单位涉密档案管理制度

PAGE单位涉密档案管理制度一、总则（一）目的为加强单位涉密档案管理，确保国家秘密和单位商业秘密的安全，维护单位合法权益，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门在工作中形成的涉及国家秘密、商业秘密等需要保密的各类档案的管理。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法进行涉密档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.安全保密原则：采取有效措施确保涉密档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。3.分级管理原则：根据涉密档案的密级程度，实行分级分类管理，明确各级管理职责。4.规范操作原则：建立健全涉密档案管理流程和操作规范，确保各项工作有序进行。二、涉密档案的界定与密级划分（一）涉密档案的界定涉密档案是指在单位工作中形成的，涉及国家秘密、商业秘密或其他敏感信息，一旦泄露可能对国家安全、单位利益或个人权益造成损害的各类档案。包括但不限于文件、资料、图表、数据、记录、报告、合同、协议等。（二）密级划分1.绝密级：涉及最重要的国家秘密或单位核心商业秘密，泄露会使国家或单位的安全和利益遭受特别严重损害的档案。2.机密级：涉及重要的国家秘密或单位关键商业秘密，泄露会使国家或单位的安全和利益遭受严重损害的档案。3.秘密级：涉及一般的国家秘密或单位普通商业秘密，泄露会使国家或单位的安全和利益遭受损害的档案。三、涉密档案管理职责（一）单位保密委员会1.负责制定和修订单位涉密档案管理制度，指导和监督各部门的涉密档案管理工作。2.审批重要涉密档案的保管期限、密级变更和解密等事项。3.协调解决涉密档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门1.负责涉密档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编号、装订、存储等。2.建立涉密档案台账，记录档案的基本信息、密级、保管期限、借阅情况等。3.按照保密规定对涉密档案进行保管，确保档案的安全和完整。4.负责办理涉密档案的查阅、借阅、复制、销毁等手续。5.定期对涉密档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。（三）各部门1.负责本部门产生的涉密档案的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门涉密档案的管理，确保档案的安全。3.按照规定的程序和要求，办理本部门涉密档案的查阅、借阅等手续。4.对本部门工作人员进行保密教育，提高保密意识，防止涉密档案的泄露。（四）档案形成人员1.负责将工作中形成的涉密文件、资料等及时整理归档，确保材料的完整性和准确性。2.严格遵守保密规定，不得私自留存、销毁或传播涉密档案。3.在档案形成过程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。四、涉密档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责收集本部门工作中产生的涉密档案，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集范围包括但不限于上级文件、内部文件、会议记录、合同协议、技术资料、财务报表等涉及涉密信息的各类材料。3.对于电子文档，应按照规定的格式进行存储，并进行加密处理，确保信息安全。（二）整理1.档案管理部门对收集到的涉密档案进行统一整理，按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、密级等信息。4.对涉密档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。五、涉密档案的保管（一）保管场所1.设立专门的涉密档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁等安全设施。2.库房应安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）存储方式1.涉密档案应分类存放，不同密级档案应分开保管，避免相互混淆。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，并加锁保护。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，存储设备应进行加密处理，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（三）保管期限1.根据国家法律法规和单位实际情况，确定涉密档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是涉及单位重大利益、具有重要历史价值或对国家和社会有重大影响的档案。3.长期保管的档案一般是保存期限在10年以上的档案。4.短期保管的档案是保存期限在10年以下的档案。（四）定期清查1.档案管理部门应定期对涉密档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时记录并报告。3.对清查中发现的丢失、损坏或疑似泄露的档案，应立即采取措施进行处理，并向上级报告。六、涉密档案的利用（一）查阅1.因工作需要查阅涉密档案的，应填写《涉密档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.《涉密档案查阅申请表》经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，方可查阅。3.查阅涉密档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。4.查阅人员应严格遵守保密规定，不得在档案上涂改、标记或损毁，不得私自复制、拍照、录音等。（二）借阅1.因工作需要借阅涉密档案的，应填写《涉密档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《涉密档案借阅申请表》经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，办理借阅手续。3.借阅涉密档案应使用专门的借阅登记册，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的涉密档案，不得转借他人，不得在非保密场所存放。归还时，应确保档案的完整性和保密性。（三）复制1.因工作需要复制涉密档案的，应填写《涉密档案复制申请表》，注明复制内容、用途、数量等。2.《涉密档案复制申请表》经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，方可复制。3.复制涉密档案应使用专门的复制设备，并在档案管理部门的监督下进行。复制件应与原件具有同等密级，并按照原件的管理要求进行保管。七、涉密档案的密级变更与解密（一）密级变更1.涉密档案在保管过程中，如因情况变化，需要变更密级的，由档案形成部门或档案管理部门提出申请。2.申请应说明变更理由、变更后的密级等信息，并填写《涉密档案密级变更申请表》。3.《涉密档案密级变更申请表》经所在部门负责人审核，报单位保密委员会审批。审批通过后，按照新的密级进行管理。（二）解密1.涉密档案保管期限届满或保密事项已经公开，不再具有保密价值的，由档案管理部门提出解密申请。2.申请应说明解密理由、档案名称、密级、保管期限等信息，并填写《涉密档案解密申请表》。3.《涉密档案解密申请表》经所在部门负责人审核，报单位保密委员会审批。审批通过后，予以解密。4.解密后的档案应按照普通档案进行管理。八、涉密档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无需继续保存的涉密档案。2.因保密事项已公开或其他原因不再具有保密价值的涉密档案。3.经鉴定确属无效或错误的涉密档案。（二）销毁程序1.档案管理部门对拟销毁的涉密档案进行登记造册，详细记录档案的名称、编号、密级、数量等信息。2.填写《涉密档案销毁申请表》，说明销毁理由、销毁方式等，经所在部门负责人审核，报单位保密委员会审批。3.审批通过后，选择具有保密资质的销毁机构进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。4.销毁完成后，销毁机构应出具销毁证明，档案管理部门将销毁证明与销毁申请表一并归档保存。九、监督与检查（一）内部监督1.单位保密委员会定期对各部门的涉密档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门对各部门的涉密档案管理情况进行日常监督，指导各部门做好档案管理工作。（二）外部检查1.积极配合国家保密行政管理部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，如实提供有关资料和情况。2.对于检查中发现的问题，及时制定整改措施，限期