结防所档案管理制度

PAGE结防所档案管理制度一、总则（一）目的为加强结防所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，为结防所的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于结防所各科室在工作中形成的各类档案，包括但不限于业务档案、行政档案、财务档案、人事档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：结防所档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。2.真实性原则：档案应如实反映结防所的工作实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面涵盖结防所工作的各个方面，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、患者隐私等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门结防所设立专门的档案管理科室，负责全所档案的综合管理工作。（二）职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合结防所实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责接收、收集各科室移交的档案，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管：提供安全、适宜的档案保管环境，配备必要的保管设备，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，按照规定程序对失去保存价值的档案进行销毁。5.档案查阅与利用：建立档案查阅利用制度，为结防所内部及外部相关单位和人员提供档案查阅、借阅服务，做好查阅利用登记工作。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期分析档案利用效果，为档案管理决策提供依据。7.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.业务指导与培训：对各科室档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理业务培训，提高全所档案管理人员的业务素质。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.业务档案：包括结核病防治规划、疫情监测、患者诊疗、实验室检测、健康教育、项目管理等方面的档案。2.行政档案：包括行政管理、党团组织、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等方面的档案。3.财务档案：包括财务预算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等方面的档案。4.人事档案：包括人员招聘、任免、考核、培训、工资福利、奖惩等方面的档案。5.设备档案：包括设备采购、验收、安装调试、维护保养、报废等方面的档案。6.基建档案：包括基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的档案。（二）编号规则1.业务档案编号：采用年份+类别代码+流水号的方式。例如，2023年结核病防治规划档案编号为2023JB001，其中“2023”表示年份，“JB”表示结核病防治规划类别代码，“001”表示流水号。2.行政档案编号：采用年份+类别代码+流水号的方式。例如，2023年行政管理档案编号为2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政管理类别代码，“001”表示流水号。3.财务档案编号：采用年份+类别代码+流水号的方式。例如，2023年会计凭证档案编号为2023CW001，其中“2023”表示年份，“CW”表示会计凭证类别代码，“001”表示流水号。4.人事档案编号：采用年份+类别代码+流水号的方式。例如，2023年人员招聘档案编号为2023RS001，其中“2023”表示年份，“RS”表示人员招聘类别代码，“001”表示流水号。5.设备档案编号：采用设备购置年份+设备类别代码+流水号的方式。例如，2023年购置的X光机设备档案编号为2023SBXGJ001，其中“2023”表示设备购置年份，“SB”表示设备类别代码，“XGJ”表示X光机设备名称代码，“001”表示流水号。6.基建档案编号：采用项目建设年份+项目类别代码+流水号的方式。例如，2023年新建办公楼项目档案编号为2023JJBL001，其中“2023”表示项目建设年份，“JJ”表示基建项目类别代码，“BL”表示办公楼项目名称代码，“001”表示流水号。四、档案的收集与移交（一）收集范围各科室应按照档案管理部门的要求，及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。（二）收集要求1.齐全完整：收集的文件材料应齐全完整，能够准确反映本科室工作的全过程。2.真实有效：文件材料应真实有效，签字盖章齐全，日期准确。3.整理规范：收集的文件材料应按照档案分类标准进行初步整理，确保文件材料的规范性。（三）移交程序1.定期移交：各科室应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理后移交档案管理部门。2.临时移交：对于紧急或特殊情况下形成的档案，各科室应及时整理并移交档案管理部门。3.移交清单：各科室在移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并双方签字确认。五、档案的整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等特征进行分类整理。2.保持文件材料之间的有机联系：将相关文件材料组合在一起，便于查阅和利用。3.区分不同价值：根据文件材料的重要程度、保存价值等进行分类整理。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案进行分类。2.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐美观。3.编页号：对档案页面进行编号，便于查找和统计。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。（三）编目要求1.准确规范：档案目录应准确反映档案的内容和特征，编目格式应规范统一。2.清晰完整：档案目录应清晰明了，内容完整，便于查阅和利用。3.电子目录：同时建立电子档案目录，便于档案信息的数字化管理和检索。六、档案的保管（一）保管场所1.档案库房：档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.温湿度控制：库房应安装温湿度调节设备，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。3.安全防护：库房应配备消防器材、防盗报警装置等安全防护设备，确保档案的安全。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应分类存放在档案架上，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的存储设备上，定期进行备份，并存放在安全的地方。同时，应建立电子档案管理制度，确保电子档案的安全与完整。3.特殊载体档案保管：对于照片、录音录像等特殊载体档案，应按照相关规定进行整理和保管，确保其质量不受影响。（三）保管期限1.永久保管：对于具有重要历史价值、法律凭证作用或需长期保存的档案，应永久保管。2.定期保管：对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管，保管期限分为[具体期限1]年、[具体期限2]年、[具体期限3]年等。3.鉴定调整：档案管理部门应定期对档案的保管期限进行鉴定，根据档案的实际价值和利用情况，调整档案的保管期限。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人、档案管理人员等组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定依据1.国家法律法规：依据国家有关法律法规，确定档案的存毁范围。2.行业标准：参照卫生行业档案管理标准，对档案进行鉴定。3.结防所实际情况：结合结防所的工作性质、历史沿革、业务发展等实际情况，确定档案的存毁价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定：鉴定人员应逐件逐卷地对档案进行审查，根据档案的内容、价值、保管期限等进行综合判断。2.集体讨论：对于重要档案或存在争议的档案，应组织鉴定小组进行集体讨论，形成鉴定意见。（四）销毁程序1.编制销毁清单：对经过鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清单，详细注明档案的名称、编号、日期、数量等信息。2.审批：销毁清单应报结防所领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底。4.监销：销毁档案时，应指定两人以上负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。八、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.内部查阅：结防所内部工作人员因工作需要，可查阅本所档案。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅结防所档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.填写申请表：查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批：申请表应报档案管理部门负责人审批，重要档案需报结防所领导审批。3.登记：经审批同意后，档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。（三）利用方式1.原件查阅：一般情况下，应提供档案原件供查阅人员查阅。2.复印件提供：对于不宜提供原件查阅的档案，可提供复印件，但应注明“复印件与原件核对无误”字样，并加盖档案管理部门印章。3.电子档案提供：对于电子档案，可通过网络传输等方式提供查阅。（四）归还与保密1.归还：查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。2.保密：查阅人员应对查阅的档案内容严格保密，不得泄露档案信息。如因工作需要引用档案内容，应按照规定注明档案来源。九、档案的统计与分析（一）统计内容1.档案收进情况：统计每年接收档案的数量、种类、来源等信息。2.档案整理情况：统计每年整理档案的数量、分类情况、编目情况等信息。3.档案保管情况：统计档案库房的温湿度、设备运行情况、档案安全情况等信息。4.档案利用情况：统计每年档案查阅、借阅的人次、数量、利用效果等信息。（二）统计方法1.手工统计：对于一些简单的统计数据，可采用手工统计的方式进行。2.信息化统计：利用档案管理软件，对档案管理的各项数据进行自动化统计和分析，提高统计工作效率和准确性。