医院项目档案管理制度

PAGE医院项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为医院的建设、运营、科研、教学等工作提供有力支持，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有新建、改建、扩建项目以及各类专项项目（以下统称“项目”）从项目策划、立项、实施到竣工验收全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院项目档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门归口负责，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则项目档案应如实反映项目建设和管理过程中的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则涵盖项目从策划到验收全过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等，保证档案的全面性。4.规范性原则档案的形成、整理、归档应符合国家和行业相关标准规范，便于管理和利用。5.及时性原则项目档案应随项目进展同步收集、整理、归档，确保档案的时效性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善医院项目档案管理制度。2.负责项目档案管理工作的组织、协调和指导，对项目档案工作进行监督检查。3.参与项目前期文件的审核，指导项目承办部门做好项目文件的收集、整理、归档工作。4.负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。5.定期对项目档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）项目承办部门职责1.负责本部门承担项目档案工作的组织实施，明确专人负责项目档案的收集、整理、归档工作。2.按照档案管理要求，及时收集、整理项目建设过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整、准确、系统。3.对收集的项目档案进行分类整理，编制档案目录，定期向医院档案管理部门移交。4.配合档案管理部门做好项目档案的鉴定、统计、利用等工作。（三）项目负责人职责1.对项目档案工作负总责，将项目档案管理纳入项目建设管理的全过程，确保项目档案工作与项目建设同步进行。2.协调解决项目档案工作中存在的问题，督促项目承办部门按时完成档案收集、整理、归档任务。3.审核项目档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案提出整改意见。（四）其他部门职责1.涉及项目建设的其他部门应按照各自职责，做好与项目档案相关的工作，提供必要的支持和配合。2.在项目建设过程中，各部门形成的文件资料应及时移交项目承办部门，由项目承办部门统一整理归档。三、档案的形成与收集（一）项目文件形成要求1.项目文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应采用耐久性强的书写材料。2.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并按照档案管理要求进行存储和备份。3.项目文件应明确标注日期、编号、责任者等信息，确保文件的可追溯性。（二）项目文件收集范围1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、土地使用证、规划许可证等。2.项目设计文件初步设计、施工图设计、设计变更通知、技术交底等文件。3.项目施工文件施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度报表等。4.项目监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.项目竣工验收文件竣工验收申请报告、竣工验收报告、工程质量保修书、竣工决算报告等。6.项目科研文件项目研究计划、实验记录、研究报告、科研成果鉴定文件等。7.其他文件与项目建设相关的会议纪要、合同协议、来往信函、声像资料等。（三）项目文件收集时间1.项目承办部门应在项目文件形成后及时收集，确保文件的完整性和及时性。2.对于重要会议、重大事件形成的文件，应在会议结束或事件发生后一周内收集整理完毕。3.项目竣工验收后一个月内，项目承办部门应将全部项目档案移交医院档案管理部门。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（二）分类方法1.按项目阶段分类分为项目前期、设计、施工、竣工验收等阶段。2.按文件性质分类分为管理性文件、技术性文件、商务性文件等。3.按保管期限分类分为永久、长期（1年以上，50年以下）、短期（1年以下）。（三）整理要求1.对收集的项目文件进行分类、编号、编目，编制档案目录清单。2.对纸质文件进行装订、编页，去除金属物，破损文件应进行修复。3.电子文件应按照分类方案进行命名和存储，建立电子文件索引目录。4.声像资料应进行整理、编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。（四）归档程序1.项目承办部门将整理好的项目档案进行自查，确保档案的完整性、准确性和规范性。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.项目承办部门将档案移交清单及项目档案一并移交医院档案管理部门。4.档案管理部门对接收的项目档案进行审核，对不符合要求的档案退回项目承办部门进行整改。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.医院应设立专门的项目档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。（二）保管要求1.按照档案的分类和保管期限进行存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点核对，确保档案的数量和完整性。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，保证档案的可读性。（三）保护措施1.安装防火、防盗报警装置，配备灭火设备，确保档案库房安全。2.控制库房温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。3.定期对档案进行消毒、杀虫处理，防止档案受到虫害和霉菌侵害。4.对电子档案应进行定期备份，存储介质应异地存放，防止数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合医院实际情况，对项目档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、项目承办部门、相关业务专家组成的档案鉴定小组，负责项目档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和规范性。2.档案与项目建设的相关性和重要性。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.对确无保存价值的档案，经医院主管领导批准后进行销毁。（五）销毁要求1.编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。七、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法依规提供利用，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密规定，确保档案信息安全。3.方便快捷，提高档案利用效率。（二）利用范围1.医院内部各部门因工作需要查阅项目档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅项目档案。3.司法机关因办案需要查阅项目档案。（三）利用方式1.查阅纸质档案，利用者应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.查阅电子档案，利用者应通过医院档案管理系统进行申请，经批准后在授权范围内查阅。3.如需借阅档案，利用者应填写借阅申请表，注明借阅期限，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。（四）服务措施1.档案管理部门应建立健全档案利用登记制度，详细记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅内容等信息。2.为利用者提供必要的档案查阅设备和环境，如复印机、扫描仪等。3.对利用者提出的档案利用需求，应及时给予答复和支持，提高服务质量。八、监督与检查（一）监督检查主体医院档案管理部门负责对项目档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对项目承办部门的档案工作进行抽查。（二）监督检查内容1.项目档案管理制度的执行情况。2.项目档案的收集、整理、归档情况。3.项目档案的保管、保护情况。4.项目档案的鉴定、销毁情况。5.项目档案的利用与服务情况。（三）检查方式1.听取项目承办部门档案工作汇报。2.查阅项目档案资料。3.实地查看档案保管场所。4.对档案管理人员进行询问。（四）问题处理1.对监督检