学院档案管理工作制度

PAGE学院档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强学院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学院档案工作实行集中统一领导，由学院综合档案室归口管理全院档案。2.完整准确原则。确保档案内容的真实、完整，反映学院各项工作的历史全貌。3.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则。采取有效措施，保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案管理工作的规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管全院各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.开展档案的编目、检索、统计等工作，建立健全档案管理信息系统，提高档案管理的信息化水平。4.积极开发档案信息资源，为学院教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.组织档案业务培训和学术交流活动，提高档案工作人员的业务素质。（二）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整。2.定期向综合档案室移交档案，并协助综合档案室做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。3.负责对本部门、本单位兼职档案员进行业务指导和培训，提高兼职档案员的工作水平。（三）档案工作人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律，保守档案机密。2.认真学习和掌握档案管理的专业知识和技能，不断提高业务水平。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，确保档案工作的规范化、科学化。4.积极参与档案信息资源的开发利用，为学院各项工作提供优质的档案服务。三、档案的收集与归档（一）归档范围学院档案主要包括党群、行政、教学、科研、学生、基建、设备、出版、外事等各类档案。具体归档范围按照国家档案局和教育部颁发的《高等学校档案管理办法》及相关规定执行。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集齐全。2.档案形成部门应按照档案管理的要求，对档案材料进行分类整理，编制目录，装订成册，并在规定时间内移交综合档案室。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行专项收集，确保档案的完整性和系统性。（三）归档时间1.文件材料应在次年上半年归档。2.教学档案应在每学期结束后一个月内归档。3.科研项目档案应在项目结题后两个月内归档。4.基建档案应在工程竣工验收后三个月内归档。5.设备档案应在设备开箱验收后及时归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学院档案采用年度机构保管期限分类法进行整理。即先按年度分开，再按机构分类，最后按保管期限划分。（三）整理要求1.对收集到的档案材料进行全面清理，剔除重复、无用的材料，对破损、褪色的材料进行修复或复制。2.按照分类方案，对档案材料进行分类、编号、编目，编制档案目录和检索工具。3.对档案进行装订、装盒，填写盒脊和备考表，确保档案的整齐、美观。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备符合国家规定的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同年度、不同机构、不同保管期限的档案应分开存放。2.档案盒应排列整齐，便于查找和利用。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映学院主要职能活动和历史面貌的，对学院有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对学院工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年；短期保管的档案是指在较短时间内对学院工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（四）档案鉴定与销毁1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人和有关专家参加。3.对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经学院领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学院档案管理规定。2.方便快捷原则。优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供优质服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅利用。利用者可凭有效证件到综合档案室查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅利用。因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用。利用者如需复制档案材料，应填写复制申请表，经综合档案室负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案材料应加盖学院档案专用章。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立学院档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化管理和信息化利用，提高档案管理的工作效率和服务质量。（二）数字化加工1.对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案。数字化扫描应符合国家有关标准和规范，确保电子档案的质量。2.对电子档案进行分类、著录、标引，建立电子档案数据库。（三）信息系统管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.利用档案管理信息系统开展档案检索、统计、编研等工作，提高档案管理的信息化水平。八、档案工作的监督与检查（一）监督检查机制学院建立档案工作监督检查机制，定期对各部门、各单位的档案工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档情况。3.档案的保管和安全情况。4.档案的利用情况。