技术档案管理制度带图

PAGE技术档案管理制度带图一、总则（一）目的为加强公司技术档案的科学管理，充分发挥技术档案在公司生产、科研、技术交流等各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及技术档案管理的部门、项目团队及相关人员。技术档案包括但不限于产品研发资料、工艺文件、技术标准、检测报告、设备技术资料、项目技术文档等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，避免分散保存导致的信息丢失或不一致。2.真实性与完整性原则技术档案应如实反映公司技术活动的全过程，内容完整，数据准确，不得擅自篡改、伪造或遗漏重要信息。3.保密与安全原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的技术档案进行保密管理，确保档案的安全存储和使用。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率，满足公司各项工作对技术档案的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司技术档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司各类技术档案，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立技术档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对技术档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.负责对公司内部各部门技术档案管理工作进行指导、监督和检查，对违规行为提出整改意见。（二）各部门职责1.负责本部门技术档案的形成、积累和整理工作，并按照公司档案管理部门的要求，定期将档案移交至档案管理部门。2.明确专人负责本部门技术档案的日常管理，确保档案的及时收集、分类存放，防止档案丢失或损坏。3.在项目或工作开展过程中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成和归档流程，保证档案质量。4.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点、鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。（三）项目负责人职责1.负责项目技术档案的总体策划和组织协调工作，确保项目档案的完整、准确和系统。2.督促项目团队成员及时整理和归档项目过程中产生的各类技术文件资料，对项目档案的质量负责。3.在项目结束后，组织对项目档案进行自查，确保档案符合归档要求，并及时向档案管理部门移交。三、技术档案的形成与收集（一）形成范围1.产品研发过程中产生的各类文件，包括市场调研资料、产品设计图纸、技术方案、实验报告、测试记录等。2.工艺文件，如工艺流程、操作规程、工艺卡片、工装模具设计资料等。3.技术标准，包括国家标准、行业标准、企业标准及相关技术规范。4.设备采购、安装、调试、维护、改造过程中形成的技术资料，如设备说明书、操作手册、维修记录、技术改造方案等。5.检测报告，包括原材料检验报告、产品质量检验报告、环境检测报告等。6.项目技术文档，如项目立项报告、可行性研究报告、项目总结报告、技术合同等。7.其他与公司技术活动相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门和项目团队应明确专人负责技术档案的收集工作，确保档案形成过程中的及时性和完整性。2.对于外来文件，如客户提供的技术要求、合作方提供的技术资料等，应及时登记、签收，并按照公司档案管理要求进行整理和归档。3.在文件资料形成过程中，相关人员应严格按照档案管理规范进行填写、签署，确保文件的真实性和有效性。4.项目结束后，项目负责人应及时组织对项目所有技术档案进行全面收集和整理，不得遗漏重要文件。四、技术档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的技术档案进行分类整理，去除重复文件，确保每份档案的唯一性。2.对文件进行编号、编目，编制清晰准确的目录清单，便于查找和管理。3.对破损、褪色的文件进行修复或复制，保持档案的完整性和可读性。4.按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行系统排列，使档案之间具有内在逻辑性。（二）分类方法1.产品研发类市场调研档案产品设计档案（包括外观设计、结构设计、电气设计等）产品开发过程档案（如技术方案、实验记录、测试报告等）产品改进与升级档案2.工艺技术类工艺流程档案工艺操作规程档案工艺卡片档案工装模具档案3.技术标准类国家标准档案行业标准档案企业标准档案其他技术规范档案4.设备技术类设备采购档案（包括采购合同、技术协议等）设备安装调试档案设备操作手册档案设备维护保养档案设备技术改造档案5.检测报告类原材料检验报告档案产品质量检验报告档案环境检测报告档案其他检测报告档案6.项目技术类项目立项档案（包括立项报告、可行性研究报告等）项目实施过程档案（如项目计划、技术方案、进度报告等）项目验收档案（包括验收报告及相关附件）五、技术档案编号与编目（一）编号规则1.技术档案编号应具有唯一性和系统性。2.编号采用“分类代码+流水号”的形式，分类代码根据上述分类方法确定，流水号为顺序编号。3.例如：产品研发类档案编号为“YF001”，其中“YF”为产品研发类的分类代码，“001”为流水号；工艺技术类档案编号为“GY002”，以此类推。（二）编目内容1.技术档案编目应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限、密级等信息。2.档案名称应准确反映档案的核心内容，日期为档案形成时间，来源注明档案的产生部门或项目，保管期限和密级按照相关规定确定。3.编目应形成详细的目录清单，纸质档案目录应与档案一同存放，电子档案目录应存储在档案数据库中，便于查询和检索。六、技术档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案架应按照分类顺序排列，便于档案存放和查找。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。（二）保管期限1.技术档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司核心技术资料、涉及重大知识产权的文件、对公司发展具有重要历史意义的档案等。3.长期保管的档案一般为10年以上，包括重要产品研发资料、关键工艺文件、主要设备技术档案等。4.短期保管的档案为110年，如一般性的项目文档、普通检测报告等。5.保管期限的确定应根据国家相关法律法规、行业标准及公司实际情况进行综合判断，并在档案编目中明确标注。（三）密级划分1.技术档案密级分为绝密、机密、秘密三级。2.绝密级档案涉及公司最重要的商业秘密和技术秘密，如核心技术配方、关键工艺诀窍、重大科研成果等，泄露后会给公司带来极其严重的损失。3.机密级档案涉及公司重要的技术和业务信息，如主要产品设计图纸、重要项目技术方案等，泄露后会对公司造成较大损失。4.秘密级档案涉及公司一般性的技术和业务信息，如普通工艺文件、一般检测报告等，泄露后可能对公司产生一定影响。5.密级的确定应严格按照公司保密制度执行，并在档案封面和编目中明确标注。（四）档案保管检查1.档案管理部门应定期对技术档案的存储和保管情况进行检查，一般每月进行一次小检查，每季度进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的存放位置是否正确、档案是否完好无损、存储环境是否符合要求、电子档案是否可正常读取等。3.对检查中发现的问题应及时记录，并采取相应的整改措施，确保档案的安全和完整。七、技术档案借阅与利用（一）借阅权限1.绝密级技术档案原则上禁止借阅，确因工作需要借阅的，须经公司主管领导批准，并严格履行借阅手续。2.机密级技术档案借阅需经部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准，并登记备案。3.秘密级技术档案借阅由部门内部审批，填写借阅申请表，经部门负责人签字后，到档案管理部门办理借阅手续。（二）借阅手续1.借阅人应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表经审批通过后，借阅人到档案管理部门领取档案，并在《技术档案借阅登记册》上签字确认。3.档案管理部门应根据借阅期限，及时提醒借阅人归还档案，借阅人应按时归还，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应妥善保管借阅的技术档案，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。2.在使用档案过程中，应保持档案的整洁和完好，不得涂改、损坏或丢失档案。3.如需对档案进行复制，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记和审批。4.利用档案完成工作后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人的责任。八、技术档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立技术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家、财务人员等组成。2.鉴定小组负责对到期或已失去保存价值的技术档案进行鉴定，并提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.档案内容是否已过时或失去参考作用。3.档案是否重复或与其他档案内容交叉。4.档案密级是否已变更或不再需要保密。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的技术档案，由档案管理部门编制《技术档案销毁清单》。2.《技术档案销毁清单