林业案件档案管理制度

PAGE林业案件档案管理制度一、总则（一）目的为加强林业案件档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保林业案件档案的完整、准确、系统和安全，为林业行政执法、案件查处及相关工作提供有力支持，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在林业案件处理过程中形成的各类档案，包括但不限于森林资源违法案件、野生动物保护案件、林地征占用案件等相关档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则林业案件档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容应真实反映林业案件的处理过程和结果，确保档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保林业案件档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善林业案件档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各业务部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一保管林业案件档案，建立档案数据库，确保档案的安全和完整。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用，并做好登记工作。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）业务部门职责1.负责本部门办理的林业案件档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的审核和验收工作。3.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的查阅、借阅等利用工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时准确地提供档案资料。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁的档案提出鉴定意见，并做好销毁记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.林业案件的立案审批表、立案决定书、调查笔录、现场勘查记录、证据材料（包括书证、物证、视听资料等）、鉴定报告、案件讨论记录、处理意见、处罚决定书、送达回执等相关文件材料。2.与案件处理相关的来往信函、请示报告、会议纪要、领导批示等文件资料。3.案件执行情况记录，如罚款缴纳凭证、整改情况报告等。4.其他与林业案件处理有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.业务部门应在案件处理完毕后，及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范，按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.分类按照林业案件的类别、性质等进行分类，如森林资源违法案件、野生动物保护案件、林地征占用案件等，每类再根据具体情况进行细分。2.编号为每份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号可采用年份+案件类别代码+流水号的形式，例如：2023SL001，其中“2023”表示年份，“SL”表示森林资源违法案件类别代码，“001”表示流水号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录与档案内容相符，便于查找和核对。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，并定期进行维护和检查。（二）保管方式1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，标识清晰。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，确保档案管理的可追溯性。（三）保管期限林业案件档案的保管期限根据国家有关规定和实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期档案保管期限为5年，主要包括一般性的林业案件档案，如一些情节较轻、处理结果较为简单的案件档案。2.中期档案保管期限为10年，适用于具有一定代表性和影响力的林业案件档案，或涉及重要区域、重要资源的案件档案。3.长期档案保管期限为30年及以上，主要针对重大林业案件档案、涉及国家重点保护对象的案件档案、具有典型示范意义的案件档案等。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性、准确性等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对于破损、褪色、字迹模糊等问题的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部的工作人员因工作需要查阅、借阅林业案件档案。2.司法机关、行政执法部门等因办案需要查阅、借阅相关档案。3.其他经批准的单位或个人因特定目的查阅、借阅档案。（二）利用手续1.内部查阅本公司/组织内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.内部借阅如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。3.外部查阅、借阅司法机关、行政执法部门等外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信和查阅、借阅函，注明查阅、借阅的目的、内容等。经本公司/组织主管领导批准后，档案管理部门按照规定提供档案，并做好登记和记录工作。查阅、借阅过程中，应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。2.未经批准，任何人不得擅自复制、拍摄档案内容。确需复制的，应按照规定办理审批手续，并注明复制用途。3.档案利用完毕后，利用人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可列入销毁范围。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交档案鉴定小组进行鉴定。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对鉴定通过的拟销毁档案清单，报本公司/组织主管领导审批。（四）销毁方法1.经批准销毁的档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数