服务项目档案管理制度

PAGE服务项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司服务项目档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项服务项目的开展、评估、改进以及决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有服务项目档案的管理，包括但不限于项目策划、执行、监督、验收等全过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：服务项目档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案应如实反映服务项目的实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则：根据服务项目的特点和档案内容的性质，进行科学合理的分类，便于档案的整理、保管和查阅。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善服务项目档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门服务项目档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管公司服务项目档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的查阅、借阅、复印等利用服务，按照规定办理相关手续。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）项目部门职责1.负责本部门服务项目档案的收集、整理、立卷工作，并在项目结束后及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和完整归档。3.在项目实施过程中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成、积累和保管，保证档案质量。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）员工职责1.员工应将本人在服务项目中形成的文件资料及时整理、移交本部门档案管理人员。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自留存、销毁档案资料。3.在工作中需要查阅、借阅档案时，按照规定办理相关手续，并妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、污损档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目策划阶段：包括项目立项申请、可行性研究报告、项目策划书、服务方案、预算等文件。2.项目执行阶段：涵盖项目实施计划、工作记录、会议纪要、客户沟通记录、服务过程中的各类文件、数据统计报表、质量检验报告等。3.项目监督阶段：包含监督检查记录、整改通知及反馈、项目进度跟踪报告等。4.项目验收阶段：有验收申请、验收报告、客户评价意见、项目总结等文件。5.其他与服务项目相关的文件资料，如合同协议、往来信函、招投标文件等。（二）收集要求1.项目部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或进行有效的电子备份，并确保电子文件的格式规范、内容完整。4.收集过程中发现档案资料不完整或不符合要求的，应及时补充或纠正。（三）整理方法1.分类：按照服务项目的类别、阶段、文件性质等进行分类。例如，可分为项目A类、项目B类等；每个项目再按照策划、执行、监督、验收等阶段细分；每个阶段下又可分为文件类、记录类、报告类等。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应体现项目名称、类别、顺序号等信息，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案基本信息。4.装订：对纸质档案进行整理装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。对于纸张规格不一致或破损的文件，应进行必要的修复和调整。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明项目名称、类别、起止日期、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.项目部门在服务项目结束后，应按照档案整理要求，对项目档案进行全面整理，编制档案移交清单。2.档案管理部门收到项目部门移交的档案后，进行核对验收，确保档案的完整性和准确性。3.经核对无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并将档案正式归档入库。（二）保管期限1.服务项目档案的保管期限根据其重要程度和性质分为永久、长期和短期。永久保管的档案：主要包括涉及公司核心业务、重大决策、重要权益、具有历史查考价值以及对公司有长远影响的文件资料。长期保管的档案：一般为保存10年以上的档案，涵盖公司一般性服务项目、重要业务往来、财务审计等方面的文件。短期保管的档案：保管期限为110年，主要是一些临时性、阶段性的服务项目文件，如一般性的工作记录、统计报表等。2.具体档案的保管期限由档案管理部门根据相关规定和实际情况确定，并在档案整理过程中明确标注。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，确保档案的安全保存。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。电子档案的存储环境应满足防火、防潮、防磁等要求。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪和管理。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅服务项目档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司机密、商业秘密或客户隐私的档案，查阅申请人除需经部门负责人审批外，还需经公司保密管理部门或相关领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司服务项目档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）借阅规定1.公司员工因工作需要借阅服务项目档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、污损档案，不得在档案上批注无关内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.归还要求：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门在收到归还的档案后，应进行认真检查，如发现问题及时与借阅人沟通处理。（三）复印与摘录1.员工因工作需要复印服务项目档案的，应填写《档案复印申请表》，注明复印内容、用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复印手续。2.档案管理部门根据审批情况，对复印内容进行审核，确保复印内容符合规定和工作需要。对于涉及公司机密、商业秘密或客户隐私的档案，严格控制复印范围。3.复印份数一般根据工作实际需要确定，如需大量复印，应经档案管理部门负责人批准。4.摘录档案内容应在档案管理部门指定的地点进行，摘录人不得擅自更改档案内容，摘录完成后应将摘录内容交档案管理部门审核备案。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括项目部门代表、档案管理人员等。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，可考虑予以销毁。2.鉴定时应重点审查档案的内容是否涉及公司核心业务、重要权益、法律纠纷等，以及是否对公司未来发展具有参考价值。3.对于涉及公司机密、商业秘密或客户隐私的档案，即使保管期限已满，也应按照保密规定进行妥善处理，不得随意销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行全面鉴定，提出销毁档案清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清单经公司主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，与销毁清单一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的服务项目档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）数据录入与维护1.档案管理部门负责将纸质档案进行数字化扫描录入，确保录入数据的准确性和完整性。录入的数据应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限、密级等信息。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，及时更新档案的借阅、利用等动态信息，确保系统数据与实际档案情况一致。3.建立数据备份机制，定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）系统功能与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅管理、统计分析、权限控制等功能，方便员工快速查找和利用档案。2.通过系统实现档案的在线查阅和借阅申请，员工可在系统中提交申请，经审批后在线查阅或下载档案资料，提高档案利用效率。3.利用系统对档案利用情况进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司档案管理决策提供数据支持。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门服务项目档案的管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。3.建立监督检查记录档案，详细记录检查时间、检查部门、检查内容、发现问题及整改情况等信息，作为档案管理工作考核的依据。（二）考核机制1.制定档案管理工作考核办法，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和员工的档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案管理制度