员工合同及档案管理制度

PAGE员工合同及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工合同及档案管理，规范公司劳动用工行为，维护公司和员工的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括与公司签订劳动合同的各类人员。（三）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关政策，确保合同及档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证员工合同及档案信息的真实性、准确性和完整性。3.保密原则：对涉及员工个人隐私的信息予以严格保密。4.及时归档原则：各类合同及档案资料应及时整理、归档，便于查询和管理。二、员工合同管理（一）合同签订1.劳动合同签订流程新员工入职后，人力资源部门应在[X]个工作日内与其签订劳动合同。劳动合同文本应使用公司统一制定的格式，明确双方的权利和义务。签订劳动合同前，人力资源部门应向员工详细说明合同条款，确保员工理解并同意相关内容。劳动合同一式两份，公司和员工各执一份。2.合同期限劳动合同期限分为固定期限、无固定期限和以完成一定工作任务为期限。固定期限劳动合同的期限由双方协商确定，但最长不超过[X]年。符合《中华人民共和国劳动合同法》第十四条规定情形的员工，公司应与其签订无固定期限劳动合同。3.试用期规定试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。4.合同变更公司与员工协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。变更后的劳动合同文本由公司和员工各执一份。5.合同续签劳动合同期满前，人力资源部门应提前[X]天通知员工是否续签劳动合同。员工同意续签的，应在劳动合同期满前[X]天内办理续签手续。公司决定不续签劳动合同或者员工不同意续签劳动合同的，双方应按照劳动合同约定及相关法律法规办理终止劳动合同手续。（二）合同履行1.公司应按照劳动合同约定，向员工提供必要的工作条件、劳动保护和劳动报酬等。2.员工应按照劳动合同约定，遵守公司的规章制度，履行工作职责，完成工作任务。3.公司和员工应按照劳动合同约定，依法缴纳社会保险费。（三）合同解除与终止1.合同解除双方协商一致，可以解除劳动合同。员工有下列情形之一的，公司可以解除劳动合同：在试用期内被证明不符合录用条件的；严重违反公司规章制度的；严重失职，营私舞弊，给公司造成重大损害的；被依法追究刑事责任的；法律法规规定的其他情形。公司有下列情形之一的，员工可以解除劳动合同：未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的；未及时足额支付劳动报酬的；未依法为员工缴纳社会保险费的；公司的规章制度违反法律、法规的规定，损害员工权益的；法律法规规定的其他情形。有下列情形之一的，劳动合同终止：劳动合同期满的；员工开始依法享受基本养老保险待遇的；员工死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；公司被依法宣告破产的；公司被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者公司决定提前解散的；法律法规规定的其他情形。2.解除与终止合同的手续公司与员工解除或终止劳动合同的，应出具解除或终止劳动合同的证明，并在[X]个工作日内为员工办理档案和社会保险关系转移手续。员工应按照公司规定办理工作交接手续，归还公司财物。公司应在解除或终止劳动合同之日起[X]个工作日内，一次性支付员工工资及经济补偿等费用。三、员工档案管理（一）档案内容1.员工基本信息档案员工个人简历，包括学习经历、工作经历等。身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等相关证件复印件。员工入职登记表、劳动合同等。2.员工工作业绩档案员工绩效考核记录。员工获得的荣誉证书、奖励记录等。员工参加培训、学习的记录及成果。3.员工薪酬福利档案员工工资发放记录。员工社会保险、住房公积金缴纳记录。员工福利待遇领取记录。4.员工奖惩档案员工违纪违规处理记录。员工受到表扬、奖励的相关文件及记录。（二）档案建立与收集1.人力资源部门负责建立员工档案，并在员工入职时收集相关资料。2.员工应如实提供个人信息及相关资料，如有虚假信息，公司有权解除劳动合同。3.各部门应及时将员工的工作业绩、奖惩情况等资料报送人力资源部门，纳入员工档案管理。（三）档案整理与归档1.人力资源部门应定期对员工档案进行整理，按照档案内容分类存放，确保档案资料的整齐、有序。2.对档案资料进行编号、编目，建立档案索引，便于查询和管理。3.档案应存放于专门的档案柜或档案室，确保档案的安全和保密。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员查阅员工档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人及人力资源部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。3.因工作需要借阅员工档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人及人力资源部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。（五）档案保管与保密1.人力资源部门应指定专人负责档案保管工作，确保档案的安全和完整。2.档案保管人员应定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。3.对涉及员工个人隐私的档案信息，应严格保密，未经员工本人同意，不得向任何单位或个人泄露。（六）档案销毁1.员工档案保存期限按照国家法律法规及公司规定执行。2.档案超过保存期限需要销毁的，由人力资源部门提出销毁申请，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。3.档案销毁应进行登记，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息。四、监督与检查（一）公司成立合同及档案管理监督小组，负责对公司员工合同及档案管理工作进行监督检查。（二）监督小组定期对合同签订、履行