档案管理制度及实施细则

PAGE档案管理制度及实施细则一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度及实施细则。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织工作活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责档案管理的日常工作。其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度及实施细则。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案管理工作流程和业务规范，指导各部门档案管理工作，对档案管理人员进行培训。4.开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供档案信息服务，积极推进档案信息化建设。5.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，其职责如下：1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的及时归档和安全存放。2.按照档案管理部门的要求，定期对本部门档案进行自查和清理，保证档案的质量。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，为公司/组织内部查阅档案提供便利。4.接受档案管理部门的业务指导和培训，提高档案管理业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事档案，劳动工资档案，教育培训档案，安全保卫档案等。2.经营管理类：包括市场调研、市场营销、客户关系管理等方面的文件，合同协议档案，招投标档案，财务管理档案，审计档案，物资采购档案等。3.生产技术类：包括产品研发、生产工艺、质量控制等方面的文件，技术图纸档案，技术标准档案，生产记录档案，设备档案等。4.基本建设类：包括公司/组织基本建设项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件，工程图纸档案，工程预决算档案，工程监理档案等。5.会计档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。6.声像档案：包括照片、录音、录像等反映公司/组织工作活动的声像资料。7.电子档案：包括以电子数据形式存在的各类文件、资料、记录等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：1.一级编号：根据档案分类，采用大写字母表示，如A代表行政管理类，B代表经营管理类，C代表生产技术类，D代表基本建设类，E代表会计档案，F代表声像档案，G代表电子档案。2.二级编号：根据一级编号下的具体类别，采用两位数字表示，如A01代表人资管理，A02代表行政办公等。3.三级编号：根据二级编号下的具体档案内容，采用三位数字表示，如A01001代表员工入职档案，A02001代表年度工作计划等。4.编号示例：一份关于公司年度财务预算的文件，属于经营管理类财务管理档案，其编号为B04001。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织制定的规章制度、工作计划、工作总结、报告、会议记录、决议等。3.各类合同协议、招投标文件、项目申报材料、业务往来信函等。4.产品研发、生产工艺、质量控制等方面的技术文件、图纸、记录等。5.基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。6.会计凭证、账簿、报表等会计核算资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、完整的原则，不得遗漏重要文件材料。3.对于电子文件，应确保其原始性、真实性和完整性，按照规定的格式和存储方式进行保存。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行妥善保管。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.保持文件材料的完整性对每份文件材料进行全面检查，确保文件内容完整，附件齐全。3.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和使用，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.纸质文件整理分类：按照档案分类标准，将收集到的纸质文件进行分类。编号：对每份文件进行编号，编号应与档案编号一致。装订：将同一类别的文件按照编号顺序进行装订，去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。编目：编制文件目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、责任者等信息。装盒：将装订好的文件装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。2.电子文件整理分类：按照档案分类标准，对电子文件进行分类。命名：电子文件的命名应遵循简洁、准确、规范的原则，体现文件的主题和内容。存储：将电子文件存储在指定的存储设备上，并建立相应的文件夹结构，按照档案类别和编号进行存放。编目：编制电子文件目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、责任者、存储路径等信息。3.声像档案整理分类：按照档案分类标准，对声像档案进行分类。编号：对每份声像资料进行编号，编号应与档案编号一致。标注：在声像资料上注明拍摄时间（或录制时间）、地点、内容、拍摄人（或录制人）等信息。存储：将声像资料存储在指定的存储设备上，并建立相应的文件夹结构，按照档案类别和编号进行存放。编目：编制声像档案目录，目录应包括文件编号、题名、日期、拍摄人（或录制人）、存储路径等信息。五、档案的保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照类别、编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应定期进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管公司/组织设立、变更、注销等重要文件。股东会、董事会、监事会会议文件。涉及公司/组织重大权益、重要资产的合同协议、招投标文件等。会计档案中的年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.长期保管公司/组织的规章制度、工作计划、工作总结等。各类合同协议、招投标文件、项目申报材料等。生产技术类的重要文件、图纸等（保管期限为10年以上）。基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等过程中形成的重要文件（保管期限为10年以上）。3.短期保管一般性的行政办公文件、业务往来信函等（保管期限为5年以下）。生产技术类的一般性文件、记录等（保管期限为5年以下）。（四）档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组根据国家有关规定和公司/组织实际情况，对档案的保管价值进行评估，提出鉴定意见。2.档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本公司/组织的档案。外部单位或个人查阅、借阅档案，应按照国家有关规定和公司/组织相关制度办理审批手续。（二）利用方式1.查阅员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅记录。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.借阅员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换等。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用审批1.内部查阅档案，由所在部门负责人审批。2.内部借阅档案，由所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。3.外部单位或个人查阅、借阅档案，应经公司/组织主管领导审批，并签订保密协议。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、编号、查阅（借阅）目的、审批意见、归还日期等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案管理信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理系统建立档案信息化管理系统，涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理功能。系统应具备档案录入、查询、统计、报表生成、权限管理等功能，实现档案信息的集中管理和共享。（三）电子档案管理1.电子文件的形成、办理过程应符合档案管理要求，确保电子文件的原始性、真实性和完整性。2.电子档案应按照规定的格式和存储方式进行存储，定期进行备份，备份存储设备应异地存放。3.建立电子档案元数据管理机制，对电子档案的元数据进行采集、整理和维护，确保元数据的准确性和完整性。4.电子档案的利用应通过档案信息化管理系统进行，严格按照权限控制，确保档案信息安全。（四）信息化安全保障1.加强档案信息化管理系