公司考勤档案管理制度表

PAGE公司考勤档案管理制度表一、总则（一）目的为加强公司考勤管理，规范考勤档案的建立、维护与使用，确保员工出勤情况的准确记录，保障公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保考勤档案管理工作合法合规。2.准确及时原则：考勤记录应真实、准确、完整，并及时更新，为公司管理决策提供可靠依据。3.保密性原则：对涉及员工个人隐私的考勤信息予以严格保密，防止信息泄露。二、考勤档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责制定、修订和完善公司考勤管理制度。2.汇总、审核各部门提交的考勤数据，确保数据准确性。3.建立和维护员工考勤档案，包括考勤记录、请假申请、加班审批等相关资料。4.根据考勤情况核算员工工资、奖金等薪酬福利，并进行相应调整。5.定期对公司考勤情况进行统计分析，为管理层提供决策支持。（二）各部门1.负责本部门员工考勤的日常管理工作，指定专人负责考勤记录的填写与上报。2.审核本部门员工的请假申请、加班申请等，确保申请符合公司规定，并及时提交至人力资源部门。3.协助人力资源部门做好考勤数据的核对与调查工作，对本部门员工的考勤异常情况进行说明和解释。（三）考勤记录员1.负责本部门员工考勤的每日记录，确保记录准确无误。2.按照规定时间将考勤记录提交至部门负责人审核，并及时报送人力资源部门。3.协助部门负责人处理员工考勤相关问题，如请假手续办理、考勤异常情况反馈等。三、考勤档案内容（一）基本信息1.员工姓名、工号、所在部门、职位等个人信息。2.入职时间、劳动合同期限等劳动关系信息。（二）考勤记录1.每日出勤情况，包括正常出勤、迟到、早退、旷工等记录。2.请假记录，详细记录请假类型（病假、事假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等）、请假起止日期、审批情况等。3.加班记录，记录加班日期、加班时长、加班原因、审批情况等。（三）考勤审批文件1.请假申请单、加班申请表等相关审批文件原件，作为考勤档案的重要支撑材料。2.特殊情况的说明及相关证明材料，如医院病假证明、婚假证明等。（四）奖惩记录1.因考勤问题给予的奖励或处罚记录，如全勤奖、迟到罚款等。2.与考勤相关的纪律处分决定及解除劳动关系通知等文件。四、考勤记录与统计（一）考勤记录方式1.采用打卡考勤与手工考勤相结合的方式。公司设置打卡设备，员工应按时打卡上下班；对于因特殊原因无法打卡的情况，需填写手工考勤记录，并经部门负责人签字确认。2.考勤记录员应每日如实记录员工的出勤情况，不得漏记、错记。（二）考勤统计周期考勤统计周期为自然月，每月最后一个工作日为考勤统计截止日。（三）考勤数据上报1.各部门考勤记录员应在每月[X]日前将本部门员工上月考勤记录提交至部门负责人审核。2.部门负责人审核无误后，于每月[X]日前将考勤记录报送至人力资源部门。3.人力资源部门对各部门报送的考勤数据进行汇总、审核，如有疑问及时与相关部门沟通核实。（四）考勤数据分析1.人力资源部门每月定期对公司考勤数据进行统计分析，形成考勤月报。2.考勤月报应包括各部门出勤情况统计、迟到早退情况分析、请假类型及天数统计、加班情况统计等内容。3.通过数据分析，发现考勤管理中存在的问题，提出改进措施和建议，为公司管理决策提供参考依据。五、请假管理（一）请假类型及适用条件1.病假：员工因疾病需要休息治疗的，可申请病假。申请病假需提供医院出具的病假证明。2.事假：员工因个人事务需要请假的，可申请事假。事假天数应根据实际情况合理确定，且需提前申请。3.年假：符合公司年假规定的员工，可根据工作安排申请年假。年假天数按照员工在公司的工作年限确定。4.婚假：员工结婚可申请婚假，婚假天数按照国家法律法规及公司规定执行。5.产假：女员工生育可申请产假，产假天数按照国家法律法规及公司规定执行。6.陪产假：男员工符合条件的，可申请陪产假，陪产假天数按照国家法律法规及公司规定执行。7.丧假：员工直系亲属（父母、配偶、子女）去世，可申请丧假，丧假天数按照国家法律法规及公司规定执行。（二）请假流程1.员工如需请假，应提前填写《请假申请单》，注明请假类型、起止日期、请假原因等信息，并按照请假审批权限提交审批。2.请假审批权限如下：请假1天以内的，由部门负责人审批；请假1天以上3天以内的，由部门负责人审核后，报分管领导审批；请假3天以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。