湖北大学文件档案制度

PAGE湖北大学文件档案制度一、总则（一）目的为加强湖北大学文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，便于文件档案的查阅、利用和保管，提高学校工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北大学各学院、各部门以及附属单位在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构，对全校文件档案实行集中统一管理，确保文件档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则文件档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，保证文件档案的内容完整、准确，不得篡改、伪造。3.便于利用原则文件档案的整理、分类和保管应充分考虑利用需求，便于查询、借阅和使用，提高文件档案的利用价值。4.安全保密原则加强文件档案的安全保密措施，防止文件档案的丢失、损坏、泄密等情况发生，确保文件档案的安全。二、文件管理（一）文件的形成与收集1.学校各部门应指定专人负责文件的形成和收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.文件形成过程中，应使用统一格式的纸张和书写工具，保证字迹清晰、工整，签署齐全。3.各部门应定期对本部门形成的文件进行收集、整理，按照文件的类别、时间顺序进行分类存放，防止文件散失。（二）文件的分类与编号1.文件分类行政文件：包括学校发布的各类规章制度、决定、通知、通报等。教学文件：涵盖教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩等与教学活动相关的文件。科研文件：涉及科研项目申报、研究成果、学术交流等方面的文件。人事文件：包含教职工的招聘、考核、晋升、奖惩等人事管理文件。财务文件：有关学校财务预算、决算、经费报销等财务工作的文件。其他文件：不属于以上分类的其他各类文件。2.文件编号对重要文件应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式可采用年份+部门代码+文件顺序号的方式，如2023XZ001，表示2023年行政部门的第1号文件。（三）文件的审核与签发1.文件起草完成后，应经起草部门负责人审核，确保文件内容准确、格式规范。2.涉及重要事项或多个部门的文件，需经相关部门会签后，报学校领导签发。3.学校领导应认真审阅文件内容，对文件的准确性、合法性、可行性进行把关，签署明确意见后签发。（四）文件的印发与传递1.文件经签发后，由学校办公室或相关职能部门负责印发。印发时应确保文件格式统一、排版规范，印刷清晰。2.文件印发数量应根据实际需要确定，避免浪费。印发后的文件应及时分发给相关部门和人员。3.文件传递可采用纸质文件传递、电子文件传输等方式。纸质文件传递应通过学校内部文件交换渠道或专人送达，确保文件安全、及时送达；电子文件传输应通过学校指定的办公自动化系统或安全的网络存储设备进行，防止文件丢失或泄密。（五）文件的归档1.文件办理完毕后，承办部门应按照档案管理要求，及时将文件整理归档。2.归档文件应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、领导批示等相关材料。3.归档文件应按照分类方案进行分类整理，编制归档目录，注明文件的编号、名称、日期、来源等信息，便于查找和利用。三、档案管理（一）档案机构与人员1.学校设立档案馆，负责全校档案的集中统一管理。档案馆应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.各学院、各部门应指定专人负责本部门档案工作，协助档案馆做好档案的收集、整理和移交工作。（二）档案的收集与整理1.档案收集档案馆应定期接收各部门移交的档案，确保档案的及时归档。同时，应主动收集学校在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，如重大会议记录、重要活动照片、荣誉证书等。2.档案整理档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。档案应按照保管期限进行划分，分为永久、长期和短期保管。（三）档案的保管1.档案馆应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫设施等，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储设备和存储方式，防止电子档案数据丢失或损坏。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（四）档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案馆应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和相关专家组成的鉴定小组进行，确保鉴定结果客观、准确。2.档案销毁对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，经相关部门负责人审核批准后，由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的真实性和合法性。（五）档案的利用1.档案查阅校内各部门和人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。档案馆应根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。2.档案借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案馆负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案，不得在档案上圈划、批注，确保档案的安全和完整。3.档案复制如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人和档案馆负责人批准后，由档案馆工作人员进行复制。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。四、信息化管理（一）文件档案信息化建设规划1.学校应制定文件档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务和步骤，推动文件档案管理工作的信息化、数字化转型。2.信息化建设规划应充分考虑学校的实际情况和发展需求，结合现代信息技术的发展趋势，确定合理的技术路线和建设方案。（二）文件档案数字化处理1.对重要文件档案应进行数字化处理，建立电子文件档案数据库，实现文件档案的数字化存储和管理。2.数字化处理过程中，应确保电子文件档案的真实性、完整性和可读性，采用先进的数字化技术和设备，保证数字化质量。3.将数字化后的文件档案按照分类方案进行存储，建立相应的索引目录，便于快速查询和利用。（三）办公自动化系统与档案管理系统的集成1.加强办公自动化系统与档案管理系统的集成，实现文件从起草、审核、签发、印发到归档的全过程电子化管理。2.通过系统集成，自动采集文件的相关信息，如文件编号、标题、日期、来源、审批意见等，为档案管理提供准确的数据支持。3.利用办公自动化系统的流程控制功能，对文件的流转过程进行跟踪和监控，确保文件处理的规范和高效。（四）信息安全与保密1.建立健全文件档案信息化管理的信息安全与保密制度，加强对电子文件档案的安全防护。2.采取加密存储、身份认证、访问控制等技术手段，防止电子文件档案的非法访问、篡改和泄密。3.定期对信息化系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患，确保信息化系统的稳定运行。五、监督与检查（一）监督检查机构学校设立文件档案管理监督检查小组，负责对全校文件档案管理工作进行监督检查。监督检查小组由学校办公室、档案馆等相关部门人员组成。（二）监督检查内容1.文件档案管理制度的执行情况，包括文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.文件档案管理工作的规范化、标准化程度，如文件格式、编号、分类等是否符合要求。3.文件档案信息化管理工作的开展情况，包括数字化处理、系统集成、信息安全等方面。4.文件档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组每年定期对全校文件档案管理工作进行全面检查，形成检查报告。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的文件档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对文件档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，推动工作改进。（四）问题整改对监督检查中发现的问题