资产评估业务档案制度

PAGE资产评估业务档案制度一、总则（一）目的为加强公司资产评估业务档案管理，规范档案收集、整理、保管、查阅和销毁等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在资产评估业务中的作用，依据国家相关法律法规和资产评估行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司开展的各类资产评估业务所形成的档案管理，包括但不限于企业价值评估、无形资产评估、不动产评估、机器设备评估等项目。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应真实反映资产评估业务的全过程，确保记录的原始性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和整理资产评估业务活动中形成的各类文件资料，保证档案的齐全完整。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、装订和保管，确保档案管理工作的标准化和规范化。4.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查阅、使用和维护，提高工作效率，满足业务发展需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善资产评估业务档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划档案管理工作，协调各业务部门做好档案的收集、整理和移交工作。3.对档案进行集中统一管理，建立档案库房，配备必要的保管设施和设备，确保档案的安全保管。4.按照规定的分类标准和编号方法，对档案进行分类、编号、装订和上架，建立档案目录和索引，方便查询和利用。5.负责档案的查阅、借阅管理，严格执行查阅、借阅审批程序，做好登记和跟踪工作。6.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的数量和质量与记录一致，对发现的问题及时进行处理。7.根据国家有关规定和公司实际情况，提出档案销毁申请，经批准后组织实施档案销毁工作。（二）业务部门职责1.负责本部门资产评估业务档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.在业务项目完成后，按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。4.对本部门形成的档案资料的真实性、完整性负责，接受档案管理部门的监督和检查。（三）项目负责人职责1.负责组织和指导项目组人员做好资产评估业务档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料符合质量要求。2.对项目档案的完整性、准确性和合规性进行审核，签署审核意见。3.协调解决档案管理过程中出现的问题，配合档案管理部门完成档案的移交和后续管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围资产评估业务档案应包括以下各类文件资料：1.业务承接阶段：业务约定书、客户基本情况资料、项目风险评估报告等。2.评估准备阶段：评估计划、评估对象清单、评估基准日的财务报表及相关资料、现场勘查记录等。3.评估实施阶段：收集的评估资料、评估计算过程记录、专家意见、沟通协调记录等。4.评估报告阶段：评估报告初稿、审核意见、客户反馈意见及修改情况记录、评估报告正式文本等。5.其他相关资料：与评估业务有关的会议纪要、往来函件、法律法规及政策文件等。（二）收集要求1.项目组人员应及时收集各自工作过程中形成的文件资料，并按照要求进行整理。2.收集的档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，确保具有法律效力。3.对于电子文档，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.分类：按照资产评估业务的流程和档案的性质，将档案分为业务承接类、评估准备类、评估实施类、评估报告类和其他类等五大类。每大类下再根据具体内容进行细分，形成二级、三级分类目录。2.编号：采用统一的编号方法对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式可采用“年份+项目序号+档案类别代码+顺序号”，例如：2023001A001，其中“2023”表示年份，“001”表示项目序号，“A”表示档案类别代码（如业务承接类），“001”表示该类别下的顺序号。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订厚度不宜过厚，以方便查阅和保管。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数、保管期限等内容。同时，为便于检索，还应建立电子目录索引。四、档案的保管（一）保管期限资产评估业务档案的保管期限根据国家相关规定和业务性质确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及重大资产交易、具有重要历史价值或对公司有重大影响的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为15年以上（含15年）的档案，主要包括一般性的企业价值评估、无形资产评估等项目档案。3.短期保管：保管期限为5年至15年的档案，如一些简单的机器设备评估、不动产评估等项目档案。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应分类存放于档案架上，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据检查和维护。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、索引和检索，确保电子档案的安全保管和有效利用。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。定期对库房进行检查和维护，发现问题及时处理。2.严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。3.配备必要的消防器材和安全防护设备，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅资产评估业务档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。3.查阅涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格遵守保密规定，未经客户同意，不得向任何第三方透露档案内容。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅资产评估业务档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。4.借阅结束后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及资产评估业务的商业秘密、客户隐私等信息，档案管理人员应严格保密，不得泄露给任何无关人员。2.在档案管理工作中，应采取必要的保密技术措施，如对电子档案进行加密存储、对纸质档案进行密封保管等。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任感，签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、存储设备等的安全管理，确保档案的实体安全。2.定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。同时，制定应急预案，应对可能发生的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件，确保档案的安全。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，确保档案管理工作的安全有序进行。七、档案的销毁（一）销毁条件资产评估业务档案达到保管期限后，经鉴定确无保存价值的，可以申请销毁。档案销毁应遵循严格的审批程序，确保销毁档案的合法性和合规性。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清查和鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的清单，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行