监理办档案管理制度

PAGE监理办档案管理制度一、总则（一）目的为加强监理办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在监理工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本监理办实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监理办在工程建设监理过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则监理办档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映监理工作实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则各项文件资料应在规定时间内及时归档，不得积压。4.安全保密原则严格遵守档案安全保密规定，防止档案丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善监理办档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等日常管理工作。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。4.负责档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件资料的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、归档等工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。4.积极开展档案利用工作，为监理工作提供及时、有效的档案信息服务。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.监理规划、监理细则、监理月报、监理季报、监理总结等监理文件。2.工程开工、复工、暂停令等指令性文件。3.施工组织设计、施工方案、技术交底等施工单位文件。4.工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程验收记录等质量文件。5.工程进度计划、进度报表、工程变更等进度文件。6.工程计量支付证书、工程款支付申请表等费用文件。7.监理会议纪要、专题会议纪要等会议文件。8.来往信函、传真、电子邮件等通讯文件。9.工程照片、录像、录音带等声像资料。10.其他与监理工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.分类按照监理工作的不同方面，将档案分为监理文件、施工单位文件、质量文件、进度文件、费用文件、会议文件、通讯文件、声像资料等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和查询。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.监理文件应在文件形成后及时归档。2.施工单位文件应在工程竣工后一个月内归档。3.其他文件资料应在规定时间内归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的文件资料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件资料进行审核、登记，并办理交接手续。3.档案管理部门按照分类编号原则，将文件资料进行归档存储。（三）保管期限1.永久保存涉及工程重大质量、安全、技术等方面的文件资料，以及具有长期查考利用价值的文件资料。2.长期保存保存期限为10年以上的文件资料，如监理规划、监理总结等。3.短期保存保存期限为110年的文件资料，如监理月报、监理季报等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.对纸质档案应采取防虫、防潮、防火、防盗等措施，定期进行检查和维护。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全和完整。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围。2.方便利用原则，确保档案能够及时、准确地提供给需要的人员。3.依法利用原则，利用档案应符合国家法律法规和行业标准的要求。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅和借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.查阅和借阅档案时，不得在档案上圈划、批注、污损，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准。3.查阅和借阅档案的人员，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.全面审查原则对档案的内容、来源、形成时间、保管状况等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，确定其保管期限和价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其价值和保管期限。3.专家咨询法对于专业性较强的档案，可咨询相关专家，确定其保管期限和价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写《档案销毁申请表》，经监理办负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化管理。2.提高档案管理效率和服务水平，为监理工作提供及时、准确的档案信息支持。3.加强档案安全保密管理，确保档案信息的安全和完整。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息管理系统，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案信息系统维护定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。（三）信息化管理