类要求进行整理，有无混乱、无序等情况。4.档案资料的实用性：评估档案资料对公司当前及未来工作的参考价值和利用价值。（四）销毁审批1.经鉴定确无保存价值的档案资料，应填写《档案资料销毁申请表》，注明销毁档案资料的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.《档案资料销毁申请表》应经档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。（五）销毁方式1.指定专人负责档案资料的销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员等信息。2.纸质档案资料的销毁，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案资料无法恢复。3.电子档案资料的销毁，应采用专业的数据擦除软件进行处理，确保数据无法恢复。（六）销毁监督1.档案管理部门应安排专人对档案资料的销毁过