咸安档案管理制度

PAGE咸安档案管理制度一、总则（一）目的为加强咸安档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于咸安公司/组织内部各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则咸安公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映咸安公司/组织各项工作活动的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理咸安公司/组织在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及咸安公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率，满足咸安公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置咸安公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善咸安公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责咸安公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全咸安公司/组织档案信息管理系统，对档案进行数字化存储和管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.负责咸安公司/组织档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的程序和要求，为咸安公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.定期对咸安公司/组织档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行处理。7.组织开展咸安公司/组织档案管理业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。8.负责咸安公司/组织档案管理工作的对外联络与协调，与上级主管部门、档案行政管理部门等保持良好的沟通与协作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保本部门档案的齐全完整。2.按照咸安公司/组织档案管理制度的要求，对本部门形成的档案进行规范化整理，及时向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门开展档案查阅、借阅等利用工作，为本部门员工提供档案利用服务。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向档案管理部门报告。三、档案的分类与编号（一）档案分类咸安公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度、会议记录、决议、决定等，人事任免、劳动合同、员工培训、绩效考核等文件，行政事务处理文件，对外联络文件等。2.业务管理类档案涵盖公司/组织各类业务活动的规划、计划、方案、报告、统计报表等文件，业务合同、协议、订单、客户资料等，业务流程文件，质量控制文件，技术研发文件等。3.财务审计类档案包含财务预算、决算、报表、账簿、凭证等文件，审计报告、审计工作底稿、内部控制文件等。4.基本建设类档案涉及公司/组织基本建设项目的立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。5.设备仪器类档案包括公司/组织各类设备仪器的购置合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、报废处置文件等。6.声像电子类档案如照片、录音、录像、光盘、电子文档等，记录公司/组织重要活动、工作场景、产品形象等信息。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类档案：编号以“XZ”开头，后面接四位流水号，如XZ0001、XZ0002等。2.业务管理类档案：编号以“YW”开头，后面接四位流水号，如YW0001、YW0002等。3.财务审计类档案：编号以“CW”开头，后面接四位流水号，如CW0001、CW0002等。4.基本建设类档案：编号以“JS”开头，后面接四位流水号，如JS0001、JS0002等。5.设备仪器类档案：编号以“SB”开头，后面接四位流水号，如SB0001、SB0002等。6.声像电子类档案：编号以“SX”开头，后面接四位流水号，如SX0001、SX0002等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员负责收集本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.对于重要的会议、活动等形成的档案，相关部门应及时通知档案管理部门，以便档案管理部门进行同步收集和整理。3.员工在工作中形成的个人业务档案，如工作成果报告、项目文档等，应按照规定及时提交给所在部门兼职档案员。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类。2.对每类档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于档案的查找和利用。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐美观。对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并进行分类存储，建立相应的索引目录。4.声像档案应进行整理编目，注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并进行数字化存储。五、档案的保管（一）档案库房建设1.咸安公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗设施等，确保档案的安全保管。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，保证档案管理工作的有序开展。（二）档案存储1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，标识清晰。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。4.声像档案应存储在光盘、磁带等存储介质上，并建立相应的存储目录，便于查找和使用。（三）档案保管期限根据国家有关规定和咸安公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、涉及公司重大权益和重要资产的文件等，应长期保存，不得销毁。2.长期保管的档案：一般保管期限为10年以上至50年，如重要业务合同、财务报表、审计报告等，应在规定期限届满后进行鉴定，确定是否继续保存。3.短期保管的档案：保管期限为10年以下，如一般性的业务文件、行政事务文件等，保管期满后，经鉴定可以销毁。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.每月对档案库房进行一次安全检查，检查消防器材是否完好有效，温湿度是否符合要求，档案是否有霉变、虫蛀等情况。3.每年对档案进行一次全面清查，核对档案的数量、编号、目录等信息，确保档案的准确无误。4.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复受损档案、更换存储介质、调整保管环境等。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.咸安公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据《档案查阅申请表》提供档案查阅服务，查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。（二）档案复制1.查阅人员如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制内容等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，由档案管理部门进行复制。2.档案复制应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。3.复制的档案应加盖档案管理部门的“档案复制章”，注明复制日期、份数等信息。（三）档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人员、档案名称、编号、利用目的、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、形式、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人、分管领导签字批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应采用适