公司采购档案管理制度

PAGE公司采购档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购档案管理，规范采购档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保采购档案的完整性、准确性和安全性，为公司采购决策、业务运营及审计监督等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动形成的档案管理，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购项目。（三）基本原则1.集中统一管理原则采购档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则采购档案应如实反映采购活动的全过程，数据准确、内容完整，不得伪造、篡改。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保采购档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、采购档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善采购档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各采购部门做好采购档案的收集、整理和移交工作。3.集中统一保管采购档案，建立档案目录和索引，确保档案的安全和完整。4.按照规定的期限保管采购档案，对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。5.负责采购档案的查询、借阅和利用服务，根据公司规定办理相关手续。（二）采购部门职责1.负责本部门采购项目档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责采购档案管理工作，确保采购档案的真实、准确和完整。3.在采购活动过程中，妥善保管各类采购文件资料，防止丢失和损坏。4.配合档案管理部门做好采购档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。（三）其他部门职责1.涉及采购活动的其他部门，应按照公司要求及时提供与采购相关的文件资料，并配合做好档案管理工作。2.在采购合同履行过程中，如有需要查阅采购档案，应通过档案管理部门办理相关手续。三、采购档案的收集与整理（一）收集范围采购档案应涵盖采购活动全过程形成的各类文件资料，主要包括但不限于以下内容：1.采购计划与预算采购申请、采购预算审批文件、采购计划安排等。2.供应商管理供应商资质证明文件、供应商评估报告、供应商合作协议等。3.采购文件招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。4.采购合同采购合同文本、合同变更记录、合同履行情况记录等。5.验收文件验收报告、检验检疫证明、质量反馈记录等。6.付款凭证发票、付款申请单、付款审批文件、银行付款记录等。7.其他相关文件采购过程中的往来函件、会议纪要、审计报告等。（二）收集要求1.及时性采购活动结束后，采购部门应及时收集相关文件资料，确保档案的完整性和时效性。2.完整性收集的文件资料应齐全完整，包括正本和副本，不得遗漏重要信息。3.准确性对收集的文件资料进行认真核对，确保内容真实、数据准确，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类整理按照采购项目的类别、时间顺序等进行分类，如物资采购类、服务采购类、工程采购类等，并分别建立档案目录。2.编号标识为每份档案文件赋予唯一的编号，便于管理和查询。编号应体现采购项目、文件类别等信息，如“CG[年份][项目编号][文件序号]”。3.装订成册对纸张较多的文件资料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或裁剪。4.编制目录根据分类整理的结果，编制详细的档案目录，目录应包括档案编号、文件名称、日期、来源等信息，便于快速查找和核对。四、采购档案的归档与保管（一）归档流程1.采购部门在完成采购项目的文件资料收集和整理后，填写《采购档案移交清单》，注明档案名称、编号、数量、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.将整理好的采购档案连同《采购档案移交清单》一并移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的采购档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，审核无误后办理签收手续，并将档案归入相应的档案类别和保管期限。（二）保管期限采购档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期保管。具体保管期限如下：1.短期保管保管期限为3年，适用于一般性采购项目，如日常办公用品采购、小额服务采购等。2.中期保管保管期限为5年，适用于金额较大、具有一定重要性的采购项目，如设备采购、重要服务采购等。3.长期保管保管期限为10年及以上，适用于重大采购项目、涉及公司核心业务或具有重要历史价值的采购项目，如大型工程采购、长期战略合作项目采购等。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管对采购档案中的电子文件进行备份存储，采用光盘、硬盘等存储介质，并建立电子档案目录和索引。电子档案应进行加密处理，防止数据丢失和泄露。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的可读性和完整性。3.档案标识与存放在档案柜和存储介质上标明档案类别、保管期限、项目名称等信息，便于查找和管理。档案应按照编号顺序存放，确保排列整齐、有序。（四）档案保管要求1.定期检查档案管理部门应定期对采购档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性和准确性等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。2.安全防护加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房。配备必要的消防器材和安全报警设备，确保档案库房的安全。同时，做好档案的防潮、防虫、防霉等工作，定期对档案进行清洁和消毒。3.数据备份对电子档案进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。备份数据应进行定期检查和恢复测试，确保数据的可用性。五、采购档案的利用与查询（一）利用原则1.采购档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得损害公司利益和他人合法权益。2.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥采购档案的作用，为公司的各项工作提供支持。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅采购档案，如采购决策参考、合同执行监督、项目审计等。2.外部审计、税务、监管等部门依法查阅采购档案。3.因法律纠纷等特殊情况，需要查阅采购档案作为证据使用。（三）查询流程1.内部查询公司内部各部门如需查阅采购档案，应填写《采购档案查询申请表》，注明查询目的及所需档案信息，经部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行查询，在确认申请人身份和查询权限后，提供相应的档案资料。查询人不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印或摘录，应经档案管理部门同意，并登记备案。2.外部查询外部审计、税务、监管等部门依法查阅采购档案时，应出具相关单位的正式介绍信和查询通知书，并经公司相关领导审批同意。档案管理部门按照规定办理查阅手续，安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅结束后，查阅人应在《采购档案查阅登记表》上签字确认。（四）借阅管理1.因工作需要借阅采购档案的，借阅人应填写《采购档案借阅申请表》，注明借阅档案名称及编号、借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保管期限、重要程度等因素决定是否批准借阅。如批准借阅，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还日期，并要求借阅人签字确认。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、损坏档案内容。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、采购档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则采购档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、采购部门及相关业务专家组成的采购档案鉴定小组，负责对超过保管期限的采购档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案内容对采购档案的内容进行全面审查，包括采购项目的性质、重要程度、历史价值等，判断其是否仍具有保存价值。2.参考相关规定依据国家法律法规、公司档案管理制度及行业标准等，对采购档案的保管期限进行评估，确定是否符合销毁条件。3.征求意见征求公司内部相关部门的意见，了解采购档案对各部门工作的影响，综合考虑各方面因素后做出鉴定结论。（四）销毁流程1.鉴定小组根据鉴定结果，编制《采购档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。2.将《采购档案销毁清单》提交公司档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准。3.档案管