水利局档案三合一制度

PAGE水利局档案三合一制度一、总则（一）目的为加强水利局档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保护，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本“三合一”制度。（二）适用范围本制度适用于水利局机关各科室、直属事业单位及下属企业在各项工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责统筹协调，指定专人负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映本局各项工作的历史过程和实际情况。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为全局工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理职责分工（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责本局各类档案的集中统一管理，指导、监督各科室和直属单位的档案工作。3.组织开展档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，定期对档案进行清查和盘点。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立健全档案信息数据库。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各科室及直属单位职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期向局办公室移交应归档的文件材料，并办理交接手续。3.配合局办公室做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作，积极提供档案利用线索。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案信息的录入和维护，提高档案检索效率，为利用者提供准确、快捷的档案信息服务。5.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记和归还工作，确保档案安全。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案、业务档案等。3.本局召开的各类会议形成的会议记录、纪要、决议、报告等文件材料。4.本局开展的各类业务活动形成的文件材料，如项目申报、审批、验收文件，工程建设文件，水资源管理文件，防汛抗旱文件等。5.本局工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、照片、音像资料等。6.本局下属单位报送的各类文件材料及统计报表等。（二）收集要求1.各科室和直属单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。4.收集的文件材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续归档。（三）收集时间及程序1.各科室和直属单位应在每年年底前，将本年度形成的文件材料进行整理后移交局办公室。2.对于专项工作或临时性活动形成的文件材料，应在工作结束后及时收集整理并移交。3.移交文件材料时，应填写《档案移交清单》，详细注明文件材料的名称、数量、形成时间等信息，双方签字确认后办理交接手续。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度机构保管期限分类。即先将文件材料按年度分开，再按本局内部机构进行分类，最后根据文件材料的保存价值确定保管期限（永久、长期、短期）。2.业务档案：根据本局业务工作特点，按照不同业务类别进行分类，如水资源管理档案、工程建设档案、防汛抗旱档案等。每个业务类别下再按照项目或时间顺序进行排列。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定，分为履历材料类、自传材料类、鉴定考核材料类、学历学位材料类、政审材料类、党团材料类、奖励材料类、处分材料类、工资任免材料类、出国（境）材料类、其他材料类等十大类进行整理。4.财务档案：按照会计档案管理办法，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别进行整理。（三）编号与编目1.对整理好的档案进行编号，编号应科学、规范、便于查找。文书档案编号可采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式；业务档案编号可根据业务类别和项目特点进行编制。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录准确反映档案内容，便于检索。（四）装订与装盒1.文书档案一般应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.业务档案、人事档案、财务档案等应根据档案材料的特点进行装订或装盒，确保档案整齐、美观、便于保管。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.按照档案分类方案，将档案分类存放于档案密集架或档案柜中，排列应整齐有序，便于查找。2.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失等。3.对电子档案应进行备份，存储于安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房。2.配备必要的安全监控设备，对档案库房进行实时监控，确保档案安全。3.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案在紧急情况下的安全。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各科室和直属单位负责人及档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对本局档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局实际情况，制定档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对档案的鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式及作用等方面进行综合分析，准确判断档案的保存价值。（三）鉴定程序1.定期对已满保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员提出初步鉴定意见，填写《档案鉴定审批表》。2.档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的初步鉴定意见进行审核，必要时可查阅相关档案资料，听取有关人员的意见。3.根据审核结果，对档案作出继续保存、销毁或延长保管期限的决定，并在《档案鉴定审批表》上签署意见。4.对决定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经局领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的年度归档数量、累计归档数量等。2.档案保管期限统计，统计永久、长期、短期档案的数量及比例。3.档案利用情况统计，包括档案查阅、借阅的人次、卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，由档案管理人员定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，对档案数据进行自动化统计分析，提高统计工作效率和准确性。（三）统计报表定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本局领导报送档案统计信息，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照有关规定办理查阅手续。（二）利用程序1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、目的、时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，交档案管理人员办理。2.档案管理人员根据申请，提供相应的档案，并做好查阅、借阅登记工作。查阅档案应在档案阅览室进行，不得擅自将档案带出。借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅本局档案，应提前向局办公室提出申请，说明查阅的目的、