政府办档案三合一制度

PAGE政府办档案三合一制度一、总则（一）目的为加强政府办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合政府办工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府办各科室在履行职能过程中形成的各种门类和载体的档案管理。包括但不限于纸质文书档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。政府办档案工作实行集中统一管理，明确各科室在档案管理中的职责，确保档案管理工作有序开展。2.完整准确、系统安全原则。全面收集、整理和保管各类档案，保证档案内容的真实、准确、完整，确保档案的安全和保密。3.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为政府办各项工作提供高效便捷的档案服务。二、档案管理职责分工（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定政府办档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管政府办各科室形成的各类档案，定期对档案进行鉴定、统计和编目等工作。3.建立健全档案信息化管理系统，推进档案数字化建设，实现档案信息资源的共享和利用。4.指导各科室档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动，提高档案管理人员业务水平。5.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用，确保档案利用的安全和规范。6.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，定期检查档案保管状况，确保档案实体安全。（二）各科室职责1.负责本科室档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，并接受综合档案室的业务指导。2.严格执行档案管理制度，确保本科室档案的完整、准确和系统，按照规定的时间和要求向综合档案室移交档案。3.积极配合综合档案室开展档案信息化建设，及时提供本科室的电子档案数据。4.遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与政府办工作相关的文件、指示、通知等。2.政府办制发的各类文件、会议纪要、工作计划、总结、报告等。3.政府办召开的各类会议形成的文件材料、会议记录、纪要等。4.政府办领导参加各类活动形成的文件、讲话、照片、录像等。5.政府办各科室在业务工作中形成的文件、报表、合同、协议、调研材料等。6.反映政府办工作历史沿革及重要事件的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各科室应及时收集本科室形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，保证材料的真实性和准确性。3.对于重要文件和紧急文件，应在形成后及时送交综合档案室登记保管。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理。年度分类以文件形成的自然年度为准；机构（问题）分类根据政府办内部机构设置或工作职能进行；保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。3.纸质档案整理应按照《归档文件整理规则》的要求，进行装订、分类、编号、编目等工作。电子档案应按照相关标准进行格式转换、元数据著录等整理工作，确保电子档案的规范性和可读性。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.配备符合标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找，标识清晰，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管要求1.对不同载体的档案应分别保管，纸质档案应排列有序，上架存放；电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。2.定期对档案进行清查核对，做到账实相符，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和政府办档案管理实际，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、历史联系、实事求是、慎重处理的原则。（二）鉴定组织与方法1.成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各科室档案管理人员及相关业务人员组成。2.鉴定工作小组按照档案保管期限表，对到期档案进行逐卷审查，结合档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等信息。（三）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核、政府办领导批准后，方可实施销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.因工作需要，政府办内部人员可查阅与其工作相关的档案。2.外单位因履行公务需要查阅政府办档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.政府办内部人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、年度、保管期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向政府办提交查阅申请函，注明查阅单位、查阅人、查阅目的、查阅档案范围等内容，经政府办领导批准后，持单位介绍信和查阅人有效证件到综合档案室查阅。（三）查阅要求1.查阅人员应在综合档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.如需复印、拍照档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。（四）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的、档案名称、年度、保管期限、借阅期限等信息，经所在科室负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，确保档案安全。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为政府办各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保图像清晰可读。2.对电子档案进行格式转换和元数据著录，保证电子档案的规范性和完整性。（三）存储与管理1.建立档案数据库，将数字化档案数据存储在安全可靠的服务器上，并进行定期备份。2.利用档案信息化管理系统对档案进行分类、编目、检索等管理工作，实现档案信息的快速查询和利用。