房地产档案管理制度汇编

PAGE房地产档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司房地产档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及房地产项目的档案管理工作，包括项目前期资料、规划设计文件、施工过程资料、销售与产权登记资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司设立专门的档案管理部门，对房地产档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映房地产项目的实际情况，严禁虚假记录。3.完整性原则：全面收集项目各个环节产生的各类文件资料，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便捷利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，方便档案的查询、利用。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司房地产档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司房地产项目的各类档案，进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案信息管理系统，实现档案的电子化管理和远程查询利用。4.定期对档案进行检查、鉴定，对到期档案进行销毁处理。5.负责提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.参与公司房地产项目的竣工验收工作，对档案资料的完整性进行审核。（二）项目部门1.负责本部门在房地产项目实施过程中各类文件资料的收集、整理和归档工作，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，规范文件资料的形成、积累和保管，确保档案的质量。3.在项目竣工验收前，对本部门的档案资料进行自查，确保资料齐全、完整、准确。4.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。（三）相关人员1.公司各部门员工应积极配合档案管理工作，及时将工作中形成的与房地产项目有关的文件资料提交给项目部门或档案管理部门。2.档案管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务，认真履行职责，确保档案管理工作的顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期资料：包括项目立项批复、可行性研究报告、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.规划设计文件：总体规划设计方案、建筑设计方案、施工图设计文件、环境景观设计文件等。3.施工过程资料：施工许可证、施工组织设计、工程进度报告、质量检验报告、安全检查记录、材料设备采购合同、工程变更记录等。4.销售与产权登记资料：商品房预售许可证、销售合同、产权登记申请书、房屋测绘报告等。5.项目竣工验收资料：竣工验收备案表、工程竣工验收报告、消防验收合格证明、环保验收合格证明等。6.其他相关资料：与房地产项目有关的会议纪要、来往函件、照片、影像资料等。（二）收集要求1.项目部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保资料的及时、准确、完整。2.对于重要文件资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集复印件，并注明原件存放处。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间顺序、内容性质等进行分类，一般分为项目前期、规划设计、施工过程、销售与产权登记、竣工验收等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规律，具有系统性和连贯性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速查找和核对档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件内容。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度监测设备等。（二）保管方式1.纸质档案：采用纸质载体进行保管，按照分类编号顺序上架存放。对于重要档案，应进行备份保存。2.电子档案：采用电子载体进行保管，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。电子档案应定期进行备份，备份数据应异地存放。3.声像档案：采用磁带、光盘等载体进行保管，按照内容和时间顺序进行整理编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。声像档案应定期进行检查，确保存储介质的安全。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为5年以下，主要包括一般性的文件资料、临时性的会议记录等。2.中期档案：保管期限为5年至20年，主要包括项目建设过程中的一般性技术文件、销售合同等。3.长期档案：保管期限为20年以上，主要包括项目立项批复、土地出让合同、建设工程规划许可证、竣工验收备案表等重要文件资料。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结分析，提出改进措施和建议。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案，用于项目决策、业务办理、资料查询等。2.外部单位因合作、审计、调查等需要查阅公司房地产档案，应按照相关规定办理手续。（二）利用手续1.内部利用：公司员工需查阅、借阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、用途、期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部利用：外部单位需查阅公司房地产档案时，应提前向公司提出书面申请，说明查阅的目的、内容、范围等，经公司主管领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅情况进行记录。如需借阅档案，应按照公司规定签订借阅协议，明确借阅期限、保密责任等事项。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行复印，复印份数应按照申请要求办理。3.档案查阅、借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.档案利用过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈，以便及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对到期档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、项目部门负责人等组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对于失去保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司主管领导审批后，方可进行销毁处理。（二）销毁程序1.档案销毁前，应进行造册登记，注明档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。2.档案销毁方式一般采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁情况，并由监销人员签字确认。销毁记录应长期保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的房地产档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现对房地产档案的电子化录入，包括文件的基本信息、内容摘要、附件等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便快速查找档案。3.档案借阅：实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高借阅手续的办理效率。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.数据备份：定期对档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。6.统计分析：对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应