股份档案管理制度

PAGE股份档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司股份档案的管理，确保股份档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥股份档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及下属各部门涉及股份相关的各类档案管理。（三）定义1.股份档案：指公司在股份设立、变更、转让、运营等过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等。2.档案管理：包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、销毁等一系列活动。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司股份档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司股份相关活动的实际情况。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、股东信息等敏感内容的股份档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案的使用效率。二、股份档案的分类与编号（一）分类1.设立文件类：包括股份公司设立申请书、公司章程、发起人协议、验资报告、工商登记文件等。2.变更文件类：涉及股份公司名称、住所、经营范围、注册资本、股东及股权结构等变更的相关文件，如股东会决议、章程修正案、工商变更登记文件等。3.转让文件类：股份转让协议、股东会同意转让股份的决议、股权转让款支付凭证等。4.运营管理类：股东大会会议文件、董事会会议文件、监事会会议文件、财务报表、审计报告、股东名册、股权托管文件等。5.其他类：与股份相关的诉讼、仲裁文件，政府部门的批复、通知等。（二）编号1.采用分类编号法，按照上述分类类别，分别给予不同的编号段。2.例如，设立文件类编号为“GF001GFxxx”，变更文件类编号为“GF101GFxxx”，转让文件类编号为“GF201GFxxx”，运营管理类编号为“GF301GFxxx”，其他类编号为“GF401GFxxx”。3.具体编号由档案管理部门根据实际情况进行编制，确保编号的唯一性和系统性。三、股份档案的收集与整理（一）收集1.各部门在股份相关活动中形成的文件材料，应在活动结束后及时收集齐全，并移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门的股份档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时、完整。3.对于外部接收的与股份相关的文件，如政府部门的文件、合作方提供的资料等，由相关部门负责签收，并及时移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门对收集到的股份档案进行整理，按照分类和编号要求，对文件材料进行分类、排序、编目等操作。2.每份文件应编制目录，目录内容包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等。3.对于纸张破损、字迹模糊等不符合保存要求的文件，应进行修复或复制，确保档案的质量。4.整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，保证档案的精炼性。四、股份档案的归档与保管（一）归档1.整理后的股份档案应及时归档，按照编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明类别、编号范围等信息。2.建立档案归档清单，详细记录每份档案的归档日期、编号、名称等信息，便于查询和管理。3.对于电子档案，应按照与纸质档案对应的分类和编号进行存储，确保电子档案与纸质档案的一致性。（二）保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护。3.对股份档案实行定期盘点制度，每年至少进行一次全面盘点，核对档案的数量、完整性等情况，发现问题及时处理。4.档案管理人员应定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。5.对于超过保管期限的股份档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案库房的空间合理利用。五、股份档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅股份档案，需填写《股份档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、股东信息等敏感内容的股份档案，查阅申请人需经公司分管领导审批。3.外部单位或个人查阅股份档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理审批后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）查阅登记1.档案管理部门对查阅股份档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、审批情况等信息。2.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用限制1.股份档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司的保密规定，不得将档案用于非法目的或泄露给无关人员。2.未经公司书面同意，查阅人员不得对股份档案进行拍照、录像、录音等操作。3.档案管理部门应定期对股份档案的利用情况进行统计和分析，及时发现和解决利用过程中存在的问题。六、股份档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对股份档案的内容严格保密，不得泄露给任何无关人员。2.在档案查阅、整理、保管等过程中，应采取必要的保密措施，如设置专门的查阅区域、对档案进行加密存储等。3.与股份档案管理相关的计算机系统应设置安全密码，并定期更换，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应严格遵守档案库房的管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入档案库房。3.对股份档案的存储介质进行定期备份，防止因意外事件导致档案数据丢失。4.如发生股份档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。七、股份档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对股份档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐份审查，根据档案的价值和历史意义，确定其保管期限。3.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的股份档案，由档案管理部门编制《股份档案销毁清单》，经公司分管领导审批后，进行销毁。2.销毁股份档案应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。