家长学校档案管理制度

PAGE家长学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强家长学校档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，充分发挥档案在家长学校教育教学、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于家长学校的所有档案管理工作，包括但不限于教学计划、学员信息、活动记录、师资资料、考核评价等各类档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映家长学校的工作实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与家长学校相关的各类档案资料，保证档案的系统性和完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案整理、分类、编号、装订等工作符合要求。4.保密性原则：对涉及学员隐私、学校机密等重要档案资料，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用和保管，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员，负责家长学校档案的集中管理和日常维护工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，便于档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定对档案进行鉴定和销毁。（二）各部门职责1.教学部门：负责收集、整理教学计划、教案、课件、学员作业、考试成绩等教学档案资料，并及时移交档案管理部门。2.学员管理部门：负责建立学员档案，包括学员基本信息、报名资料、学习记录、奖惩情况等，定期更新学员信息，并将相关档案资料移交档案管理部门。3.活动组织部门：负责收集、整理家长学校组织的各类活动档案，如家长会、亲子活动、讲座等的方案、通知、签到表、活动照片、总结报告等，及时移交档案管理部门。4.师资管理部门：负责收集教师的个人资料、教学资质、培训记录、教学评价等师资档案资料，并移交档案管理部门。5.其他部门：按照档案管理要求，负责本部门相关档案资料的收集、整理和移交工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、教学日志、学员考勤记录、作业批改情况、考试试卷及成绩等。2.学员档案：学员基本信息登记表、报名申请表、缴费凭证、学习证明、结业证书、奖惩记录等。3.活动档案：活动策划方案、活动通知、活动海报、签到表、活动现场照片、视频资料、活动总结报告等。4.师资档案：教师个人简历、教师资格证书、培训证书、教学成果、教学评价等。5.行政管理档案：学校规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、文件收发登记、财务报表等。6.其他档案：家长反馈意见、社会合作协议、捐赠记录等与家长学校相关的各类档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地移交档案管理部门。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全，字迹清晰，纸张质量良好。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为教学档案、学员档案、活动档案、师资档案、行政管理档案等几大类，每大类再根据具体情况进行细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号。例如，教学档案编号为JX[年份][顺序号]，学员档案编号为XY[年份][顺序号]等。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查询和管理。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案保管（一）保管期限1.永久保管：学校重要规章制度、历史沿革、重大活动记录、长期有效的合作协议等档案资料应永久保管。2.定期保管：教学档案、学员档案、活动档案、师资档案、行政管理档案等一般保管期限为[X]年，期满后根据档案的重要性和利用价值进行鉴定，确定是否继续保存。（二）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.对电子档案应进行备份存储，并定期检查数据的完整性和可用性。备份存储介质应选择安全可靠的设备，如磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同的地点。（三）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，报告内容包括档案数量、保管状况、存在问题及处理建议等。五、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案资料的正常使用和信息安全。2.严格履行档案查阅审批手续，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案资料。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。档案管理人员应根据申请内容提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.借阅：如需借阅档案资料，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、复印、泄露档案内容，归还时应确保档案资料完整无损。3.出具证明：根据工作需要，档案管理部门可依据档案资料为学校或相关部门出具证明材料。出具证明应严格按照档案内容如实填写，加盖档案管理部门印章。（三）利用记录档案管理人员应对档案利用情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅内容、归还时间等。利用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定是否需要销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，对照档案保管期限表，判断档案是否达到保管期限。2.评估档案的重要性和利用价值，对于虽未达到保管期限，但已失去保存意义的档案，也可列入鉴定范围。3.查阅档案利用记录，了解档案的利用情况，为鉴定提供参考依据。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.将《档案销毁清册》报学校领导审批，经批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，将《档案销毁清册》存档保管。七