推行机关档案三合一制度

PAGE推行机关档案三合一制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和系统性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规、行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。机关档案工作实行统一领导，由综合档案室集中管理，各部门负责本部门文件材料的收集、整理和移交。2.完整准确、系统安全原则。确保档案的齐全完整、准确可靠，维护档案的系统性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，为机关各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本机关各部门移交的档案，对档案进行分类、编号、编目等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向同级国家综合档案馆移交档案，并办理相关手续。6.组织开展档案信息化建设工作，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案工作人员业务素质。（二）各部门职责1.明确一名分管领导负责本部门档案工作，指定专人作为兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。2.建立健全本部门文件材料形成、积累、整理和归档工作制度，确保文件材料的完整、准确和系统。3.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室，并办理移交手续。4.积极配合综合档案室开展档案管理各项工作，接受综合档案室的业务指导和监督检查。三、文件材料的收集与整理（一）收集范围1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.机关工作中形成的各种门类和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等。3.本机关在履行职能过程中与其他单位形成的具有保存价值的文件材料，如合同协议、往来信函等。4.本机关机构设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料，以及干部任免、奖惩等文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员要及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对收集到的文件材料要进行认真核对，保证文件材料的真实性和准确性。3.收集的文件材料应保持其有机联系，按照一定的规律进行分类整理。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据本机关内部机构设置或工作职能进行划分；保管期限分为永久、定期（30年、10年）。3.对纸质文件材料进行装订、编页、编目等工作。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字；编页应准确无误，便于统计和查找；编目应包括文件编号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。4.对电子文件材料应按照相关标准进行整理，确保电子文件的格式规范、元数据完整、存储安全。电子文件应与纸质文件相对应，实行双套制管理。5.照片、录音录像等特殊载体档案应按照其特点进行整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行分类编号。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.应选用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案保护措施1.对纸质档案应定期进行清点、核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。同时，要定期对电子档案进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。3.对照片、录音录像等特殊载体档案应采取相应的保护措施，如对照片进行冲印、装裱，对录音录像进行转录、存储等，确保其原始信息的完整性。4.严格执行档案查阅利用制度，防止档案在利用过程中受到损坏。查阅利用档案后，应及时归还，并检查档案的完整性。五、档案的利用与服务（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅利用档案。2.外单位因工作需要查阅利用本机关档案，应按照相关规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应严格按照保密规定进行审批。（二）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅利用制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室负责人批准，并按照规定进行登记。3.对重要档案的利用，应实行审批制度，查阅人员应填写《档案查阅审批表》，经相关领导批准后方可查阅。（三）服务措施1.综合档案室应积极主动为机关各项工作提供档案利用服务，及时准确地提供所需档案信息。2.建立档案利用效果反馈制度，对档案利用情况进行跟踪反馈，了解档案利用对工作的促进作用，不断改进档案服务工作。3.加强档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案信息的快速检索和共享利用，提高档案服务效率和质量。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定，结合本机关实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面的历史观点，从维护机关历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.重点审查档案是否反映本机关主要职能活动，是否对机关工作、国家建设和历史研究具有重要参考价值，是否涉及国家机密、商业秘密等。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、数量等内容，并经相关领导审批。3.档案销毁应在指定的场所进行，由两名以上工作人员负责监销。监销人员应在销毁完毕后在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应及时进行登记注销，确保档案管理系统与实际档案情况一致。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为机关各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化加工。对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，形成电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设。开发或选用适合本机关档案管理需求的信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅利用、统计分析等功能。3.数据安全保障。建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.规划设计阶段。制定档案信息化建设规划和实施方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.系统建设阶段。按照规划设计要求进行档案数字化加工和信息管理系统开发建设。3.系