档案密级管理制度

PAGE档案密级管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本档案密级管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用、销毁等过程中的保密管理。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案实行分级分类管理，明确不同级别档案的管理要求和权限。3.保密原则：采取有效措施，防止档案信息的泄露，确保档案信息安全。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑公司业务需求，合理提供档案利用服务，提高工作效率。二、档案密级划分（一）绝密级档案1.涉及公司核心商业秘密、重大决策、战略规划、技术诀窍、财务数据等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。2.如公司未公开的新产品研发资料、未上市的投资项目方案、高级管理人员薪酬待遇等相关档案。（二）机密级档案1.涉及公司重要业务信息、客户资料、合同协议、技术文档等，泄露后可能对公司业务开展产生较大影响的档案。2.例如公司与大客户签订的长期合作合同、关键技术的设计图纸、重要业务流程的详细说明等。（三）秘密级档案1.涉及公司一般性业务信息、内部管理文件、日常工作记录等，泄露后可能对公司正常运营造成一定影响的档案。2.像部门工作计划、员工考勤记录、一般性业务往来信函等。三、档案密级确定与标识（一）确定流程1.档案形成部门或个人在档案产生时，根据档案内容的敏感程度和重要性，初步判断档案密级，并填写《档案密级鉴定表》，注明档案名称、内容摘要、密级建议等信息。2.部门负责人对档案密级建议进行审核，确认后提交至公司档案管理部门。3.公司档案管理部门组织相关专业人员进行终审，结合公司实际情况和保密要求，最终确定档案密级。（二）标识方法1.纸质档案：在档案封面右上角加盖相应密级印章，如“绝密”“机密”“秘密”。对于电子档案，在文件名称前标注相应密级标识，如“[绝密]项目策划书”“[机密]客户信息表”“[秘密]部门会议记录”。同时，在电子存储设备的文件夹、磁盘分区等显著位置标明密级。四、档案保管（一）保管场所1.绝密级档案应存放在专门的保险柜或保密室中，保密室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防磁等安全设施，并安装监控设备实时监控。2.机密级档案可存放在专用档案柜中，档案柜应加锁，并放置在相对独立、安全的区域。3.秘密级档案可存放在普通档案柜中，存放在公司统一的档案库房内，档案库房应保持整洁、通风良好，具备必要的防火、防潮、防虫等条件。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。发现档案损坏、丢失或泄密等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对电子档案要定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，并分别标注相应密级。同时，要定期对电子存储设备进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。3.严格限制无关人员进入档案保管场所，因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准，并进行登记。五、档案利用（一）利用权限1.绝密级档案：仅限公司高层管理人员及经特别授权的人员查阅和使用。查阅和使用时，须经公司董事长或总经理批准，并在档案管理部门指定人员的陪同下进行。2.机密级档案：公司相关业务部门负责人、经授权的专业人员在履行工作职责需要时可查阅和使用。查阅和使用前，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审核，报公司档案管理部门负责人批准。3.秘密级档案：公司员工因工作需要可查阅和使用。查阅时，填写《档案查阅登记表》，经所在部门负责人同意后，到档案管理部门办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出指定场所。如需复印或摘录档案内容，须经档案管理部门负责人批准。2.对于电子档案，如需拷贝或下载，应按照公司电子信息安全管理规定进行操作，并确保拷贝或下载的电子档案得到妥善保管，不得随意传播。3.档案利用完毕后，利用人员应及时归还档案，档案管理人员要认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。六、档案传递与交接（一）传递要求1.档案传递应通过专人或机要通信渠道进行，严禁通过普通邮寄、电子邮件等可能导致档案信息泄露的方式传递。2.传递绝密级档案时，必须由两人以上专人护送，并采取必要的安全防护措施，确保档案安全送达目的地。3.传递机密级和秘密级档案时，应使用专门的档案传递袋，并在封口处加盖密封章，注明档案名称、密级、数量等信息。（二）交接手续1.档案交接双方应认真核对档案的名称、数量、密级等信息，确认无误后填写《档案交接清单》，双方签字确认。2.交接过程中如发现档案有损坏、丢失或与交接清单不符等情况，应及时查明原因，并报告档案管理部门负责人。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.因公司业务调整、机构变更等原因，档案所涉及的事项已不再需要，且无留存必要的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期或需销毁的档案进行清理和鉴定，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、密级、形成时间、销毁原因等信息，并附上档案清单。2.《档案销毁申请表》经部门负责人审核，报公司分管领导批准。3.批准后，档案管理部门组织专人对档案进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。4.对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁，确保数据无法恢复。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密监督小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各部门保密员等。监督小组负责定期对公司档案密级管理制度的执行情况进行监督检查。2.档案管理部门应建立健全档案管理工作台账，详细记录档案的形成、保管、利用、销毁等情况，以便接受监督检查。（二）检查内容1.档案密级划分是否准确合理，标识是否清晰规范。2.档案保管场所是否符合安全保密要求，保管措施是否落实到位。3.档案利用权限是否严格执行，利用过程是否规范。4.档案传递与交接是否符合规定，手续是否齐全。5.档案销毁程序是否合规，销毁记录是否完整。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，责令责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定具体的整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。整改完成后，向监督小组提交整改报告。3.对违反档案密级管理制度，造成档案信息泄露或其他严重后果的部门和个人，公司将依法依规追究其责任。情节严重的，将移交司法机关处理。九、培训与教育（一）培训计划1.公司档案管理部门应制定年度档案保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训内容包括国家有关档案保密法律法规、公司档案密级管理制度、档案保密操作技能等。（二）培训实施1.定期组织公司全体员工参加档案保密培训，新员工入职时应进行档案保密基础知识培训，使其了解公司档案密级管理制度的基本要求。2.根据不同岗位需求，开展针对性的档案保密培训，如对涉及档案管理工作的人员进行档案整理、保管、利用等方面的专业培训，对涉及公司机密信息的人员进行更高层次的保密意识和技能培训。3.培训方式可采用集中授课、专题讲座、案例分析、在线学习等多种形式，提高培训效果。（三）教育宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、网络平台等多种渠道，宣传档案保密知识和公司档案密级管理制度，增强全体员工的保密意识。2.定期发