热电公司档案管理制度

PAGE热电公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强热电公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于热电公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理公司在生产、经营、管理等各方面形成的档案，保证档案的齐全。4.时效性原则及时对档案进行整理、归档，确保档案信息的时效性，便于利用。（四）管理职责1.综合管理部门负责公司档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；制定和完善档案管理制度；负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.各部门负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，指定专人负责档案管理，并接受综合管理部门的业务指导和监督检查。3.档案管理人员严格遵守档案管理规定，认真履行职责，做好档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整；积极为公司各项工作提供档案信息服务。二、档案的形成与收集（一）档案形成公司各部门及所属单位在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料、图表、声像等均属档案范畴。包括但不限于以下方面：1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件；会议文件、决议、纪要；工作计划、总结、报告；规章制度、办法、细则；人事任免、奖惩、考核等文件；各类合同、协议；接待工作文件等。2.生产技术类热电生产工艺文件、操作规程；设备图纸、说明书、维护记录；技术改造方案、报告；生产运行报表、记录；质量检验文件等。3.经营管理类财务报表、账目、审计报告；市场营销文件、客户资料；物资采购合同、清单；成本核算文件；经济活动分析报告等。4.安全环保类安全管理制度、应急预案；安全检查记录、隐患排查报告；环保监测数据、报告；环境影响评价文件等。5.党群工作类党组织文件、会议记录；党员名册、组织关系介绍信；工会文件、活动记录；共青团工作文件等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全完整、真实有效，字迹清晰，载体完好。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人跟踪收集，确保不遗漏。4.对于外来文件，如上级机关文件、相关单位函件等，由综合管理部门统一收集后，按规定进行分发和归档。三、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按年度分类将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.按机构（部门）分类结合公司组织架构，按部门对档案进行分类，明确各部门档案的归属。3.按问题分类根据档案内容所反映的问题，将相关文件材料归为一类，如行政管理类中的规章制度、人事管理等类别。4.按保管期限分类根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）整理方法1.文书档案按照文件的形成时间顺序排列，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录，装订成卷，并编制案卷封面、封底和备考表。2.科技档案按项目、专业等进行分类整理，对设备档案、工程档案等分别建立档案目录，注明档案编号、名称、日期、来源等信息。图纸应折叠成A4幅面，并进行编号、标注。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，装订成册，填写封面和目录。会计档案应按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》进行整理和保管。4.声像档案对照片、录音、录像等声像资料进行分类整理，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息，并配以文字说明。声像档案应刻录成光盘或制成电子相册等进行保存。5.电子档案对公司形成的电子文件，按照电子文件管理相关规定进行整理。电子文件应进行分类存储，建立电子文件目录，确保电子文件的可读性和可追溯性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的归档（一）归档时间1.文书档案各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交综合管理部门。2.科技档案项目结束后一个月内，项目负责人应将项目档案整理归档，移交综合管理部门。3.会计档案会计年度终了后，由财务部门按照规定整理立卷，保管一年期满后移交综合管理部门。4.声像档案在相关活动结束或事件完成后，应及时将声像资料整理归档。5.电子档案定期（每季度或半年）将电子文件整理归档，确保电子档案与纸质档案同步归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案齐全、完整、准确，整理规范。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.将档案移交清单与档案一并提交给综合管理部门档案管理人员，双方进行核对、签收。4.综合管理部门档案管理人员对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.对不同保管期限、不同类别、不同载体的档案应分开存放，并设置明显的标识。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制；对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、泄密。4.对已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定，确定存毁。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经公司领导批准后，由专人负责销毁，并在销毁清册上签字。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和公司实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、各相关部门业务骨干及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的重要性、完整性、时效性等因素确定其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式等方面的差异，判断其保存价值。（四）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清册经公司领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。监销人员应对销毁过程进行监督，确保档案全部销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。3.按照国家有关规定，及时向上级主管部门报送档案统计报表。（二）利用工作1.档案利用原则遵循保密、高效、便捷的原则，为公司各项工作提供档案信息服务。2.利用方式查阅：公司内部人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。借阅：因特殊情况需要借阅档案的，须经综合管理部门负责人批准，并办理借阅手续，明确借阅期限。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。复制：根据利用者的需求，可为其提供