儿童博物馆档案管理制度

PAGE儿童博物馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强儿童博物馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在儿童博物馆各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于儿童博物馆各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指儿童博物馆在开展展览展示、教育活动、学术研究、行政管理等各项工作中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则儿童博物馆的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映儿童博物馆各项工作的实际情况，确保档案内容完整无缺。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立儿童博物馆档案管理部，负责统筹规划、组织实施和监督检查全馆的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本馆档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管本馆各类档案，确保档案的齐全完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的数字化工作，将重要档案进行数字化存储，提高档案管理的信息化水平。5.按照规定定期向有关部门移交档案，并做好档案的统计工作。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，确保档案的安全保管。7.对各部门的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训。8.积极开发档案信息资源，为儿童博物馆的展览展示、教育活动、学术研究等工作提供档案信息支持。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的及时归档。2.指导本部门工作人员正确形成和积累档案，提高档案质量。3.定期向档案管理部门移交本部门的档案，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类儿童博物馆档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖馆务会议、行政管理、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的档案。3.展览展示类：有关展览策划、设计、布展、展品管理等方面的资料。4.教育活动类：儿童博物馆开展的各类教育活动的方案、记录、总结等。5.学术研究类：学术论文、研究报告、学术交流活动等相关档案。6.安全保卫类：安全制度、应急预案、安全检查记录、消防管理等档案。7.设备器材类：馆内设备器材的采购、使用、维护、报废等方面的文件。8.基建项目类：基本建设项目的立项、设计、施工、验收等全过程资料。9.捐赠收藏类：社会捐赠、藏品征集、藏品管理等方面的档案。10.声像电子类：照片、录音、录像、数字化档案等。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.“年度”采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.“类别”用两位数字表示，对应上述十大类档案的顺序编号，如“01”代表党群工作类。4.“流水号”用四位数字表示，按档案形成的先后顺序依次编号。例如：2023年形成的行政管理类第5份档案编号为“2023020005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.儿童博物馆举办的各类展览、活动、会议等形成的相关材料。3.上级主管部门下发的与本馆工作相关的文件、通知等。4.对外交流合作、捐赠、协议等产生的文件材料。5.馆内工作人员撰写的学术论文、工作报告、工作总结等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门的档案材料，确保档案的完整性和准确性。2.对于重要活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后一个月内收集齐全并移交档案管理部门。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料书写。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，装订成册。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类整理，建立项目档案卷。3.声像档案按照载体形式、时间顺序进行分类整理，编制目录和说明。4.实物档案按照类别、时间顺序进行整理，登记造册。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案、声像档案、实物档案应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整、分类准确、编目规范。2.归档的档案应编制移交清单，一式两份，交接双方签字确认。（三）移交手续1.各部门兼职档案员将整理好的档案按时移交档案管理部门，办理移交手续。2.档案管理部门对接收的档案进行核对、清点，如发现问题及时与移交部门沟通解决。六、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。1.永久保管的档案：（1）本馆制定的重要规章制度、中长期发展规划等。（2）涉及馆内重大事件、重要活动的文件材料。（3）上级主管部门颁发的重要文件、指示等。（4）具有重要历史价值和文化价值的档案。2.定期保管的档案：（1）30年保管期限的档案：在一定时期内对馆内工作有查考利用价值的文件材料。（2）10年保管期限的档案：一般性的文件材料，在较短时间内有参考价值的。（二）保管条件1.档案库房应具备防火防、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找，档案应分类存放，标识清晰。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，如发现问题及时记录并采取措施解决。3.清查结束后应形成清查报告，并将清查结果向馆领导汇报。七、档案的利用（一）利用范围1.馆内工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。3.社会各界因研究、学习等需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：工作人员可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要可办理借阅手续，将档案借出使用，但必须按时归还。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复制件。（三）利用手续1.馆内工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需提前向儿童博物馆提交查阅申请函，说明查阅目的、内容等，经馆领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.复制档案需填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可进行复制。复制档案应注明用途，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案内容、归还时间等信息。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和馆内专家组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。3.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确保鉴定结果的准确性。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定工作小组审核签字后，报馆领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立儿童博物馆档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份：将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案目录信息和全文信息的录入，方便档案的查询和管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、年度、类别等进行检索，快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