学校运动场档案管理制度

PAGE学校运动场档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校运动场档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校内所有运动场相关档案的管理，包括但不限于运动场建设规划、施工图纸、维护记录、使用情况统计、赛事活动资料等。（三）管理原则1.集中统一原则：运动场档案由学校指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容应如实反映运动场的建设、使用和维护情况，数据准确，资料可靠。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案室负责运动场档案的管理工作。档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等。（二）职责1.档案收集：负责收集、整理、归档运动场相关的各类文件资料，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照分类标准对收集到的档案进行整理、编目，使其条理清晰，便于查找。3.档案保管：妥善保管档案，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。4.档案利用：根据学校各部门的需求，及时提供档案查阅服务，并做好利用登记工作。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案统计：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，为档案管理提供数据支持。三、档案分类与编号（一）分类1.建设规划类：包括运动场建设项目的可行性研究报告、规划设计方案、立项批复等文件。2.施工图纸类：涵盖运动场建设过程中的各类施工图纸，如建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、电气施工图等。3.维护记录类：记录运动场日常维护、维修情况的文件，包括维护计划、维修记录、设备保养记录等。4.使用情况统计类：统计运动场使用频率、使用时间、使用人员等信息的报表和数据。5.赛事活动类：与运动场举办的各类赛事、活动相关的文件资料，如赛事组织方案、活动总结、参赛人员名单等。6.其他类：不属于以上分类的其他相关文件资料。（二）编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用字母与数字相结合的方式，具体如下：1.建设规划类：以“JG”开头，后面依次为年份、序号，如“JG2023001”。2.施工图纸类：以“TZ”开头，后面依次为年份、图纸类别代码、序号，图纸类别代码根据专业划分，如建筑为“JZ”，结构为“JG”，给排水为“PS”，电气为“DQ”等，例如“TZ2022JZ002”。3.维护记录类：以“WH”开头，后面依次为年份、序号，如“WH2023003”。4.使用情况统计类：以“SY”开头，后面依次为年份、序号，如“SY2022004”。5.赛事活动类：以“SS”开头，后面依次为年份、活动名称代码、序号，活动名称代码根据活动类型设定，如运动会为“YD”，文艺演出为“WY”等，例如“SS2023YD001”。6.其他类：以“QT”开头，后面依次为年份、序号，如“QT2022005”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门产生的与运动场相关的文件资料，并及时移交档案室。2.对于外来文件，如上级部门的通知、函件等，由学校办公室负责收集后移交档案室。3.档案收集应做到及时、完整，不得遗漏重要文件资料。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类。2.对每份文件资料进行编号，并编制目录。目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息。3.对图纸类档案，应进行折叠、装订，使其规格统一，并在图纸上加盖档案章。4.对电子文件，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，确保电子文件的可读性和可查性。五、档案保管（一）保管环境档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备足够数量的档案柜，档案柜应坚固耐用，能够满足档案存放的需要。2.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.配备必要的温湿度监测设备，定期对档案室的温湿度进行监测和记录。（三）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围学校各部门因工作需要，可查阅、借阅运动场档案。查阅、借阅档案应遵守本制度的规定。（二）利用手续1.查阅手续：查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。档案室工作人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.借阅手续：借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅档案。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用登记档案室工作人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等信息。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、保持文件之间的历史联系等原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、已失去现实利用价值的档案进行重点审查。3.结合学校的发展规划和档案管理的实际情况，对档案的保存期限进行合理调整。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》应经学校分管领导批准。3.按照批准的《档案销毁清单》，对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清单》上签字，并将《档案销毁清单》存档。八、档案统计与信息化管理（一）档案统计档案室应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写《档案统计报表》。统计报表应准确反映档案管理的各项数据，并及时上报学校领导和上级档案管理部门。（二）信息化管理1.建立学校运动场档案管理信息系统，将档案的基本信息、目录信息、电子文件等录入系统，实现档案的信息化管理。2.利用档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行实时监控和管理，提高档案管理的工作效率和服务质量。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行。九、监督与检查（一）监督机制学校建立档案管理监督机制定期对档案室的工作进行检查和指导，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理设施设备的运行情况。4.档案统计报表的填报情况。（三）问题整改对检查中发现的问题，