幼儿园档案管理信息制度

PAGE幼儿园档案管理信息制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理信息化建设，提高档案管理工作效率和质量，保障档案信息的安全与完整，依据国家有关法律法规及教育行业相关标准，结合本幼儿园实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园各部门及全体教职员工在档案管理信息工作中的行为规范与操作流程。（三）基本原则1.真实性原则：档案信息应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理幼儿园各类档案，保证档案资料的齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及幼儿园机密、个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理信息工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、存储、检索、利用等环节有序进行。5.便捷性原则：充分利用信息技术手段，提高档案管理工作的效率和便捷性，方便档案的查询、借阅和使用。二、档案管理信息工作组织架构（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划幼儿园档案管理信息工作，制定档案管理工作方针、政策和规章制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和信息技术操作技能，负责幼儿园档案的日常收集、整理、归档、保管、检索、利用等工作。（三）各部门职责1.各部门负责人：为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.各部门兼职档案员：协助档案管理部门做好本部门档案的具体收集、整理和初步分类工作，并及时将整理好的档案移交档案管理部门。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案、教师业务档案等。3.后勤管理类：包含校园建设规划、物资采购与管理、设备维护档案、食品安全档案等。4.家园共育类：涉及家长委员会记录、家园联系手册复印件、家长意见反馈等与家园沟通相关的档案。5.其他类：如幼儿园荣誉档案、特殊事件记录等不属于以上分类的档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用数字编码方式，按照档案类别、年份、顺序号依次编排。例如：行政管理类档案编号为XZ20XX001，其中XZ表示行政管理类，20XX表示年份，001表示该类档案在当年的顺序号。四、档案收集与整理（一）收集范围1.幼儿园各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的记录。2.上级主管部门下发的与幼儿园相关的文件、通知、指示等。3.幼儿园与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.教师和幼儿在教育教学活动中产生的各类成果材料。5.反映幼儿园发展历程、重大事件、重要活动的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于重要文件和资料，应及时备份，防止丢失或损坏。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案保存要求。（三）整理流程1.分类：档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行初步分类。2.装订：对纸张较多、较厚的档案资料进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查找档案。4.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案存储与保管（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份存储介质异地存放。2.纸质档案按照档案类别和年度顺序存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。（二）保管环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和本幼儿园实际情况执行。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或信息变更等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。六、档案检索与利用（一）检索工具1.建立纸质档案目录索引和电子档案检索系统，方便档案管理人员和利用人员快速查找所需档案。2.电子档案检索系统应具备多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索。（二）利用流程1.申请：利用人员如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据利用人员的查阅目的和实际需要，对申请表进行审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经档案管理领导小组批准。3.查阅：档案管理人员根据审批通过的申请表，为利用人员提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.归还：利用人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.档案利用应遵循保密规定，未经批准，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。2.涉及幼儿园机密、个人隐私等敏感信息的档案，仅限规定范围内的人员查阅和使用，并严格控制查阅权限。七、档案安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案存储场所、设备和人员的安全管理。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案数据丢失。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽造成档案安全事故。（二）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及幼儿园机密、个人隐私等敏感信息的档案，采取加密存储、专人保管、限制访问等保密措施。3.在档案利用过程中，严格控制查阅范围和审批程序，防止档案信息泄露。八、档案信息化建设（一）硬件设施1.配备先进的档案管理信息化硬件设备，如服务器、存储设备、计算机、打印机、复印机、扫描仪等，满足档案管理信息工作的需要。2.定期对硬件设备进行维护和更新，确保设备性能良好，运行稳定。（二）软件系统1.选用功能完善、操作简便、安全可靠的档案管理软件系统，实现档案的电子化管理、检索、利用等功能。2.对档案管理软件系统进行定期升级和维护，确保系统的安全性和稳定性，并根据幼儿园实际工作需要，不断优化系统功能。（三）数据备份与恢复1.建立完善的数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证档案管理工作的正常开展。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责档案管理部门的工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.组织档案管理人员进行业务培训，提高档案管理工作水平。3.协调档案管理部门与其他部门之间的工作关系，确保档案管理工作顺利进行。4.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、归档、保管、检索、利用等工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.严格遵守档案管理工作的各项规章制度，保守档案机密，维护档案安全。3.熟练掌握档案管理信息化技术，不断提高档案管理工作效率和质量。4.协助各部门做好档案的收集、整理和移交工作，提供档案业务咨询和指导服务。十、监督与考核（一）监督机制1.建立档案管理工作监督机制，定期对各部门档案管理工作进行检查和指导，及时发现问题并督促整改。2.档案管理部门应加强对档案管理工作全过程的监督，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准要求。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核办法，对各部门和档案管理人员的档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案收集、整理、归档、保管、检索、利用等工作的完成情况，以及档案管理信息化建设、安全保密等方面的工作成效。3