旅客运输档案室制度

PAGE旅客运输档案室制度一、总则（一）目的为加强旅客运输档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于本公司（组织名称）旅客运输业务相关档案的管理工作，涵盖旅客信息、票务记录、运输行程安排、服务质量反馈等各类与旅客运输活动直接或间接相关的文件资料。（二）适用范围本制度适用于公司（组织名称）内涉及旅客运输档案管理的所有部门和人员，包括但不限于客运业务部门、票务销售部门、客户服务部门、安全管理部门以及档案管理人员等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映旅客运输业务的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理与旅客运输相关的各类文件资料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对于涉及旅客个人隐私等敏感信息的档案，严格遵守保密规定，防止信息被不当获取或使用。5.便利性原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率，满足公司内部各部门及相关业务的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善旅客运输档案室的各项管理制度，并监督执行。2.统筹规划旅客运输档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作流程，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理操作，包括档案的分类存放、编目索引、数字化处理等工作。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施，不断提高档案管理水平。5.负责与公司内部其他部门沟通协调，指导各部门做好本部门涉及旅客运输档案的收集和整理工作，确保档案的及时、完整移交。6.提供档案查询、借阅等服务，按照规定办理相关手续，对档案利用情况进行登记和跟踪。7.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用，实现档案信息的电子化存储、检索和共享，提高档案管理的效率和便捷性。（二）业务部门职责1.负责本部门涉及旅客运输档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的旅客运输档案移交至档案室，并办理交接手续。3.在日常工作中，严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门暂存的旅客运输档案，防止档案丢失、损坏或泄露。4.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，按照规定提供所需的档案资料，并对档案的使用情况进行监督。5.协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息和意见，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握相关法律法规和行业标准，具备良好的职业道德和责任心。2.负责旅客运输档案的具体收集、整理、编目、上架、保管等日常管理工作，确保档案存放有序、查找方便。3.按照档案分类方案和编号规则，对档案进行科学分类和编号，编制准确的档案目录和检索工具，提高档案检索效率。4.做好档案的安全保护工作，定期检查档案保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案实体安全。5.负责档案的数字化处理工作，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储和管理。6.按照规定办理档案的查询、借阅、归还等手续，对档案利用情况进行详细登记，及时跟踪档案去向，确保档案的安全使用。7.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁的档案进行清点、造册，提出鉴定意见，经批准后按照规定程序进行销毁处理。8.定期对档案管理工作进行总结和分析，向档案管理部门负责人汇报档案管理情况，提出改进工作的建议和措施。三、档案收集与整理（一）收集范围1.旅客基本信息档案：包括旅客姓名、性别、年龄、联系方式、身份证件号码、家庭住址等。2.票务档案：涵盖车票、机票等各类客票的销售记录，包括购票时间、票号、票价、座位信息、支付方式等。3.运输行程档案：包含旅客的出发地、目的地、行程日期、车次/航班号、车厢/座位号等运输安排信息。4.服务质量档案：涉及旅客对运输服务的评价、投诉、建议等相关记录，包括服务评价表、投诉处理记录、旅客意见反馈等。5.安全管理档案：与旅客运输安全相关的文件资料，如安全检查记录、应急预案、安全事故处理报告等。6.其他与旅客运输业务相关的档案：如业务合同、协议、宣传资料、培训记录等。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责旅客运输档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.收集的档案资料应真实、完整，不得擅自修改、涂抹或伪造。对于原始凭证、文件等应保持其原貌，如需复制，应确保复制件与原件一致，并注明复制情况。3.档案资料应按照规定的格式和内容要求进行填写和整理，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。4.对于电子文件形式的档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并按照公司电子档案管理要求进行存储和备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容和用途，将旅客运输档案分为不同的类别，如旅客信息类、票务类、运输行程类、服务质量类、安全管理类等。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目，如旅客信息类可分为国内旅客信息、国际旅客信息等。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则。例如，可按照年份+档案类别代码+流水号的方式进行编号，如2023K001表示2023年旅客信息类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，详细记录每份档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份纸质存档，一份电子存档，便于查询和核对。