电子档案管理基本制度

PAGE电子档案管理基本制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及其相关的电子档案管理。（三）基本原则1.统一管理原则公司电子档案管理工作实行统一领导、分级管理，确保电子档案管理工作的规范化、标准化。2.全程管理原则对电子文件从形成到归档后的全过程进行管理，确保电子档案的质量。3.便于利用原则电子档案的管理应便于检索、查询和利用，满足公司各项工作的需要。4.安全保密原则采取有效的安全保密措施，确保电子档案的安全，防止电子档案信息的泄露。二、电子档案管理机构及职责（一）管理机构公司设立电子档案管理领导小组，由公司分管领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组下设电子档案管理办公室，挂靠公司综合管理部，负责电子档案管理的日常工作。（二）职责分工1.电子档案管理领导小组职责贯彻执行国家有关电子档案管理的法律法规和方针政策，制定公司电子档案管理的规章制度和发展规划。指导、协调公司各部门的电子档案管理工作，解决电子档案管理工作中的重大问题。监督检查公司电子档案管理工作的执行情况，对违反电子档案管理规定的行为进行纠正和处理。2.电子档案管理办公室职责负责制定和完善公司电子档案管理的具体操作规程和工作流程。组织开展公司电子文件的收集、整理、归档和保管工作，确保电子档案的质量。建立和维护公司电子档案管理系统，实现电子档案的信息化管理。负责公司电子档案的检索、查询和利用服务，为公司各项工作提供支持。定期对公司电子档案进行备份，确保电子档案的安全。组织开展公司电子档案管理人员的培训和业务指导工作，提高电子档案管理水平。3.各部门职责负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件的真实、完整和准确。按照公司电子档案管理的要求，及时将本部门的电子文件移交公司电子档案管理办公室归档。配合公司电子档案管理办公室做好电子档案的检索、查询和利用工作，提供必要的协助。三、电子文件的形成与积累（一）电子文件的形成1.公司各部门在工作活动中应按照国家有关规定和公司业务要求，及时形成电子文件。电子文件应采用通用格式，确保其可读性和可利用性。2.电子文件应具备明确的标识，包括文件编号、名称、日期、作者等，以便于识别和管理。3.电子文件的内容应真实、准确、完整，符合国家法律法规和公司业务规定。（二）电子文件的积累1.各部门应指定专人负责电子文件的积累工作，定期对电子文件进行整理和分类，确保电子文件的有序存放。2.电子文件的积累应遵循集中统一管理的原则，避免分散保存和重复积累。3.在电子文件的积累过程中，应注意对电子文件的元数据进行收集和整理，元数据应包括文件的背景信息、来源信息、格式信息等，以便于对电子文件进行准确的描述和管理。四、电子文件的整理与归档（一）电子文件的整理1.电子文件的整理应按照文件的形成规律和内在联系进行分类，确保分类科学、合理。2.电子文件的整理应包括对文件的题名、日期、作者、格式等信息的规范和完善，确保文件信息的准确和完整。3.电子文件的整理应采用计算机辅助整理的方式，利用电子档案管理系统对电子文件进行分类、编号、编目等操作，提高整理效率和质量。（二）电子文件的归档1.电子文件的归档应在其形成部门完成整理后，按照公司规定的时间和程序及时移交公司电子档案管理办公室。2.电子文件的归档应采用在线归档和离线归档相结合的方式，确保电子档案的安全和完整。在线归档应将电子文件存储在公司电子档案管理系统中，离线归档应将电子文件存储在可长期保存的载体上，并进行备份。3.电子文件的归档应进行质量检查，确保归档的电子文件符合国家有关标准和公司电子档案管理的要求。质量检查内容包括文件的完整性、准确性、可读性等。4.电子文件归档后，应在电子档案管理系统中建立相应的目录和索引，便于检索和查询。五、电子档案的保管（一）保管环境1.公司应建立专门的电子档案保管场所，确保保管环境安全、稳定、适宜。保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，防止电子档案受到损坏。2.电子档案保管场所的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.电子档案保管场所应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘和有害气体对电子档案造成损害。（二）保管载体1.电子档案应采用多种载体进行保管，包括在线存储、磁带、光盘、硬盘等。不同载体的电子档案应分别存放，并建立相应的标识和目录。2.对重要的电子档案应进行备份，备份载体应与原始载体分开存放，并定期进行检查和更新。备份载体应采用质量可靠、存储容量足够的载体，确保备份数据的完整性和可用性。3.电子档案保管载体应定期进行维护和检查，确保载体的正常使用。