3.员工将审批通过的《请假申请单》交至人力资源部门备案，同时告知考勤记录员。4.请假结束后，员工应及时到岗，并到人力资源部门办理销假手续。（三）请假注意事项1.员工应提前安排好工作，尽量避免因请假影响工作正常开展。如因特殊情况无法提前请假，应及时向部门负责人说明情况，并在事后尽快补办请假手续。2.病假申请应提供有效的医院证明，否则按事假处理。3.年假、婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期应按照国家法律法规及公司规定执行，员工应在规定时间内申请并享受相应假期。六、加班管理（一）加班定义加班是指员工在正常工作时间以外，因工作需要延长工作时间或在节假日、休息日从事工作。（二）加班申请流程1.员工因工作需要加班，应提前填写《加班申请表》，注明加班日期、加班时长、加班原因等信息，并按照加班审批权限提交审批。2.加班审批权限如下：加班1天以内的，由部门负责人审批；加班1天以上3天以内的，由部门负责人审核后，报分管领导审批；加班3天以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。3.员工将审批通过的《加班申请表》交至人力资源部门备案，同时告知考勤记录员。（三）加班补偿1.公司原则上安排员工调休代替加班补偿。如因工作原因无法安排调休的，按照国家法律法规及公司规定支付加班工资。2.加班工资计算基数按照劳动合同约定执行，如劳动合同未约定的，按照集体合同约定执行；如集体合同也未约定的，按照正常出勤月工资的70%计算。加班工资计算公式为：加班工资=加班工资计算基数÷21.75×加班天数×加班系数（工作日加班系数为1.5，周末加班系数为2，法定节假日加班系数为3）。（四）加班注意事项1.各部门应合理安排工作，严格控制加班情况。如因工作安排不合理导致员工加班过多，公司将对相关部门进行考核。2.员工应严格按照加班审批流程申请加班，未经审批的加班视为无效加班，公司不予认可。3.加班结束后，员工应及时提交加班记录，如因特殊原因未能及时提交的，应在事后尽快补办手续。七、迟到、早退、旷工管理（一）迟到、早退定义1.迟到：员工未按照规定的上班时间到达公司，且迟到时间在1小时以内的。2.早退：员工未按照规定的下班时间离开公司，且早退时间在1小时以内的。（二）迟到、早退处理1.迟到或早退10分钟以内的，每次扣除当月绩效分[X]分；迟到或早退10分钟以上30分钟以内的，每次扣除当月绩效分[X]分，并给予警告处分；迟到或早退30分钟以上1小时以内的，每次扣除当月绩效分[X]分，并给予通报批评处分。2.一个月内累计迟到或早退达到[X]次的，除扣除相应绩效分、给予警告或通报批评处分外，还将扣除当月绩效奖金的[X]%。（三）旷工定义旷工是指员工未经请假或请假未获批准而擅自缺勤的行为。（四）旷工处理1.旷工1天的，扣除当月绩效奖金的[X]%，并给予警告处分；旷工2天的，扣除当月绩效奖金的[X]%，并给予记过处分；旷工3天及以上的，扣除当月绩效奖金[X]%，并给予解除劳动合同处理。2.连续旷工超过[X]个工作日或累计旷工超过[X]个工作日的，公司将按照《劳动合同法》规定，解除与员工的劳动合同。（五）旷工期间工资及福利处理旷工期间，员工工资及福利待遇按照公司规定停发，旷工天数不计入出勤天数统计。八、考勤档案的保管与查阅（一）保管期限及方式1.员工考勤档案的保管期限为自员工离职之日起[X]年。2.考勤档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案由人力资源部门专人负责整理、装订、归档，并存放于专门的档案柜中；电子档案应定期备份，存储于安全的服务器或存储设备上。（二）查阅权限及流程1.公司内部人员因工作需要查阅考勤档案的，应填写《考勤档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息，并按照查阅审批权限提交审批。2.查阅审批权限如下：查阅本部门员工考勤档案的，由部门负责人审批；查阅其他部门员工考勤档案的，由查阅部门负责人审核后，报分管领导审批；查阅涉及公司机密或重要信息的考勤档案的，由查阅部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。3.经审批同意后，查阅人员方可在人力资源部门指定地点查阅考勤档案，并不得擅自复印、拍照、传播档案内容。查阅结束后，应及时将档案归还人力资源部门，并在《考勤档案查阅登记表》上签字确认。（三）保密要求1.涉及员工个人隐私的考勤信息