项目档案同步管理制度

PAGE项目档案同步管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整性、准确性和系统性，实现项目档案的同步管理，提高项目管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的档案同步管理工作，包括项目的策划、实施、验收等全过程。（三）基本原则1.真实性原则：项目档案应如实反映项目建设的实际情况。2.完整性原则：全面收集项目建设过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据应真实可靠。4.系统性原则：对项目档案进行科学分类、整理和归档，保持档案的系统性。5.及时性原则：项目档案应随项目进展同步形成，及时归档。二、管理职责（一）项目管理部门1.负责项目档案同步管理工作的组织和协调。2.指导项目团队按照档案管理要求收集、整理项目文件资料。3.对项目档案同步管理工作进行监督和检查。（二）项目团队1.负责本项目档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确专人负责项目档案同步管理，确保档案资料的及时、准确和完整。3.配合项目管理部门做好档案管理的相关工作。（三）档案管理部门1.制定和完善项目档案同步管理制度和流程。2.对项目档案进行统一归档和保管。3.提供档案查阅、借阅等服务。4.对项目档案同步管理工作进行业务指导和培训。三、档案同步管理流程（一）项目启动阶段1.项目管理部门在项目启动时，向项目团队明确档案同步管理的要求和标准。2.项目团队确定档案管理人员，并将人员信息报项目管理部门备案。（二）项目实施阶段1.文件收集项目团队成员在工作过程中，应及时收集各自工作中形成的文件资料，包括但不限于项目计划、报告、会议纪要、合同协议、技术文件等。收集的文件资料应确保真实、有效，签字盖章齐全。2.文件整理：档案管理人员定期对收集到的文件资料进行整理，按照项目档案分类标准进行分类、编号。分类标准应根据项目特点和档案管理要求制定，确保各类文件资料能够清晰区分。编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.文件存储整理后的文件资料应及时存储到指定的档案存储设备中，存储设备应具备安全、可靠、备份等功能。建立电子档案目录，便于快速检索和查询。4.同步更新项目团队成员在工作中对文件资料进行修改或补充后，应及时通知档案管理人员进行同步更新。档案管理人员应定期对电子档案和纸质档案进行核对，确保两者一致。（三）项目验收阶段1.项目团队在项目验收前，对项目档案进行自查，确保档案资料完整、准确、系统。2.项目管理部门组织对项目档案进行预验收，对存在的问题提出整改意见。3.项目团队根据预验收意见进行整改，整改完成后提交正式的项目档案。4.档案管理部门对提交的项目档案进行审核，审核通过后进行归档。（四）项目结束阶段1.项目结束后，项目团队将项目档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的项目档案进行核对和清点，办理交接手续。3.对已归档的项目档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。四、档案分类与编号（一）档案分类1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.项目规划文件：如项目总体规划、设计方案、施工图纸等。3.项目实施文件：涵盖项目进度报告、质量检验报告、安全管理文件、物资采购文件等。4.项目验收文件：包含验收申请、验收报告、验收证书等。5.项目合同文件：各类项目合同、协议等。6.项目财务文件：财务预算、决算报告、资金使用记录等。7.项目其他文件：如项目总结、荣誉证书、往来信函等。（二）编号规则1.项目档案编号采用“项目代码分类代码流水号”的形式。2.项目代码：由项目管理部门统一编制，用于标识具体项目。3.分类代码：根据档案分类设置，采用两位数字表示，如“01”表示项目前期文件。4.流水号：按照文件形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。五、档案存储与保管（一）存储方式1.电子档案存储在公司指定的服务器或存储设备中，采用磁盘阵列、磁带备份等方式进行数据备份，确保数据安全。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。（二）保管期限1.项目档案的保管期限根据国家相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体项目档案的保管期限在项目档案分类目录中明确标注。（三）档案保管要求1.定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量和完整性。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.加强档案存储环境的管理，保持适宜的温度、湿度等条件。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅项目档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并做好查阅记录。（二）借阅流程1.因特殊原因需要借阅项目档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。3.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.档案管理部门应对借阅情况进行跟踪和催还，确保档案按时归还。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司机密的项目档案查阅和借阅，应按照公司保密制度的规定执行，严格控制知悉范围。2.重要项目档案的查阅和借阅，应经公司主管领导批准。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的项目档案，应严格保密，限制知悉范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。3.在档案查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全防范，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，应对突发情况，保障档案安全。八、监督与考核（一）监督检查1.项目管理部门定期对项目团队的档案同步管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门对项目档案的收集、整理、归档等工作进行日常监督，确保档案管理工作规范有序。（二）考核评价1.将项目档案同步管理工作纳入公司绩效考核体系，对项目团队和档案管理人员进行考核评价。2.考核内容包括档案管理工作的组织实施、档案资料的完整性和准确性、档案查阅与借阅管理等方面。3.