档案公司制度模板

PAGE_档案公司制度模板[公司名称]档案管理制度模板一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等基础工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案库房的日常管理，确保档案存放安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案的查阅、借阅、利用工作，为公司各项工作提供档案支持和服务。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交至综合管理部，并办理交接手续。3.在工作中积极配合综合管理部开展档案管理工作，提供必要的档案信息和资料。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，妥善保管和使用所借阅的档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、资质证书、荣誉证书等。2.党群工作类：包括党组织文件、党员档案、工会文件、共青团文件等。3.经营管理类：包括市场调研报告、营销策划方案、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告等。4.生产技术类：包括产品研发资料、生产工艺文件、质量控制文件、设备档案、技术改造资料等。5.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等。6.财务管理类：包括会计凭证、账簿、财务报表、税务资料、资金管理文件等。7.审计法务类：包括内部审计报告、法务文件、诉讼资料、合规检查记录等。8.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商档案、物资验收记录等。9.基本建设类：包括工程项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。10.其他类：不属于以上九类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，每类档案赋予一个两位数字代码，具体如下：行政管理类：01党群工作类：02经营管理类：03生产技术类：04人力资源类：05财务管理类：06审计法务类：07物资采购类：08基本建设类：09其他类：103.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第一份行政管理类档案编号为“202301001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类文件，如请示、报告、批复、决定、通知、通报等。3.公司召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.公司制定的各项规章制度、办法、细则等。5.公司的工作计划、总结、统计报表等。6.公司的资质证书、荣誉证书、营业执照、税务登记证等相关证照。7.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。8.公司的市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料等。9.公司的产品研发资料、生产工艺文件、质量控制文件、设备档案等。10.公司员工的招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等。11.公司的会计凭证、账簿、财务报表、税务资料、资金管理文件等。12.公司的内部审计报告、法务文件、诉讼资料、合规检查记录等。13.公司的物资采购计划、采购合同、供应商档案、物资验收记录等。14.公司的工程项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。15.其他与公司工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应定期对本部门的文件材料进行清理和核对，及时发现和纠正文件材料收集过程中存在的问题。3.对于重要文件材料，应实行“随办随收”制度，确保文件材料的及时收集和归档。4.档案收集人员应认真填写档案收集登记表，并签字确认。登记表应包括文件材料的名称、文号、日期、来源、份数等信息。（三）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.档案整理应按照档案分类方案进行分类，将同一类别的文件材料集中在一起，并按照文件材料的形成时间顺序进行排列。3.档案整理应确保文件材料的齐全完整，对于破损、褪色、字迹模糊的文件材料，应进行修复或复制。4.档案整理应编制档案目录，档案目录应包括档案编号、档案名称、文号、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。5.档案整理完成后，应按照档案编号顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司成立以来的重要文件、会议纪要、规章制度、财务报表、审计报告、合同协议、资质证书、荣誉证书等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括公司年度工作计划与总结、市场调研报告、营销策划方案、生产技术文件、人力资源文件、物资采购文件等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为15年以下。主要包括一般性的文件、通知、报表、简报等。（二）保管方式1.纸质档案：纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应按照档案编号顺序上架存放，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案：电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，并建立电子档案目录，便于检索和利用。电子档案的存储环境应保持稳定，定期进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。3.其他载体档案：照片、录音录像等其他载体档案应按照相关规定进行整理和保管，并建立相应的目录和索引。照片应冲印或扫描成电子文件后进行保存，录音录像应转录成电子文件后进行保存。（三）库房管理1.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，做好库房的日常管理工作。4.档案库房应建立档案出入库登记制度，档案管理人员应认真填写档案出入库登记表，详细记录档案的出入库时间、档案编号、档案名称、数量、借阅人等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.档案鉴定工作应由综合管理部牵头，组织公司有关部门的人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行全面评估。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，鉴定报告应包括鉴定的依据、方法、结果等内容。鉴定报告应由鉴定小组组长签字确认，并报公司领导审批。（二）销毁1.经鉴定确已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，并报公司领导审批。档案销毁清单应包括档案编号、档案名称、文号、日期、责任者、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定的地点进行，由综合管理部派人监销。监销人员应认真核对档案销毁清单，确保销毁的档案与清单一致。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档备查。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据档案查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、档案名称、档案编号等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，并经部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据档案借阅申请表，为借阅人员提供相应的档案，并在档案借阅登记表上记录借阅时间、借阅人、档案名称、档案编号、借阅期限等信息。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、丢失或损坏档案。借阅人员如需延长借阅期限，应提前向综合管理部办理续借手续。4.借阅期限届满，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在档案借阅登记表上签字确认。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）外部查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案的，应提前向公司综合管理部提出申请，并提交查阅或借阅档案的介绍信、查阅或借阅档案的清单等材料。2.综合管理部应根据外单位的申请，对查阅或借阅档案的必要性和合法性进行审核，并报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，综合管理部档案管理人员应按照规定为外单位提供相应