光盘档案管理制度

PAGE光盘档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司光盘档案的管理，确保光盘档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类光盘档案的管理。（三）定义1.光盘档案：指公司在各项业务活动中直接形成的，具有保存价值的，以光盘为载体的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则。公司光盘档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程管理原则。对光盘档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理。3.有效利用原则。充分发挥光盘档案的作用，为公司的生产经营、管理决策等提供有力支持。二、光盘档案的形成与积累（一）形成部门职责1.各部门负责本部门业务活动中光盘档案的形成与积累工作，指定专人负责收集、整理本部门的光盘档案。2.业务人员在工作中应及时将形成的光盘档案移交指定专人，确保档案的及时收集。（二）收集范围1.公司各类会议形成的录音、录像光盘，包括重要会议、专题会议、业务研讨会等。2.公司生产经营活动中拍摄的照片、录像光盘，如产品研发、生产过程、市场推广等。3.公司技术研发过程中产生的实验数据、设计图纸、技术文件等以光盘存储的资料。4.公司对外宣传活动中制作的宣传光盘，包括宣传片、广告片等。5.其他具有保存价值的光盘资料。（三）积累要求1.光盘档案的内容应真实、准确、完整，反映公司业务活动实际情况。2.收集的光盘应确保质量良好，无损坏、数据丢失等情况。3.对收集到的光盘应及时进行登记，记录光盘的名称、内容、形成时间、来源等信息。三、光盘档案的整理（一）分类标准1.按照光盘档案的内容和性质，分为会议类、生产经营类、技术研发类、宣传类等类别。2.每类再根据具体情况进行细分，如会议类可分为重要会议、一般会议等；生产经营类可分为产品研发、生产过程、市场推广等。（二）编号规则1.光盘档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的形式。2.年度：用四位数字表示，如“202X”。3.类别代码：根据分类标准，用大写字母表示，如“HY”表示会议类，“SCJY”表示生产经营类等。4.顺序号：用三位数字表示，从“001”开始依次编号。（三）整理步骤1.对收集到的光盘进行检查，剔除重复、无效的光盘。2.根据分类标准对光盘进行分类，并按照编号规则进行编号。3.编制光盘档案目录，目录应包括编号、名称、内容摘要、形成时间、来源等信息。4.将整理好的光盘档案装入专用的光盘盒，并在光盘盒上标明编号、名称等信息。四、光盘档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的光盘档案整理归档，移交综合档案室。2.对于重大项目或特殊业务活动形成的光盘档案，应在项目结束或业务活动完成后及时归档。（二）归档手续1.移交部门填写《光盘档案移交清单》，详细列出移交光盘档案的编号、名称、数量等信息。2.综合档案室接收人员对移交的光盘档案进行核对，确认无误后双方签字。3.《光盘档案移交清单》一式两份，移交部门和综合档案室各留存一份。五、光盘档案的保管（一）保管环境1.综合档案室应设置专门的光盘档案保管库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保光盘档案的安全。（二）存储方式1.光盘应采用垂直放置的方式存储，避免相互挤压。2.定期对光盘进行检查，发现有损坏、变形等情况应及时处理。（三）保管期限1.光盘档案的保管期限根据其重要性和保存价值确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的光盘档案主要包括公司重要的历史记录、核心技术资料、重大决策文件等。3.长期保管的光盘档案保管期限为10年以上，主要包括公司一般性的业务档案、重要会议记录等。4.短期保管的光盘档案保管期限为10年以下，主要包括公司临时性的业务资料、一般性的宣传资料等。（四）期满处置1.对保管期满的光盘档案，由综合档案室提出鉴定意见，报公司领导批准后进行处置。2.对确无保存价值的光盘档案，可进行销毁处理。销毁时应填写《光盘档案销毁清单》，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在清单上签字。3.对仍有保存价值但保管期限已满的光盘档案，可以延长保管期限或进行数字化转换，以便长期保存和利用。六、光盘档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的光盘档案。2.因公司生产经营、管理决策等需要，其他部门可查阅、借阅相关的光盘档案。3.外单位因工作需要查阅、借阅公司光盘档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用手续1.查阅、借阅光盘档案应填写《光盘档案查阅（借阅）申请表》，注明查阅（借阅）的目的、内容、时间等信息。2.申请表经部门负责人签字后，报综合档案室审核。3.综合档案室根据审核情况，确定是否批准查阅（借阅），并告知申请人。如批准，应办理查阅（借阅）登记手续，填写《光盘档案查阅（借阅）登记表》，注明查阅（借阅）人姓名、部门、时间、光盘编号、名称等信息。4.查阅、借阅人应按照规定的时间归还光盘档案，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人应爱护光盘档案，不得涂改、污损、转借、丢失光盘档案。2.如需复制光盘档案，应经综合档案室批准，并按照规定的程序进行复制。复制的光盘档案应与原件内容一致，并注明复制日期和复制人。3.利用结束后，查阅、借阅人应及时将光盘档案归还综合档案室，由接收人员进行核对，确认无误后办理归还手续。七、光盘档案的安全管理（一）人员管理1.综合档案室工作人员应经过专业培训，熟悉光盘档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.严格限制非档案管理人员进入光盘档案保管库房，确因工作需要进入的，须经综合档案室负责人批准，并进行登记。（二）安全制度1.建立健全光盘档案安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.定期对光盘档案保管库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强对光盘档案存储设备的维护和管理，确保设备正常运行，防止数据丢失。（三）应急处置1.制定光盘档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。3.如发生光盘档案丢失、损坏、被盗等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。同时，积极配合有关部门进行调查，查明原因，追究责任。八、监督与检查（一）监督部门公司设立光盘档案管理监督小组，由综合档案室负责人、相关部门负责人等组成，负责对公司光盘档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.光盘档案管理制度的执行情况，包括光盘档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等环节。2.光盘档案的质量和完整性，检查光盘档案的内容是否真实、准确、完整，编号、目录等是否规范。3.光盘档案保管环境和存储设备的状况，检查库房的温度、湿度、通风等条件是否符合要求，存储设备是否正常运行。4.光盘档案利用情况，检查查阅（借阅）手续是否齐全，利用过程是否规范，光盘档案是否及时归还等。（三）检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的光盘档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对光盘档案管理的某个环节或部分部