对出现故障的载体应及时进行修复或更换，防止电子档案数据丢失。（三）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的电子档案应是公司具有重要历史价值和长期利用价值的档案，如公司的重要决策文件、规章制度、财务报表等。3.长期保管的电子档案一般保管期限为10年以上，主要是公司在一定时期内具有查考利用价值的档案，如业务合同、项目文件等。4.短期保管的电子档案保管期限为10年以下，主要是公司在日常工作中形成的临时性档案，如会议纪要、一般性文件等。（四）保管期限的鉴定与调整1.公司应定期对电子档案的保管期限进行鉴定，由电子档案管理办公室组织相关部门和人员组成鉴定小组，按照国家有关规定和公司实际情况，对电子档案的保管期限进行评估和确定。2.鉴定小组应根据电子档案的内容、价值和利用情况等因素，对电子档案的保管期限进行调整。对保管期限已满但仍有查考利用价值的电子档案，应延长其保管期限；对已失去保存价值的电子档案，应按照规定进行销毁。3.电子档案保管期限的鉴定和调整结果应及时记录在电子档案管理系统中，并报公司电子档案管理领导小组备案。六、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.公司应建立完善的电子档案检索工具，包括电子档案管理系统的检索功能、纸质档案目录索引、电子档案专题索引等，以便于快速、准确地检索电子档案。2.电子档案管理系统应具备强大的检索功能，能够按照文件编号、题名、日期、作者、关键词等多种方式进行检索，提高检索效率和准确性。3.纸质档案目录索引应与电子档案管理系统相结合，实现纸质档案和电子档案的一体化检索。电子档案专题索引应根据公司业务需要，对特定专题的电子档案进行整理和索引，方便用户查询和利用。（二）利用服务1.公司应建立电子档案利用服务制度，明确电子档案利用的范围、程序和要求，为公司各部门和员工提供便捷、高效的利用服务。2.电子档案利用服务应遵循保密原则，对涉及公司机密的电子档案，应严格按照公司保密规定进行利用，防止信息泄露。3.公司员工因工作需要利用电子档案时，应填写电子档案利用申请表，经所在部门负责人审批后，到公司电子档案管理办公室办理利用手续。电子档案管理办公室应根据利用申请表的要求，及时提供电子档案，并做好利用记录。4.公司外部单位因工作需要利用公司电子档案时，应按照国家有关规定和公司对外提供档案的程序办理相关手续，经公司电子档案管理领导小组批准后，方可提供利用。七、电子档案安全保密管理（一）安全保密制度1.公司应建立健全电子档案安全保密制度，明确安全保密责任，规范安全保密行为，确保电子档案的安全保密。2.安全保密制度应包括电子档案的存储安全、传输安全、访问安全、备份安全等方面的规定，以及对违反安全保密规定的处理措施。3.公司应加强对电子档案管理人员的安全保密教育，提高其安全保密意识和技能，防止因人员失误或违规操作导致电子档案信息泄露。（二）安全保密措施1.电子档案管理系统应采用安全可靠的技术手段，设置用户权限管理、数据加密、访问控制等功能，防止非法访问和数据泄露。2.电子档案存储设备应进行加密处理，并定期进行病毒查杀和安全检查，确保存储设备的安全。3.电子档案传输应采用加密传输技术，确保传输过程中数据的安全。对重要的电子档案传输，应进行身份认证和加密处理，防止传输过程中信息被窃取或篡改。4.公司应建立电子档案安全审计机制，对电子档案的访问、操作等行为进行审计和记录，及时发现和处理安全隐患。5.对涉及公司机密的电子档案，应采取专人专管、物理隔离等措施，确保其安全保密。（三）保密监督与检查1.公司应定期对电子档案安全保密制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.电子档案管理办公室应定期对电子档案的安全保密情况进行自查，对发现的安全隐患应及时采取措施进行整改。3.公司应加强对电子档案利用过程的保密监督，对利用电子档案的人员进行跟踪管理，防止因利用不当导致电子档案信息泄露。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.公司应定期对电子档案进行鉴定，由电子档案管理办公室组织相关部门和人员组成鉴定小组，按照国家有关规定和公司实际情况，对电子档案的价值和保管期限进行评估和确定。2.鉴定小组应根据电子档案的内容、来源、形成时间、利用情况等因素，对电子档案的价值进行综合评估。对具有重要历史价值、查考利用价值和凭证作用的电子档案，应予以保留；对已失去保存价值的电子档案，应予以销毁。3.鉴定小组应根据电子档案的保管期限鉴定结果，对电子档案的保管期限进行调整。对保管期限已满但仍有查考利用价值的电子档案，应延长其保管期限；对已失去保存价值的电子档案，应按照规定进行销毁。（二）销毁工作1.对已鉴定为失去保存价值的电子档案，应按照规定进行销毁。销毁电子档案应填写电子档案销毁申请表，经所在部门负责人审批后，报公司电子档案管理办公室审核。2.电子档案管理办公室