4.装订：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行整理和装订。装订时应注意保持档案的整齐、牢固，不得压字、掉页，确保档案的完整性和美观性。四、档案归档与保管（一）归档程序1.各业务部门在完成档案的初步整理后，应定期将档案移交至档案管理部门。移交时，填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、类别、起止日期等信息。2.档案管理部门接收业务部门移交的档案后，按照档案整理要求进行再次审核和整理，确保档案符合归档标准。3.审核无误后，将档案按照分类和编号顺序进行上架存放，并在档案管理系统中录入档案信息，完成档案的归档工作。（二）保管期限1.根据国家法律法规和行业标准，结合公司实际情况，确定旅客运输档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管档案：保管期限为15年，主要包括一些时效性较强、使用频率较低的档案，如近期的旅客投诉处理记录等。中期保管档案：保管期限为510年，涵盖旅客运输业务中较为重要但使用频率不是特别高的档案，如一定时期内的票务销售统计报表等。长期保管档案：保管期限为10年以上，包括涉及旅客权益保障、公司重大决策、历史资料等具有长期保存价值的档案，如旅客信息档案、公司与重要客户签订的长期运输合同等。2.对于保管期限届满但仍有查考利用价值的档案，应按照规定延长保管期限；对于已无保存价值的档案，按照档案鉴定和销毁程序进行处理。（三）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的房间内，定期对档案进行检查和清点，防止档案损坏、丢失。2.电子档案：存储在公司的电子档案管理系统中，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存放在不同的地点。同时，建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照其特性进行分类整理和保管。照片应冲印或扫描成电子文件后归档，注明拍摄时间、地点、人物等信息；录音、录像资料应转录成电子文件，并做好标识和存储管理。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于非法目的或违反公司保密制度的活动。2.目的明确原则：利用档案必须有明确的目的，且与公司的业务活动相关，不得随意查阅、借阅档案。3.审批登记原则：档案利用需经过严格的审批程序，并进行详细的登记，确保档案的使用安全和可追溯性。（二）利用方式1.查询：公司内部各部门因工作需要查询旅客运输档案时，应填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容、查询期限等信息，经部门负责人签字同意后提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行查询，并提供相关档案资料的复印件或电子文件，不得将原件借出。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案原件的，必须经档案管理部门负责人批准。借阅人应填写档案借阅申请表，明确借阅档案的名称、数量、借阅期限、归还日期等信息，并承诺遵守档案管理制度。档案管理部门在借阅人归还档案后，应及时进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门、利用人姓名、利用目的、档案名称及数量、归还日期等信息。2.定期对档案利用登记台账进行核对和统计分析，掌握档案利用的频率和流向，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表等。鉴定工作小组负责对保管期限届满的旅客运输档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定方法1.全面审查：对拟鉴定的档案进行全面审查，包括档案的内容、形式、来源等方面，判断其是否仍具有保存价值。2.价值评估：根据档案的重要性、历史意义、现实用途等因素，对档案的价值进行综合评估，确定其是否属于无保存价值的档案。3.征求意见：在鉴定过程中，充分征求业务部门的意见，了解档案在业务工作中的实际使用情况和潜在价值，确保鉴定结果的科学性和合理性。（三）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册一式两份，一份存档，一份作为销毁依据。2.审批：档案销毁清册报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁处理。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作，销毁过程应进行现场监督，确保档案被彻底销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等符合环保要求的方式。4.监销记录：销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并注明销毁日期和方式。销毁清册应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的旅客运输档案管理系统，实现档案信息的电子化录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.档案管理系统应具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。3.系统应支持数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。同时，建立数据恢复机制，以便在数据出现问题时能够及时恢复。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理和编目要求，及时将纸质档案信息录入档案管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理系统中的数据进行检查和维护，清理无效数据，更新档案信息，保证数据的准确性和完整性。3.随着旅客运输业务的发展和档案管理工作的需要，及时对档案管理系统进行升级和优化，提高系统的性能和功能。（三）信息安全1.加强档案管理系统的安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和非法入侵。2.对档案管理系统的用户账号和密码进行严