市政养护档案管理制度

PAGE市政养护档案管理制度一、总则（一）目的为加强市政养护档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在市政养护工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有与市政养护工作相关的档案管理活动，包括但不限于道路、桥梁、排水、照明等市政设施养护过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则市政养护档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映市政养护工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集市政养护工作中产生的各类档案，确保档案资料无遗漏。4.及时性原则及时对市政养护工作中的文件、资料进行整理、归档，保证档案的时效性。5.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的市政养护档案管理制度。2.负责市政养护档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立健全市政养护档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对市政养护档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案的安全保管。6.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高员工对档案管理工作的认识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门市政养护工作中文件、资料的形成、积累和整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案管理部门的业务指导。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等，确保档案的质量和安全。3.积极为档案利用者提供服务，按照规定及时、准确地提供档案资料。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.市政养护工作计划、方案、总结等文件。2.市政设施养护工程的立项、设计、施工、验收等文件资料。3.市政设施巡查记录、养护记录、维修记录、检测报告等。4.市政设施养护过程中产生的照片、录像、音频等资料。5.市政设施养护工作中涉及的合同、协议、招投标文件等。6.与市政养护工作相关的上级文件、领导批示、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保收集的及时性和完整性。2.收集的文件、资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的文件、资料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.根据市政养护工作的实际情况，采用科学合理的分类方法。（四）整理方法1.分类按照市政养护工作的内容和性质，将档案分为道路养护档案、桥梁养护档案、排水养护档案、照明养护档案等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如道路养护档案可分为路面养护档案、路基养护档案、附属设施养护档案等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用年度+类别+流水号的方式进行编制，如2023DL001，表示2023年排水养护类第1份档案。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。4.装订对整理好的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的保管（一）保管期限根据市政养护档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及市政养护工作重大决策、重要事件、关键技术等具有长远历史价值和查考利用价值的档案。2.长期保管的档案保存期限在10年以上（含10年）的档案，主要包括市政养护工程的重要文件、长期有效的技术资料等。3.短期保管的档案保存期限在10年以下的档案，如一般性的养护记录、临时性的文件等。（二）保管方式1.纸质档案采用纸质档案盒进行保管，档案盒应具备防火、防潮、防虫等功能。将整理好的档案按照类别和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。2.电子档案建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和准确性。3.特殊载体档案如照片、录像、音频等特殊载体档案，应按照相关规定进行整理和保管。照片应冲印成纸质照片并进行编号，同时保存电子照片；录像、音频资料应进行数字化处理后存储，并建立相应的目录索引。（三）保管环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房内应配备防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等方面。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家有关法律法规和本公司/组织的档案管理制度。利用者不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。2.服务优先原则档案管理部门应积极为利用者提供优质、高效的服务，满足利用者的合理需求。3.保密安全原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息的安全。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照规定进行审批和利用。（二）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案，应提供相应的证明材料，并按照规定办理手续。（三）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本公司/组织提交查阅、借阅申请函，说明查阅或借阅的目的、范围、时间等内容。申请函经本公司/组织相关领导审批同意后，外单位人员持有效证件到档案管理部门办理查阅或借阅手续。3.司法机关、行政机关查阅、借阅档案，应出具单位介绍信、工作证等证明材料，并按照规定填写查阅、借阅申请表。档案管理部门审核无误后，办理查阅或借阅手续。（四）利用方式1.查阅利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案。档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保利用者正确查阅档案。查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（五）利用登记对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案名称及编号等信息。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，确保鉴定结果客观、准确。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映市政养护工作的真实情况，是否具有查考利用价值。2.档案的形成时间、来源、保管状况等是否符合相关规定。3.档案的密级是否准确，是否仍需保密。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》。《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.将《档案销毁清册》报本公司/组织相关领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门会同相关部门共同对需要销毁的档案进行销毁