档案室管理七项制度包括

PAGE档案室管理七项制度包括一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的科学管理，确保档案的完整与安全，有效开发和利用档案信息资源，为公司/组织各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理与公司/组织相关的各类档案，保证档案资料的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织各部门及员工提供便捷的档案利用服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类：涵盖市场调研报告、销售合同、采购合同、项目方案、招投标文件、客户资料等。3.技术研发类：包含科研项目资料、技术图纸、实验数据、专利文件等。4.其他类：如公司/组织荣誉证书、宣传资料、对外交流合作文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集。2.对于重要文件和资料，应在形成后及时收集，不得积压拖延。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）收集流程1.各部门收集人员定期对本部门产生的档案材料进行整理，填写档案收集清单，注明档案名称、形成时间、来源等信息。2.将整理好的档案材料连同档案收集清单一并移交至档案室。3.档案室接收人员对移交的档案材料进行核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。三、档案整理制度（一）分类标准1.按照档案的形成领域和内容性质，分为行政管理类、业务经营类、技术研发类、其他类四大类。2.在每大类下，根据档案的具体内容和特点，进一步细分二级类目，如行政管理类可细分为文件管理、人事管理、财务管理等。（二）整理方法1.遵循档案形成的自然规律和内在联系，对档案进行系统排列和编目。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期来源、保管期限等信息。（三）整理流程1.档案室工作人员对接收的档案材料进行初步审核，剔除重复、无效的材料。2.根据分类标准，对档案进行分类整理，确定每份档案的归属类目。3.按照整理方法对档案进行编号、编目，建立档案检索体系。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行甄别，确无保存价值的，按照规定程序予以销毁。（三）保管要求1.档案应按照类别和保管期限有序存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.定期对档案进行检查和清点，如发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。五、档案利用制度（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的和内容，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制档案内容应经档案室负责人同意。3.外单位查阅公司/组织档案的，应按照国家有关规定和公司/组织相关要求办理审批手续，查阅过程中应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照等。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定应从档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等方面进行综合评估。（三）鉴定流程1.定期对档案进行全面清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.根据鉴定意见，确定档案的保管期限或销毁意见，填写档案鉴定表。4.将档案鉴定表报公司/组织主管领导审批，对批准销毁的档案按照规定程序进行销毁。七、档案保密制度（一）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，对涉及公司/组织机密的档案进行单独存放。2.严格限制非档案管理人员进入档案室，确因工作需要进入的，应经档案室负责人批准，并进行登记。3.对档案管理人员进行保密教育，签订保密承诺书，明确保密责任。（二）保密范围1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等方面的档案。2.在一定时间内不宜公开的档案信息。（三）保密要求1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对档案的查阅、借阅应严格按照规定手续办理，确保档案在流转过程中的安全。3